АРХИВЫ РОССИИ
новости карта сайта поиск о сайте о сайте
Архивное законодательство
Перечень законодательных актов

Временный порядок
автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах

НА ГЛАВНУЮ
подписка на новости портала Архивы России
Помощь (FAQ)
Отправить e-mail в службу поддержки портала Архивы России

УТВЕРЖДЕН
приказом Росархива
№ 64 от 23.10.2000 г.

Настоящий Временный порядок разработан в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации", Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. В нем определяются основные принципы и требования к ведению в автоматизированном режиме государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах.


1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Настоящий Временный порядок вводится с целью отработки и дальнейшего нормативного закрепления методов, процедур и средств автоматизированного ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах.


1.2 Временный порядок соответствует принципам и положениям Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, системе государственного учета, закрепленной в Регламенте, учитывает практический опыт передачи учетных сведений в электронном формате государственными и муниципальными архивами в органы управления архивным делом, а также основывается на следующих принципах:

  • преемственность традиционной и автоматизированной систем учета документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с п.п.1.8 и 2.3 Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и п.3 Приказа Росархива №11 от.11.03.97;

  • унификация методического и программного обеспечения автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на основе программных комплексов, рекомендуемых Росархивом.

1.3 Настоящий Временный порядок, доработанный с учетом опыта, накопленного в течение его действия, станет основой для Дополнения к Регламенту государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в части ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в автоматизированном режиме.


2 ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

2.1 Федеральная архивная служба России предоставляет всем государственным архивам и их филиалам, муниципальным архивам, органам управления архивным делом субъектов Федерации программное обеспечение для ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в автоматизированном режиме.


2.2 В целях осуществления автоматизированного государственного учета в государственных и муниципальных архивах используется программный комплекс "Архивный фонд", в органах управления архивным делом - программный комплекс "Фондовый каталог", в Росархиве - программный комплекс "Автоматизированный ЦФК". Все последующие версии перечисленных программ обеспечивают их функциональную преемственность и полную конвертацию накопленных массивов данных в новые версии.


2.3 Государственные архивы и их филиалы, муниципальные архивы постоянно осуществляют пополнение и обновление сведений БД "Архивный фонд", необходимых для ведения государственного учета.


2.4 Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации постоянно осуществляют пополнение и обновление сведений БД "Фондовый каталог", необходимых для ведения государственного учета.


2.5 Федеральная архивная служба России постоянно осуществляет пополнение и обновление сведений БД "Автоматизированный ЦФК", необходимых для ведения государственного учета.


2.6 Обязательному заполнению подлежат следующие поля БД "Архивный фонд":

  • в режиме Архивист:

    • поля экранов 1-3 раздела ФОНД,

    • поля раздела ПЕРЕИМЕНОВАНИЯ,

    • поля раздела ФОНДОВЫЕ ВКЛЮЧЕНИЯ,

    • поля раздела НЕЗАДОКУМЕНТИРОВАННЫЕ ПЕРИОДЫ,

    • поля раздела ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ;

    в режиме Администратор:

    • поля раздела ПАСПОРТ АРХИВА.

2.7 Федеральные архивы, ведущие БД "Архивный фонд", ежегодно передают в Росархив копию БД по состоянию на 01.01 текущего года вместе с годовым отчетом за прошедший год.


2.8 Государственные архивы субъектов Российской Федерации и их филиалы, муниципальные архивы, ведущие БД "Архивный фонд":


2.8.1 ежегодно передают в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации в сроки, определяемые органом управления, копию БД "Архивный фонд" по состоянию на 01.01 текущего года;


2.8.2 передают в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации, не ведущий БД "Фондовый каталог", карточки фондов и Сведения об изменении в составе и объеме фондов, как это предусмотрено Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.


2.9 Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации, ведущие БД "Фондовый каталог":


2.9.1 включают в БД "Фондовый каталог" переданные им архивами копии БД "Архивный фонд";


2.9.2 осуществляют контроль полноты и достоверности данных в переданных им копиях БД "Архивный фонд";


2.9.3 ежегодно передают в Росархив копию БД "Фондовый каталог" по состоянию на 01.01 текущего года вместе с годовыми отчетами за прошедший год;


2.9.4 могут освобождать архивы, заполнившие поля БД "Архивный фонд" в соответствии с п.2.6 настоящего Временного порядка на все фонды, от передачи в орган управления карточек фондов и Сведений об изменении в составе и объеме фондов;


2.9.5 передают в Росархив экземпляры карточек фондов и Сведения об изменении в составе и объеме фондов только по архивам, не ведущим БД "Архивный фонд" или не заполнившим поля БД "Архивный фонд" в соответствии с п.2.6 настоящего Временного порядка на все фонды;


2.9.6 используют БД "Фондовый каталог" для составления сводных паспортов, предусмотренных Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации*, для получения и анализа иных сведений о составе и содержании документов.


2.10 Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации, не ведущие БД "Фондовый каталог":


2.10.1 ежегодно передают в Росархив копии БД "Архивный фонд" по состоянию на 01.01. текущего года, переданные им государственными архивами и их филиалами, муниципальными архивами, вместе с годовыми отчетами за прошедший год;


2.10.2 производят учет объема данных (в количестве записей), введенных в БД "Архивный фонд" в разделы ФОНД и ОПИСЬ, по каждому государственному архиву и его филиалу, муниципальному архиву.


2.11 Государственные архивы, их филиалы и муниципальные архивы, ведущие автоматизированный учет и не использующие "Архивный фонд", ежегодно конвертируют учетные данные в составе реквизитов, перечисленных в п.2.6 настоящего Временного порядка, в формат соответствующих полей БД "Архивный фонд" и передают массив конвертированных данных по состоянию на 01.01. текущего года в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации для формирования БД "Фондовый каталог" и последующей передачи в Росархив массивов данных в соответствии с пп. 2.9 и 2.10 настоящего Временного порядка.


2.12 Федеральная архивная служба России:


2.12.1 включает копии БД "Архивный фонд" и "Фондовый каталог", переданные из федеральных архивов и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, в БД "Автоматизированный ЦФК";


2.12.2 осуществляет контроль полноты и достоверности показателей в переданных им копиях БД "Архивный фонд" федеральных архивов;


2.12.3 использует сведения БД "Автоматизированный ЦФК" для анализа и составления сводных учетных данных по документам Архивного фонда Российской Федерации, хранящимся в государственных и муниципальных архивах;


2.12.4 может освобождать федеральные архивы, заполнившие поля БД "Архивный фонд" в соответствии с п.2.6 настоящего Временного порядка на все фонды, от передачи в Росархив карточек фондов и Сведений об изменении в составе и объеме фондов.


2.13 Архивы, органы управления архивным делом обеспечивают сохранность, защиту от искажений и несанкционированного доступа БД "Архивный фонд", Фондовый каталог", "Автоматизированный ЦФК".

вверх
 

Федеральное архивное агентство Архивное законодательство Федеральные архивы Региональные архивы Музеи и библиотеки Конференции и семинары Выставки Архивные справочники Центральный фондовый каталог Базы данных Архивные проекты Издания и публикации Рассекречивание Запросы и Услуги Методические пособия Информатизация Дискуссии ВНИИДАД РОИА Архивное образование Ссылки Победа.1941-1945 Архив гостевой книги

© "Архивы России" 2001–2015. Условия использования материалов сайта

Статистика посещаемости портала "Архивы России" 2005–2015

Международный совет архивов Наша Победа. Видеоархив воспоминаний боевых ветеранов ВОВ Сайт 'Вестник архивиста' Рассылка 'Новости сайта "Архивы России"'