АРХИВЫ РОССИИ
новости карта сайта поиск о сайте о сайте
Новости отрасли

Перечень новостей отрасли

Российская делегация в составе Руководителя Росархива А.Н. Артизова, начальника департамента делопроизводства и архивов Правительства Российской Федерации А.Д. Ряховского, директора ВНИИДАД М.В. Ларина и сотрудника Росархива М.И.Осекиной посетила Национальный архив и ряд правительственных учреждений Великобритании для изучения опыта работы с электронными документами (ЭД) в архивном деле и делопроизводстве
(15-18 декабря 2009 г.)
НА ГЛАВНУЮ
подписка на новости портала Архивы России
Помощь (FAQ)
Отправить e-mail в службу поддержки портала Архивы России

А.Н. Артизов, А.Д. Ряховский и М.В. Ларин перед зданием Национального архива Великобритании
А.Н. Артизов, А.Д. Ряховский и М.В. Ларин
перед зданием Национального архива Великобритании

С 15 по 18 декабря 2009 г. Российская делегация в составе Руководителя Росархива А.Н. Артизова, начальника департамента делопроизводства и архивов Правительства Российской Федерации А.Д. Ряховского, директора ВНИИДАД М.В. Ларина и сотрудника Росархива М.И.Осекиной посетила Национальный архив и ряд правительственных учреждений Великобритании для изучения опыта работы с электронными документами (ЭД) в архивном деле и делопроизводстве.

16 декабря российскую делегацию принимали сотрудники Национального архива. Состоялись встречи с руководителями структурных подразделений, отвечающими за организацию работы, а также комплектование, сохранение и использование ЭД.

Национальный архив Англии во главе с директором Натали Синни взял курс на внедрение современных информационных технологий в практику работы и активно продвигает проект сохранения так называемого "цифрового наследия".

В архиве введена должность заместителя директора по технологиям, создано специальное подразделение для приема и хранения ЭД, оснащенное современной серверной и иной техникой, обеспечивающей основное и резервное хранение ЭД и метаданных к ним, а также электронных копий бумажных документов. Это подразделение подключено к защищенной (обеспеченной специальными средствами безопасности) информационно-коммуникационной сети, объединяющей правительственный офис и штаб-квартиры большинства расположенных в Лондоне министерств и ведомств Великобритании. По каналам этой сети, а также с использованием съемных носителей информации в экспериментальном порядке уже осуществлялся прием отдельных массивов ЭД. Этот прием осуществлялся в оригинальных форматах, поскольку Национальный архив предполагает хранить электронные архивные документы в тех форматах, в каких они были созданы в учреждениях. По мнению специалистов Национального архива, на постоянное (вечное) хранение будут приняты примерно 2% от общего объема ЭД, образующихся в делопроизводстве правительственных учреждений.

В настоящее время отрабатывается технология передачи ЭД в Национальный архив. Она включает в себя следующие этапы: отбор в ведомстве с участием специалистов архива ЭД для приема - подготовка их к передаче на основе специального программного обеспечения - передача по каналам связи (как исключение, на съемных носителях) - месячный "карантин" и проверка качества в архиве - включение в информационный массив - создание резервной копии информационного массива - обеспечение поиска и доступа.

Одна из ключевых проблем - необходимость изменения действующей законодательной нормы о 30 летнем сроке, в течение которого документы должны храниться в архивах правительственных учреждений до передачи в Национальный архив. В случае с ЭД предполагается передавать их в Национальный архив через 3 года после их завершения в делопроизводстве.

Важной частью сохраняемых в архиве электронных ресурсов является архивная информация официальных веб-сайтов правительственных учреждений. В настоящее время архив принимает на хранение информацию большинства сайтов правительственных учреждений с периодичностью 3 раза в год. Этот массив информации выставлен на сайте Национального архива, отсылки к нему имеются на сайтах правительственных учреждений. Благодаря этому резко возросла посещаемость сайта архива, в нынешнем году его посетит примерно 11 млн. пользователей.

