Для подготовки справочника определяется авторский коллектив во главе с ответственным составителем, редколлегия или научный редактор. В состав авторского коллектива и редколлегии могут включаться специалисты из научных учреждений и учебных заведений региона. Ответственный составитель входит в состав редколлегии.

Редколлегия или научный редактор осуществляют общее научное руководство и научное редактирование рукописи.

До начала работы по подготовке путеводителя уточняется профильная принадлежность отдельных фондов архива, названия, хронологические рамки фондов, определяется примерный объем путеводителя в печатных листах.

Работа по подготовке справочника разделяется на 3 этапа: предварительный, основной, заключительный.

На предварительном этапе разрабатываются план-график, план-проспект, рабочая инструкция.

В план-график, составляемый для правильного определения объема и сроков работы, последовательно включаются следующие этапы:

• подготовка плана-проспекта;

• составление рабочей инструкции, отражающей методику обобщения информации о составе и содержании документов в справочнике;

• подготовка, отбор и систематизация сведений, включаемых в основную часть: составление списка аннотируемых и неаннотируемых фондов, исторических справок, аннотаций, редактирование, перепечатка, формирование макета;

• составление справочного аппарата;

• редактирование рукописи;

• обсуждение рукописи и доработка по замечаниям рецензентов;

• подготовка рукописи к передаче на издание.

В плане-графике указываются исполнители отдельных этапов работы, сроки исполнения.

Окончательный вариант плана-графика следует составлять после обсуждения плана-проспекта издания.

В плане-проспекте, который подготавливается в начале работы, отражается целевое назначение справочника, его название, объем, структура: разделы основной части, состав справочного аппарата. План-проспект обсуждается научно-совещательным органом архива (центра) совместно с авторским коллективом, утверждается руководством архива. В процессе подготовки справочника план-проспект может уточняться и корректироваться.

В рабочей инструкции излагается методика отбора, анализа и обобщения информации при подготовке характеристик фондов, их систематизации, подготовки текста справочника, справочного аппарата. Рабочая инструкция составляется одновременно с планом-проспектом.

Основной этап начинается с распределения общего объема работы между членами авторского коллектива и заканчивается составлением макета справочника.

В ходе работы следует регулярно проводить рабочие совещания.

После составления характеристик, их редактирования и доработки по замечаниям ответственного составителя, каждый исполнитель собирает свою часть макета справочника. Затем все части макета объединяются.

На заключительном этапе составляется справочный аппарат к изданию, вносятся уточнения, проводится общее редактирование текста, которое состоит в проверке правильности построения и расположения характеристик фондов в пределах структурных делений основной части справочника, состава элементов описательных статей, в уточнении справочных данных, имен собственных, датировки и др.

Подготовка к изданию считается завершенной после всех этапов обсуждения рукописи научно-совещательными органами, ее доработки, и утверждения в печать руководством архива.

содержание