Российская делегация в составе Руководителя Росархива А.Н. Артизова, начальника департамента делопроизводства и архивов Правительства Российской Федерации А.Д. Ряховского, директора ВНИИДАД М.В. Ларина и сотрудника Росархива М.И.Осекиной посетила Национальный архив и ряд правительственных учреждений Великобритании для изучения опыта работы с электронными документами (ЭД) в архивном деле и делопроизводстве (15-18 декабря 2009 г.)

А.Н. Артизов, А.Д. Ряховский и М.В. Ларин перед зданием Национального архива Великобритании

С 15 по 18 декабря 2009 г. Российская делегация в составе Руководителя Росархива А.Н. Артизова, начальника департамента делопроизводства и архивов Правительства Российской Федерации А.Д. Ряховского, директора ВНИИДАД М.В. Ларина и сотрудника Росархива М.И.Осекиной посетила Национальный архив и ряд правительственных учреждений Великобритании для изучения опыта работы с электронными документами (ЭД) в архивном деле и делопроизводстве.

16 декабря российскую делегацию принимали сотрудники Национального архива. Состоялись встречи с руководителями структурных подразделений, отвечающими за организацию работы, а также комплектование, сохранение и использование ЭД.

Национальный архив Англии во главе с директором Натали Синни взял курс на внедрение современных информационных технологий в практику работы и активно продвигает проект сохранения так называемого "цифрового наследия".

В архиве введена должность заместителя директора по технологиям, создано специальное подразделение для приема и хранения ЭД, оснащенное современной серверной и иной техникой, обеспечивающей основное и резервное хранение ЭД и метаданных к ним, а также электронных копий бумажных документов. Это подразделение подключено к защищенной (обеспеченной специальными средствами безопасности) информационно-коммуникационной сети, объединяющей правительственный офис и штаб-квартиры большинства расположенных в Лондоне министерств и ведомств Великобритании. По каналам этой сети, а также с использованием съемных носителей информации в экспериментальном порядке уже осуществлялся прием отдельных массивов ЭД. Этот прием осуществлялся в оригинальных форматах, поскольку Национальный архив предполагает хранить электронные архивные документы в тех форматах, в каких они были созданы в учреждениях. По мнению специалистов Национального архива, на постоянное (вечное) хранение будут приняты примерно 2% от общего объема ЭД, образующихся в делопроизводстве правительственных учреждений.

В настоящее время отрабатывается технология передачи ЭД в Национальный архив. Она включает в себя следующие этапы: отбор в ведомстве с участием специалистов архива ЭД для приема - подготовка их к передаче на основе специального программного обеспечения - передача по каналам связи (как исключение, на съемных носителях) - месячный "карантин" и проверка качества в архиве - включение в информационный массив - создание резервной копии информационного массива - обеспечение поиска и доступа.

Одна из ключевых проблем - необходимость изменения действующей законодательной нормы о 30 летнем сроке, в течение которого документы должны храниться в архивах правительственных учреждений до передачи в Национальный архив. В случае с ЭД предполагается передавать их в Национальный архив через 3 года после их завершения в делопроизводстве.

Важной частью сохраняемых в архиве электронных ресурсов является архивная информация официальных веб-сайтов правительственных учреждений. В настоящее время архив принимает на хранение информацию большинства сайтов правительственных учреждений с периодичностью 3 раза в год. Этот массив информации выставлен на сайте Национального архива, отсылки к нему имеются на сайтах правительственных учреждений. Благодаря этому резко возросла посещаемость сайта архива, в нынешнем году его посетит примерно 11 млн. пользователей.

Другой составной частью работы является построение так называемого электронного каталога (базы данных), объединяющего всю цифровую архивную информацию. В настоящее время идет разработка формата описания, включающего в себя около 40 обязательных полей и словаря дескрипторов. Электронный каталог британские коллеги также обозначали пока как проект, реально еще не созданный.

17 декабря члены делегации имели возможность познакомиться с практикой применения ЭД в работе правительственных учреждений: департамента культуры, СМИ и спорта; министерства юстиции; департамента коммунального и местного самоуправления и департамента окружающей среды, продовольствия и сельского хозяйства, а также встретиться с руководителем управления информации офиса премьер-министра.

Стратегическая цель Правительства Великобритании - переход к документообороту в электронном виде. В настоящее время, по информации принимающей стороны, около 90-95% всей документации правительственных учреждений, в первую очередь отражающих взаимодействие этих учреждений с населением, создается в электронном виде. Однако наиболее важные документы (нормативные правовые акты, переписка с правительственным офисом, конфиденциальные и секретные документы и т.д.) по-прежнему создаются и подписываются руководителями различного ранга на бумаге.

Для электронного документооборота между различными правительственными учреждениями создана защищенная телекоммуникационная сеть. Что же касается контактов с населением, в том числе исполнения государственных услуг, то здесь широко применяются открытые линии Интернета.

На создание технических и программных возможностей для внедрения электронного документооборота в министерствах и ведомствах в последние годы бюджет Великобритании потратил примерно 0,5 млрд. ф.ст. Этот процесс еще далек от завершения и требует новых вложений.

В ходе бесед и знакомства с опытом работы установлено, что автоматизация работы с документами в тех учреждениях, которые членам делегации удалось посетить, ведется локально, разрозненно. Типового решения для автоматизации делопроизводства в правительственных учреждениях не существует.

Например, в Департаменте коммунального и местного самоуправления применяется автоматизированная система Live Link (стоимость 5 млн. ф.ст., годовая эксплуатация обходится в 750 тыс. ф.ст.), а в Департаменте окружающей среды, продовольствия и сельского хозяйства, (DEFRA) внедрена недавняя стандартная разработка компании Майкрософт "share-point", поскольку ранее применяемая система Moss 2007 обходилась ведомству очень дорого.

Английские специалисты указывают также на нестыковку подходов к информатизации служб делопроизводства, архива и информационных подразделений.

Существует практика привлечения к поддержке информационного обеспечения правительственных учреждений внешних организаций на основе аутсорсинга (при этом конкурсный обор исполнителей осуществляется не на годичный, а на более длительный до 5 лет срок).

Посещение российскими архивистами Национального архива Великобритании	Посещение российскими архивистами Национального архива Великобритании
Посещение российскими архивистами Департамента окружающей среды, продовольствия и сельского хозяйства	Посещение российскими архивистами Департамента коммунального и местного самоуправления

Фото: М.В.Ларин

Федеральное архивное агентство Архивное законодательство Федеральные архивы Региональные архивы Музеи и библиотеки Конференции и семинары Выставки Архивные справочники Центральный фондовый каталог Базы данных Архивные проекты Издания и публикации Рассекречивание Запросы и Услуги Методические пособия Информатизация Дискуссии ВНИИДАД РОИА Архивное образование Ссылки Победа.1941-1945 Архив гостевой книги

© "Архивы России" 2001–2015. Условия использования материалов сайта

Статистика посещаемости портала "Архивы России" 2005–2015