АРХИВЫ РОССИИ
новости карта сайта поиск о сайте о сайте
Летопись событий

Перечень конференций и семинаров

Всероссийский научно-практический семинар-совещание
"Российские архивные сайты:
опыт, проблемы, перспективы развития"

23-24 мая 2008 г., Левково, Московская область

 Пресс-релиз  Доклады и сообщения  Сводный рейтинг архивных сайтов  Фоторепортаж  Рекомендаци 

Архивный сайт и пользователь

Киселев Игорь Николаевич,
заместитель начальника отдела Федерального архивного агентства


НА ГЛАВНУЮ
подписка на новости портала Архивы России
Помощь (FAQ)
Отправить e-mail в службу поддержки портала Архивы России

Тема взаимоотношений архивного сайта и его пользователей неисчерпаема. Во-первых, потому, что потенциально потребности пользователя в архивной информации более глубоки и многогранны, чем информационный ресурс всех архивных документов, во-вторых, вследствие интенсивного появления новых веб-сервисов и немедленного желания потребителей ими воспользоваться в поиске архивной информации. Оба эти обстоятельства побуждают внимательно взглянуть на взаимодействие пользователей и архивов в среде Интернета.

Отечественное архивное "сайтостроение" в целом еще не вышло из своей младенческой поры, и в это время особенно важно уточнять факторы его движения к пользователю, фиксировать проблемы и определять перспективы развития.

Прежде всего необходимо оценить возможности Интернета в общении архивов с пользователями, определить, что может предоставить архив пользователю через Сеть.

В конечном счете пользователю нужно от архива следующее: 1) ознакомиться с архивным документом в научных, образовательных, публикационных и т.п. целях - в этом случае результатом общения с архивом становится копия всего документа или его фрагмента; 2) получить архивную справку для практических нужд - начисление пенсии, получение льгот, подтверждение имущественных прав и т.п.; 3) саморазвитие - обогатиться какими-либо заранее не определенными сведениями в области истории (сюда же относится и обыкновенная любознательность).

Традиционно - до наступления эры Интернета - каждая из этих потребностей могла быть удовлетворена только при физическом посещении архива или выставочного зала, где экспонируются архивные документы. Интернет - теоретически, в идеале - может полностью исключить необходимость посещения пользователем архива. Практически же, то есть в настоящее время и в обозримой перспективе, Интернет может оказать весьма существенную помощь пользователю.

Пунктирно обозначим последовательность действий пользователя по перечисленным трем потребностям.

Итак, первая - ознакомление с архивным документом и получение его полной или частичной копии. Главную трудность в этом деле составляет поиск архивного документа. Прежде всего нужно определить, в каком архиве может храниться нужный документ. Пользователь должен обратиться за помощью к научно-справочному аппарату по архивным документам, т.е. к различного рода справочникам. Если общее описание состава и содержания документов конкретного архива показывает, что направление выбрано верно, то следует перейти к путеводителю по фондам этого архива, где в четко структурированной форме дана содержательная характеристика документов каждого фонда (и фондообразователя) с крайними датами документов, указаниями на фондовые включения и незадокоментированные периоды. При успешном итоге просмотра наступает черед архивных описей, по которым выбирается единица хранения (дело), в котором может оказаться искомый документ. И наконец, опять же если нужный документ найден, то можно сделать из него выписку или заказать изготовление копии.

Действительность далеко не всегда совпадает с этой схемой. Редкий архив имеет путеводитель по архиву. Путеводитель по фондам архива является обязательным справочником, однако: он гарантированно имеется только в самом архиве, с высокой вероятностью - лишь в некоторых библиотеках федерального уровня, в библиотеках специализированных вузов и научных институтов. Собственно, на этот круг библиотек (включая зарубежные) и рассчитывается тираж издания. Таким образом, поиск документа может остановиться на этапе поиска путеводителя. Учтем при этом, что справочник по комплектующемуся архивы устаревает (становится все менее полным, т.е. достоверным) с каждым годом, минувшим со времени подготовки рукописи путеводителя.

