В справочные данные о фонде включаются: номер фонда, его объем в ед. хр., крайние даты документов, указание на наличие внутриархивного справочного аппарата (описей и указателей к конкретным описям, перечней вопросов, каталогов, указателей как самостоятельного типа справочника).

Справочные данные даются в полном объеме для фондов всех категорий. Если учреждение представлено двумя или более фондами справочные данные приводятся раздельно по каждому фонду.

Случаи, когда хронологические рамки документов шире дат существования фондообразователя (имеются дела предшественника или преемника), оговариваются в исторической справке или в подстрочных примечаниях к названию фонда. Вопрос решается единообразно для всех фондов, включенных в путеводитель.

Отсутствие в фонде документов за определенные периоды в пределах общих хронологических рамок документов, указанных в справочных данных, если таких пробелов не более 3-х, - оговаривается в справочных данных, если больше - в исторической справке.

В характеристике объединенного фонда после общего названия и перечисления названий учреждений, документы которых вошли в ОАФ, указывается номер объединенного архивного фонда, его объем и крайние даты всего комплекса документов, приводятся сведения об общих видах научно-справочного аппарата.

Если в состав ОАФ включены фонды первой и второй категорий, по каждому учреждению, входящему в состав ОАФ, могут быть указаны объем, крайние даты и виды научно-справочного аппарата.

В случае образования ОАФ из малообъемных фондов, фондов учреждений, действовавших короткий срок, имеющих одну общую опись, из фондов 3 категории - справочные данные по каждому отдельному фонду не приводятся.

Если в объединенный фонд включены документы многих организаций, сгруппированных по видам, с указанием административно-территориального деления, объем, крайние даты документов и виды научно-справочного аппарата указываются по каждой из групп, а не по отдельным фондам.

В групповой характеристике приводятся общие справочные данные (количество фондов, их объем, хронологические рамки, общие виды научно-справочного аппарата) и справочные данные по каждому фонду отдельно после его названия. Если к фондам, включенным в групповую характеристику, имеются разные виды НСА, сведения о них даются в справочных данных на каждый фонд.

содержание