АРХИВЫ РОССИИ
новости карта сайта поиск о сайте о сайте
Новости отрасли

Перечень новостей отрасли

Решение
коллегии Федеральной архивной службы России
НА ГЛАВНУЮ
подписка на новости портала Архивы России
Помощь (FAQ)
Отправить e-mail в службу поддержки портала Архивы России

О состоянии работы государственных архивов
Российской Федерации по созданию и развитию
научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда
Российской Федерации в 1996 - 2001 гг.
6 августа 2003 г.

Рассмотрев вопрос о деятельности государственных архивов Российской Федерации в сфере создания и развития научно-справочного аппарата, коллегия отмечает, что в период 1996-2001 гг. проделана определенная работа по этому направлению.

В эти годы справочный аппарат в значительной мере развивался под влиянием новых категорий запросов граждан и организаций, вызванных принятием трудового законодательства, поступлением на хранение в государственные архивы массивов документов по личному составу, выплатой денежных компенсаций лицам, пострадавшим от нацистских преследований, резкого увеличения количества генеалогических и биографических запросов. В рассматриваемый период государственными архивами исполнено 2,4 млн. социально-правовых и 213 тыс. тематических, в т.ч. биографических и генеалогических, запросов.

Состояние научно-справочного аппарата к документам государственных архивов РФ определяется следующими показателями. Внесено в описи 97,3% ед.хр. Тематическую разработку прошло 7,4% фондов и 12,8% ед.хр. Госархивы, за исключением части архивохранилищ документов бывших партийных архивов, обеспечены справочниками типа путеводителя.

Согласно паспортным данным на 01.01.2001 г. оставались не включенными в описи 4,4 млн. ед.хр. За прошедшие два года эта цифра уменьшилась и к настоящему времени не превышает 3 млн. ед.хр. Основную часть неописанных документов составляют документы бывших партархивов, хранящиеся в ЦГА ИПД Санкт-Петербурга, РГАНИ, госархивах Волгоградской, Ростовской и др. областей (всего 18 архивов). Из оставшихся неописанными документов свыше 1 млн. составляют учетные карточки членов КПСС и погашенные партбилеты, причем каждая карточка (партбилет) учитывается как одна ед.хр. Таким образом, фактически остаются неописанными около 2 млн. ед.хр. управленческой документации.

Усовершенствованием описей в настоящее время занято большинство архивов -72 %. Всего за эти годы усовершенствовано около 27 тыс. описей на 6 млн. ед. хр.

В 1996-2001 гг. примерно в равной степени проводилась как переработка описей (71%), так и составление недостающих элементов справочного аппарата к описям (75%), занимались редактированием описей 62% архивов. Высокий процент переработки описей в значительной мере обусловлен как переоценкой информационной значимости фондов, так и неудовлетворительным состоянием описей фондов бывших партархивов, фондов, прошедших рассекречивание, а также фондов досоветского периода, использование которых активизировалось в рассматриваемый период.

Свыше 70% архивов федерального и регионального уровней проводили тематическую разработку фондов с целью создания и пополнения каталогов, указателей и БД.

Систематические каталоги ведут 72% архивов, именные каталоги - 52%, каталоги по истории госучреждений - 22%. По разным причинам, в т.ч. из-за недостатка каталожного оборудования, остаются неупорядоченными около 2 млн. карточек (3% от числа составленных).

В связи с возросшим использованием документов социальной направленности около трети архивов вели подготовку межфондовых указателей - справочников, наиболее приспособленных для быстрого поиска информации о документах.

В 1996-2001 гг. архивными учреждениями РФ опубликовано 192 справочника или 35,7% от их общего числа. 65,6% составляют справочники типа путеводителя, 13,1% - каталоги, 14,1% - указатели, 5,2% - описи, 3,1% - обзоры.

Масштабное рассекречивание документов АФ РФ повлекло за собой подготовку соответствующих справочных изданий. Опубликовано 28 справочников типа путеводителя по фондам архивохранилищ бывших партархивов, издана серия из 14 путеводителей "Архивы России". Издаются справочники о документах по личному составу (Удмуртская Республика, Алтайский и Хабаровский края, Томская обл.).

Активизировалось использование информационных технологий в развитии НСА. Все более важную роль играет применение ПК "Архивный фонд", 3-я версия которого дает возможность создания электронных описей, каталогов, справочников типа путеводителя. Однако объемы и качество введенных данных пока нельзя признать удовлетворительными (Приложение).

В настоящее время НСА создается преимущественно в форме тематических БД социально- правового характера - 31%, генеалогического - 17%; имущественного - 8%; БД по административно-территориальному делению - 16%.

В последние годы все большее развитие получает представление НСА в сети Интернет. На отечественных архивных сайтах, включая сайт "Архивы России", представлены в гипертекстовой форме 53 справочника, в т.ч. 13 путеводителей по фондам архивов. Существенно увеличивается представление справочников в Интернет в виде баз данных.

Отдел организации НИР и внедрения ААТ ведет постоянную работу по организации развития НСА. Под руководством и при непосредственном участии отдела разработан и внедряется в архивную практику ПК "Архивный фонд (3)". В отделе ведется БД, содержащая библиографические описания справочно-информационных изданий.

