На сложные по составу фонды (фонды 1 категории) и при наличии индивидуальных характеристик на фонды 2 категории составляются исторические справки.

Историческая справка включает сведения

• о датах образования, реорганизации и ликвидации фондообразователя, его переименованиях, подведомственности и функциях, структурных преобразованиях

• названиях предшественника и преемника

• структуре фонда

• о наличии документов других учреждений (фондовых включений); о документах предшественника или преемника в тех случаях, когда хронологические рамки документов шире дат существования фондообразователя. Виды этих документов и их тематика раскрываются в конце аннотации после документов фондообразователя.

• о более чем трех незадокументированных периодах в пределах общих хронологических рамок

• о наличии документов данного учреждения в других фондах или хранилищах

• о значительной утрате документов.

Сведения о плохой сохранности документов помещаются в конце исторической справки в виде краткой информации ("документы сохранились неполностью", "значительная часть документов не сохранилась").

Исторические справки на фонды первой категории даются в полном объеме. Исторические справки на фонды второй категории могут быть сокращены за счет сведений о структурных и функциональных преобразованиях фондообразователя.

На объединенный архивный фонд составляется одна историческая справка, в которой, при необходимости, оговариваются особенности исторического развития отдельных фондообразователей, документы которых составили объединенный фонд.

Историческая справка на фонд личного происхождения состоит из кратких биографических данных о фондообразователе: фамилии, имени, отчества, псевдонима, девичьей фамилии, дат жизни, данных о служебном и общественном положении.

На фонды лиц, сведения о которых можно найти в энциклопедических и биографических справочниках, приводятся краткие справки. На личные фонды менее известных лиц, сведения о которых не вошли в энциклопедические и биографические справочники, составляется более подробная историческая справка.

В исторической справке на фонд, состоящий из документов нескольких лиц, сведения о фондообразователях приводятся в порядке алфавита их фамилий.

Историческая справка на архивную коллекцию включает сведения по истории ее создания, в т.ч. о времени, условиях, причинах, принципах построения, а также местонахождении до поступления в архив.

К групповой характеристике фондов организаций одного направления или уровня деятельности составляется общая историческая справка, в которой, с большей степенью обобщения сведений, чем в исторической справке к отдельному фонду, дается характеристика общего направления деятельности данной группы организаций. По составу справка аналогична исторической справке на отдельный фонд.

При составлении групповой характеристики на фонды однородных организаций возможно вынесение общих данных по истории организации в групповую историческую справку. В историческую справку к каждому фонду включаются лишь те сведения, которые относятся к конкретной организации. В тех случаях, когда в групповую характеристику включено большое количество фондов, (Например, волостные и районные комитеты партии, волостные исполкомы, первичные партийные и комсомольские организации) для удобства пользования общую историческую справку целесообразно поместить после общих справочных данных.

содержание