Конечно, описанный вариант поиска относится исключительно к неофитам, ибо всегда существует возможность обратиться за помощью к коллегам, почитать литературу на сходную тему, но это совершенно необязательно окажется полезным и может лишь усложнить схему поиска. Определившись с архивом, необходимо перейти к описям в читальном зале, заказать дела (не более десятка в одном требовании), и выждав некоторое время (не менее одного дня), приступить к просмотру документов. В случае удачи заказать копии.

Если искомый архив известен, существует альтернативный путь. Можно сделать заявку (в том числе и по почте) на выявление документов и изготовление копий. Подчеркнем - заявка должна быть направлена в конкретный архив, поскольку единой официальной "диспетчерской" по перенаправлению заявок не существует, равно как и по консультированию по вопросу, где предположительно могут храниться требуемые документы (в некоторой мере сейчас эту функцию выполняет Гостевая книга портала "Архивы России). Также в "удаленном режиме" можно оплатить услуги архива и надеяться, что запрос пользователем сформулирован адекватно, понят архивистом правильно, а последние проявят рвение и прилежание в розыске документов, не дадут по ошибке отрицательный ответ, взяв деньги только за процесс выявлении, и не разорят, накопировав ненужные документы.

Посмотрим, какую роль может сыграть Интернет в поиске документов и получении копий.

В Интернете выставлены в настоящее время около 240 архивных справочников - примерно половина всех актуальных (т.е. не устаревших) изданных справочников. Тем самым частично снимается вопрос о поиске архива, в котором хранятся требуемые документы, и пользователь может быть избавлен от временных и денежных затрат на посещение ненужных ему архивов. Однако остается работа в читальном зале с описями - они пока почти не присутствуют в Сети, а переведено в электронную форму (т.е. проведена подготовка к выставлению) не более 0.3% описей.

Примем во внимание, что добраться в Интернете до размещенных в нем справочников бывает непросто. Более половины из них представлены на 41 сайте. Поэтому следует сначала найти архивный сайт, затем войти в раздел НСА и воспользоваться поиском по справочнику, если этот поиск существует (в противном случае применить поиск, встроенный в браузер). А после просмотра справочника повторить всю процедуру на другом сайте.

Лучше обстоит дело со справочниками, выставленными на портале "Архивы России". 38 справочников представлены в гипертексте, причем имеется поиск как по всему порталу, так и отдельно по каждому справочнику. Наиболее удобным справочным ресурсом в архивном Рунете является база данных "Путеводители по российским архивам", размещенная на этом же портале. В БД включено (в детально структурированном виде) содержание 60 путеводителей по фондам федеральных и региональных архивов, предусмотрен обычный и расширенный сквозной поиск по описаниям всех 103 тысяч фондов, содержащихся в ресурсе. Фактически БД является прототипом единого справочного архивного ресурса, который предстоит постепенно построить. В 2008 году в базу данных будет введена информация еще 21 путеводителя.

В недрах архивной отрасли созревает колоссальный информационный ресурс - Центральный фондовый каталог Росархива. С 1995 года государственные (федеральные архивы и госархивы субъектов РФ) и муниципальные архивы начали систематический ввод информации об архивных документах на уровнях фонд-опись-дело в унифицированную по отрасли базу данных "Архивный фонд". По состоянию на 01.01.2008 г. в системе работают все 14 федеральных архивов с фондовой организацией документов. 211 региональных государственных архивов, 1246 муниципальных архивов. В объединенной БД содержится 620,0 тыс. описаний фондов, или 70,2% всех фондов, хранящихся в указанных российских архивах.

В ближайшее время предполагается приступить к размещению этого ресурса в сети Интернет.