Подготовлен доклад по проблемам развития системы НСА на современном этапе для Научного совета Росархива (июнь 2000 г.). Проведены совещания-семинары для федеральных архивов (июнь 1999 г., апрель 2000 г.) по вопросам методического обеспечения работ в области НСА. Для устранения недостатков в практической работе архивов подготовлено "Инструктивное письмо о создании и развитии системы НСА к документам государственных и муниципальных архивов" (январь 2001 г.).

Организована подготовка путеводителей серии "Архивы России": разработаны методические рекомендации "Подготовка путеводителей по фондам бывших партийных архивов и архивов, хранящих документы советского периода", проведен учебно-методический семинар. В апреле 2003 г. проведена Всероссийская научно-практическая конференция "Тенденции и перспективы развития НСА к документам государственных и муниципальных архивов", для которой был подготовлен доклад. Отделом рецензируются методические пособия, программы, справочно-информационные издания и т. п., оказывается консультативная помощь.

В работе по созданию системы НСА к документам АФ РФ, наряду с достигнутыми результатами, имеются недостатки и нерешенные проблемы.

Недостаточно активно ведется усовершенствование описей, что обусловлено некачественным анализом НСА, недостатками в организации и методике работы.

Выбор фондов для усовершенствования описей и тематической разработки не всегда обоснован актуальными потребностями использования.

До настоящего времени не все, даже федеральные, архивы имеют изданные справочники типа путеводителя. Отсутствуют справочники этого типа по документам РГАКФД, фондам РГАНТД, РГИА ДВ, госархива Белгородской обл., а также многих архивохранилищ документов КПСС.

Большинство справочно-информационных изданий имеют недостатки в оформлении и структуре, в выборе соответствующего виду справочника уровня описания. Имеются трудности с тиражированием уже подготовленных справочников. Для большинства архивов самой большой проблемой, препятствующей созданию полноценных путеводителей, является низкое качество или отсутствие исторических справок.

Продолжают оставаться актуальными задачи анализа и контроля состояния описей с точки зрения обеспечения полноты информации по тематическим группам фондов и как основы для подготовки других типов архивных справочников с учетом востребованности фондов.

Необходимо решить вопрос о статусе и дальнейшей судьбе внутриархивных справочников (в т.ч. именных картотек) созданных в 1930-1960 гг., по которым в настоящее время уже не поступают запросы граждан и организаций.

В ряде случаев создание средств поиска информации к документам, активно используемым в справочной работе, значительно запаздывает, в результате чего исполнение запросов производится с нарушением установленных сроков. Результаты масштабного рассекречивания не всегда оперативно доводятся до сведения потенциальных пользователей средствами НСА.

Не всегда обеспечен широкий доступ пользователей к справочным средствам архива. Затруднения в доступе происходят вследствие удаленности НСА от читальных залов, отсутствия обособленных помещений и должного режима хранения, отсутствия компьютеров в читальных залах.


Коллегия РЕШИЛА

  1. Принять к сведению результаты анализа состояния работы государственных архивов по созданию и развитию научно-справочного аппарата к документам АФ РФ в 1996-2001 гг.

  2. Директорам федеральных государственных архивов, руководителям органов управления архивным делом субъектов РФ:

      2.1 считать приоритетными задачами архивов в области создания и совершенствования НСА:

      • полное завершение описания документов, поступивших на постоянное хранение;

      • создание описей, полностью соответствующих нормативно-методическим требованиям, на все документы архива, в т.ч. путем их усовершенствования, как базового внутриархивного справочника и основы для подготовки других типов справочников;

      • обеспечение архивов путеводителями, отражающими современный состав и содержание фондов;

      • переработку путеводителей, изданных ранее 1990 г., вместо подготовки объемных дополнений к ним;

      • подготовку справочников (в т.ч. по истории учреждений и административно-территориального деления), способствующих обеспечению законных прав и интересов граждан, оперативному и качественному информационному обслуживанию органов государственной власти и местного самоуправления;

      • подготовку оперативной информации для пользователей о новых поступлениях документов, а также о документах, прошедших описание и рассекречивание;

      • строгое соблюдение при подготовке справочно-информационных изданий отраслевых требований к их содержанию и оформлению, уделяя при этом особое внимание полноте и достоверности исторических справок и аннотаций.

      2.2 Принять меры по вводу в полном объеме информации в БД "Архивный фонд" и "Фондовый каталог" как основы для создания различных видов справочников.

      2.3 Расширять доступность для пользователей традиционного и автоматизированного научно-справочного аппарата архивов, в т.ч. путем публикации его на интернет-сайтах; вести постоянный учет и анализ использования различных типов НСА в целях оптимизации его состава.

      2.4 Осуществлять выбор фондов для тематической разработки, руководствуясь актуальными потребностями использования. При планировании перевода традиционных справочников в электронную форму отдавать предпочтение справочникам, предназначенным для долговременного и интенсивного использования.

      2.6 Провести ревизию внутриархивного НСА, созданного в 1930-1960 гг. для исполнения запросов социально-правового характера. Включить в состав фондов справочники, утратившие практическое значение для исполнения запросов.