Другой составной частью работы является построение так называемого электронного каталога (базы данных), объединяющего всю цифровую архивную информацию. В настоящее время идет разработка формата описания, включающего в себя около 40 обязательных полей и словаря дескрипторов. Электронный каталог британские коллеги также обозначали пока как проект, реально еще не созданный.

17 декабря члены делегации имели возможность познакомиться с практикой применения ЭД в работе правительственных учреждений: департамента культуры, СМИ и спорта; министерства юстиции; департамента коммунального и местного самоуправления и департамента окружающей среды, продовольствия и сельского хозяйства, а также встретиться с руководителем управления информации офиса премьер-министра.

Стратегическая цель Правительства Великобритании - переход к документообороту в электронном виде. В настоящее время, по информации принимающей стороны, около 90-95% всей документации правительственных учреждений, в первую очередь отражающих взаимодействие этих учреждений с населением, создается в электронном виде. Однако наиболее важные документы (нормативные правовые акты, переписка с правительственным офисом, конфиденциальные и секретные документы и т.д.) по-прежнему создаются и подписываются руководителями различного ранга на бумаге.

Для электронного документооборота между различными правительственными учреждениями создана защищенная телекоммуникационная сеть. Что же касается контактов с населением, в том числе исполнения государственных услуг, то здесь широко применяются открытые линии Интернета.

На создание технических и программных возможностей для внедрения электронного документооборота в министерствах и ведомствах в последние годы бюджет Великобритании потратил примерно 0,5 млрд. ф.ст. Этот процесс еще далек от завершения и требует новых вложений.

В ходе бесед и знакомства с опытом работы установлено, что автоматизация работы с документами в тех учреждениях, которые членам делегации удалось посетить, ведется локально, разрозненно. Типового решения для автоматизации делопроизводства в правительственных учреждениях не существует.

Например, в Департаменте коммунального и местного самоуправления применяется автоматизированная система Live Link (стоимость 5 млн. ф.ст., годовая эксплуатация обходится в 750 тыс. ф.ст.), а в Департаменте окружающей среды, продовольствия и сельского хозяйства, (DEFRA) внедрена недавняя стандартная разработка компании Майкрософт "share-point", поскольку ранее применяемая система Moss 2007 обходилась ведомству очень дорого.

Английские специалисты указывают также на нестыковку подходов к информатизации служб делопроизводства, архива и информационных подразделений.

Существует практика привлечения к поддержке информационного обеспечения правительственных учреждений внешних организаций на основе аутсорсинга (при этом конкурсный обор исполнителей осуществляется не на годичный, а на более длительный до 5 лет срок).

Посещение российскими архивистами Национального архива Великобритании
Посещение российскими архивистами
Национального архива Великобритании
Посещение российскими архивистами Национального архива Великобритании
Посещение российскими архивистами
Национального архива Великобритании


Посещение российскими архивистами  Департамента окружающей среды, продовольствия и сельского хозяйства
Посещение российскими архивистами
Департамента окружающей среды,
продовольствия и сельского хозяйства
Посещение российскими архивистами Департамента коммунального и местного самоуправления
Посещение российскими архивистами
Департамента коммунального и местного самоуправления
Фото: М.В.Ларин
вверх
 

Федеральное архивное агентство Архивное законодательство Федеральные архивы Региональные архивы Музеи и библиотеки Конференции и семинары Выставки Архивные справочники Центральный фондовый каталог Базы данных Архивные проекты Издания и публикации Рассекречивание Запросы и Услуги Методические пособия Информатизация Дискуссии ВНИИДАД РОИА Архивное образование Ссылки Победа.1941-1945 Архив гостевой книги

© "Архивы России" 2001–2015. Условия использования материалов сайта

Статистика посещаемости портала "Архивы России" 2005–2015

Международный совет архивов Наша Победа. Видеоархив воспоминаний боевых ветеранов ВОВ Сайт 'Вестник архивиста' Рассылка 'Новости сайта "Архивы России"'