Непосредственно копии (образы) архивных документов в Интернете в массовом порядке почти не размещаются (исключение составляет лишь подборка "Архива Коминтерна" - 1,3 млн. образов с доступом на платной основе), и этот сервис, несмотря на некомпетентные призывы оцифровать все содержимое архивов, даже не мыслится ни в какой реальной перспективе. Поскольку оценка затрат превышает всякое воображение.

Как представляется, в скором времени станет точечное изготовление и пересылка электронных копий документов в удаленном режиме - в развитых странах это давно практикуется. На этом пути препятствия чисто технического и организационного характера: слабая телекоммуникационная инфраструктура архивов, отсутствие организации проведения соответствующих финансовых операций.

Второе из перечисленных направлений взаимодействия с пользователями - получение пользователями различного рода архивных справок. Это огромная и все более обостряющаяся проблема. Процедура крайне трудоемкая для архивистов и болезненная для пользователей. Процесс подготовки справок в архиве полной автоматизации не поддается даже теоретически. Однако сначала пользователь должен опять же найти тот самый архив, в котором отложились касающиеся его документы. На практике этот поиск выливается для пользователей в письменные запросы и хождения по разным архивам, для архивистов - в объемную и нередко бесплодную переписку с отказами или переадресовкой. Справочная основа по документам такого рода ("по личному составу") крайне слаба, каждый архив знает только свои документы и не может достаточно определенно переадресовать пользователя. В значительной степени острота вопроса может быть смягчена созданием единой базы данных по документам по личному составу (для начала хотя бы по федеральным архивам) и размещением ее в Интернете в открытом доступе. Здесь главная проблема не в технических или организационных решениях, а в необходимости силами архивистов выявить и систематизировать информацию обо всех организациях - источниках комплектования со всеми их переименованиями, переподчинениями, реструктуризациями (разумеется, с датами этих преобразований), отслеживанием передачи документов на разных этапах в различные ведомственные архивы и т.д. Работа предстоит очень большая, она фактически уже началась.

Наиболее простым и результативным представляется третье из перечисленных выше направлений предоставления архивной информации пользователям через Интернет - для саморазвития, удовлетворения интереса к истории, а также в целях патриотического воспитания. В Сети размещаются виртуальные выставки архивных документов, их каталоги, тематические подборки оцифрованных документов.

Самым крупным интернет-ресурсом такого рода является раздел (фактически - сайт) "Победа. 1941-1945" в структуре портала "Архивы России". Сайт содержит 1220 фотодокументов из собраний федеральных и региональных архивов, сгруппированных в тематические разделы и подразделы, именной каталог авторов (фотокорреспондентов) с биографическими справками. Сайт выполняет и функции тематического справочника: в нем содержатся описания всех коллекций военных фотодокументов российских архивов, ссылки на аналогичные отечественные и зарубежные проекты.

Таковы в самом общем виде главные направления виртуальной работы архивов с пользователями. Конечно, развивается и интернет-взаимодействие с пользователями в иных формах- консультации и рекомендации через Гостевые книги, обсуждение, подчас весьма содержательное и плодотворное, вопросов (действительно представляющих взаимный интерес) на форумах, размещение на сайтах методических рекомендаций и пособий, нормативных правовых актов, ведение и представление каталогов архивных справочников, рассылки новостей и объявлений.

Необходимо обратить внимание на некоторые факторы, препятствующие оптимальному служению архивов пользователям.

Многие сайты органов управления архивным делом, а также государственных архивов размещены на серверах региональных администраций. Как следствие - структура этих сайтов, их информационное наполнение регулируются регламентами и инструкциями, едиными для всех комитетов, служб, подразделений администрации субъекта РФ, то есть структурно и тематически наполнение раздела сайта архивной службы и, скажем, службы ЖКХ должны быть одинаковы, а всякое отклонение зачастую решительно пресекается. И на таких сайтах уже не появляются архивные справочники, архивные форумы, каталоги выставок и другая необходимая для пользователя информация. По-видимому, выходом из положения явилось бы принятие на уровне региональных администраций решений о том, чтобы архивных разделах учитывались Рекомендации по созданию архивного сайта в Интернет (2001), разработанные Росархивом.