      2.7 Провести выверку и корректировку информации в паспортах архивов о состоянии научно-справочного аппарата.

  3. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на заместителя Руководителя Росархива В.А.Еремченко.

Председатель коллегии,
Руководитель Росархива
В.П.Козлов
вверх

Справка о состоянии работы государственных архивов Российской Федерации по созданию и развитию научно-справочного аппарата к документам АФ РФ в 1996-2001 гг.

Приложение

Ведение ПК "Архивный фонд" по состоянию на 04.03.2003.

ФЕДЕРАЛЬНЫЕ АРХИВЫ

Архив Кол-во фондов в БД % от паспортных данных архива
ГАРФ 3184 100
РГАДА 1496 100
РГИА 1367 100
РГВИА 13335 99
РГАЭ 1781 86
РГАЛИ 1400 47
РГВА 23633 70
РГАНТД 398 100
РГАНТД (ф) 646 76
РГАСПИ 690 100
РГАНИ 48 100
РГАВМФ 3620 100
РГАФД 511 100


АРХИВЫ СУБЪЕКТОВ ФЕДЕРАЦИИ

Регион Кол-во фондов в БД % от общего числа фондов всех архивов региона
Республика Адыгея 0 0
Республика Алтай 119 7,7
Респ. Башкортостан 13919 76,8
Республика Бурятия 2611 51,0
Республика Дагестан 1634 23,7
Респ. Ингушетия 0 0
Кабардино-Балкарская Респ. 0 0
Республика Калмыкия 0 0
Карачаево-Черкесская Республика 0 0
Республика Карелия 5004 59,1
Республика Коми 3784 68,9
Республика Марий Эл 2264 53,4
Республика Мордовия 0 0
Респ. Саха (Якутия) 0 0
Респ. Северная Осетия (Алания) 0 0
Республика Татарстан 13501 64,9
Республика Тыва 0 0
Удмуртская Респ. 7647 36,8
Республика Хакасия 90 4,3
Чеченская Республика 0 0
Чувашская Респ. 2894 28,7
Алтайский край 8246 66,6
Краснодарский край 4239 19,1
Красноярский край 2139 17,0
Приморский край 841 14,3
Ставропольский край 194 1,8
Хабаровский край 2995 47,8
Амурская область 901 17,4
Архангельская обл. 850 6,6
Астраханская область 4853 69,0
Белгородская обл. 0 0
Брянская область 2400 30,2
Владимирская обл. 51 0,5
Волгоградская обл. 1195 7,9
Вологодская область 3849 25,7
Воронежская область 6439 62,3
Ивановская область 852 8,2
Иркутская область 547 5,9
Калининградская обл. 1767 37,8
Калужская область 367 3,2
Камчатская область 888 47,9
Кемеровская область 3734 54,6
Кировская область 6312 44,1
Костромская область 2105 21,9
Курганская область 5243 62,4
Курская область 0 0
Ленинградская обл. 9519 43,9
Липецкая область 3834 48,4
Магаданская область 494 15,8
Москва 5516 34,4
Московская область 6423 45,9
Мурманская область 2674 77,9
Нижегородская обл. 21182 100
Новгородская область 2506 25,2
Новосибирская обл. 760 7,1
Омская область 9680 93,2
Оренбургская область 0 0
Орловская область 1814 15,2
Пензенская область 857 8,6
Пермская область 6734 48,1
Псковская область 2873 26,2
Ростовская область 0 0
Рязанская область 0 0
Самарская область 1203 11,1
Саратовская область 0 0
Сахалинская область 179 4,7
Свердловская область 5879 43,9
Смоленская область 1241 10,6
Тамбовская область 1788 13,4
Тверская область 2979 16,4
Томская область 4828 70,3
Тульская область 3389 46,6
Тюменская область 10335 94,8
Ульяновская область 0 0
Челябинская область 8344 100
Читинская область 0 0
Ярославская область 4138 31,8
Еврейская АО 957 80,9
Агинский Бурятский АО 0 0
Коми-Пермяцкий АО 0 0
Корякский АО 294 68,7
Ненецкий АО 0 0
Таймырский АО 0 0
Усть-Ордынский Бурятский АО 0 0
Ханты-Мансийский АО 266 13,8
Чукотский АО 0 0
Эвенкийский АО 0 0
вверх
 

Федеральное архивное агентство Архивное законодательство Федеральные архивы Региональные архивы Музеи и библиотеки Конференции и семинары Выставки Архивные справочники Центральный фондовый каталог Базы данных Архивные проекты Издания и публикации Рассекречивание Запросы и Услуги Методические пособия Информатизация Дискуссии ВНИИДАД РОИА Архивное образование Ссылки Победа.1941-1945 Архив гостевой книги

© "Архивы России" 2001–2015. Условия использования материалов сайта

Статистика посещаемости портала "Архивы России" 2005–2015

Международный совет архивов Наша Победа. Видеоархив воспоминаний боевых ветеранов ВОВ Сайт 'Вестник архивиста' Рассылка 'Новости сайта "Архивы России"'