Выше были перечислены три направления взаимодействия с пользователем, вызванные потребностями самого пользователя. Но и у архивов есть своя потребность - популяризация архивного дела, создание положительного имиджа архивов.

Каков сейчас имидж архивов в обществе? Скорее всего - никакой, tabula rasa. Сейчас архивное дело громко звучит в СМИ в основном в случаях сенсационных находок в архивах. Мы, архивисты, рады любому упоминанию об архивном деле, но на заднем плане у обывателя возникает после таких публикаций впечатление, что архивисты сами толком не знают, что хранят, что учет и описание архивных документов грешат пробелами и неточностями.

В СМИ идет информационная борьба ведомств, корпораций - за место на журнальной и газетной полосе, на странице сайта, и мы в этом почти не участвуем. Мы пока не осознали, что у нас в распоряжении свои СМИ, даже сеть своих СМИ в виде архивных сайтов, с колоссальной потенциальной аудиторией. Дело за тем, чтобы размещать в наших СМИ то, что нам нужно, и побудить как можно большее число людей это читать. И внедрять в общество мысль о том, что именно с помощью архивов прививается "любовь к родному пепелищу, любовь к отеческим гробам".

С точки зрения формирования позитивного имиджа архивов становятся нетерпимыми казенщина в информационном наполнении сайтов, отсутствие публикаций ответов или даже пренебрежительный тон в ответах на вопросы пользователей в гостевых книгах, пустые разделы на сайтах, появление "ошибки 404".

Особенно важным представляется улучшение ведения гостевых книг как канала непосредственного общения с пользователем, как фактора формирования впечатления об архивах. Анализ гостевых книг показывает, что часто нарушаются простые и очевидные правила их ведения: непрерывность модерирования; оперативность, конкретность и вежливость ответа; публичность ответа; защита от автоматизированного спама; удаление спама.

Популяризация архивного дела среди пользователей, в обществе в целом, или в широком понимании термина - просветительство, разъяснение, создание позитивного имиджа - на первый взгляд занятие альтруистическое, из области благозвучных деклараций. На деле же это тектоническое движение с медленным, но сильным эффектом, в отдаленном итоге - через воздействие на общество, стимулирование общественного осознания фундаментальной роли архивов в государстве, формирование национальной идеи - принесет наиболее значительные прагматические результаты, выражающиеся, среди прочего, в материальных и финансовых категориях. Но эти плоды требуют долгих и кропотливых забот и созревают чрезвычайно медленно.

Архивы выполняют исключительно социальные функции, и поэтому есть надежда, что провозглашенный поворот к развитию социального государства создаст благоприятный климат для развития архивных сайтов.



© Киселев И.Н. 2008.

Внимание!
При полном или частичном использовании и упоминании материалов Всероссийского научно-практического семинара-совещание "Российские архивные сайты: опыт, проблемы, перспективы развития" ссылка на сайт «Архивы России» и указание конкретного адреса (URL) материала обязательны.


вверх
 

Федеральное архивное агентство Архивное законодательство Федеральные архивы Региональные архивы Музеи и библиотеки Конференции и семинары Выставки Архивные справочники Центральный фондовый каталог Базы данных Архивные проекты Издания и публикации Рассекречивание Запросы и Услуги Методические пособия Информатизация Дискуссии ВНИИДАД РОИА Архивное образование Ссылки Победа.1941-1945 Архив гостевой книги

© "Архивы России" 2001–2015. Условия использования материалов сайта

Статистика посещаемости портала "Архивы России" 2005–2015

Международный совет архивов Наша Победа. Видеоархив воспоминаний боевых ветеранов ВОВ Сайт 'Вестник архивиста' Рассылка 'Новости сайта "Архивы России"'