Решение коллегии Федеральной архивной службы России

О работе читальных залов федеральных государственных архивов по обслуживанию пользователей в 2004 - 2008 гг.

25 декабря 2008 г.

Читальные залы федеральных государственных архивов занимают важное место в структуре архивов и во взаимодействии с другими подразделениями обеспечивают оказание государственной услуги по организации доступа пользователей к архивным документам в научных и практических целях, а также для удовлетворения законных прав и интересов граждан.

Федеральные государственные архивы в настоящее время располагают 37 читальными залами на 832 посадочных места, из них 6 - для работы с секретными документами. За последние пять лет количество читальных залов и посадочных мест увеличилось, что позволило в ряде архивов обслуживать пользователей без очередей и предварительной записи.

В среднем в год читальные залы федеральных государственных архивов принимают 10 тысяч пользователей (пик в 2004 г. - 12 тыс.), число посещений от 92,2 тыс. в 2004 г. до 54,5 тыс. в 2007 г. (сокращение, в основном, связано с длительным закрытием читальных залов РГИА и РГАВМФ). Федеральные архивы ежегодно в среднем посещает 1,5 - 2 тыс. зарубежных исследователей, их количество постоянно увеличивается.

Наибольшее количество пользователей - ученые, представители организаций, студенты и аспиранты, частные исследователи. Активизировалась работа в архивах представителей организаций по поиску правоустанавливающих документов на объекты недвижимости, а также частных исследователей в связи с устойчивым интересом к истории семьи и рода.

В числе новых проблем и тем, которыми занимались пользователи в последние годы - история финансов и банковского дела, развитие демократии в России, разработка образцов вооружения, контрабанда в СССР и борьба с ней, преступность в СССР, социальные катаклизмы, техногенные катастрофы. Отмечается стабильный интерес к отдельным личностям, их биографиям в контексте исторических событий, что связано с бурным развитием биографистики.

В год пользователям читальных залов федеральных архивов в среднем выдается более 250 тыс. подлинных дел и 90 тыс. единиц хранения фонда пользования, а также значительное количество печатных изданий, в том числе редких и уникальных. В целях обеспечения сохранности документов федеральные архивы увеличивают объем выдачи в читальные залы копий фонда пользования, что стало возможным в результате планомерной работы по его созданию.

Учитывая значительное количество пользователей, их возросшие потребности в оперативном и комфортном обслуживании, федеральные архивы с использованием средств федерального бюджета и внебюджетных средств увеличивают число посадочных мест в читальных залах, совершенствуют техническое оборудование и средства поиска архивной информации.

За последние годы произошел определенный прорыв в части создания новых поисковых средств, обеспечивающих оперативный и адресный поиск архивной информации - продолжены работы по переводу в электронный формат описей ГА РФ (ИПС "Электронные описи ГА РФ-онлайн"), РГАЭ, РГАДА, РГИА, разрабатывались различные электронные базы данных, в том числе размещенные в сети Интернет, созданы информационно-справочные системы в РГАКФД, РГАЛИ, РГИА. Важным инструментом информирования пользователей о работе читальных залов, установленных правилах и ограничениях, о составе и содержании документов архивов и имеющемся НСА являются сайты архивов, странички на сайте "Архивы России". Постоянно пополняется БД "Путеводители по российским архивам" на сайте "Архивы России", где в настоящее время размещен 31 актуальный Путеводитель по 10 федеральным архивам и филиалу РГАНТД.

В целях повышения эффективности использования документов Архивного фонда Российской Федерации, обеспечения прав граждан на получение и использование информации проведена работа по оснащению читальных залов федеральных архивов техническими средствами в рамках реализации подпрограммы "Архивы России" ФЦП "Культура России" (2001 - 2005 годы) и ФЦП "Культура России" (2006 - 2011 годы), в частности, в ряде федеральных архивов проведен ремонт в читальных залах, установлены системы видеонаблюдения, закуплено более 100 современных аппаратов для просмотра микрофотокопий фирмы "Indus", разработана автоматизированная система учета и движения документов ГА РФ, составной частью которой является автоматизированные рабочие места "Анкета исследователя", "Читальный зал", в ряде архивов пополнялся фонд пользования копиями документов наиболее используемых и значимых фондов, велись работы по переводу в электронный формат описей архивных фондов ГА РФ, РГАЭ, РГАДА.

Совещательные органы федеральных архивов регулярно выносят на обсуждение вопросы, связанные с работой читальных залов, качеством обслуживания пользователей, предоставления им услуг, проблемами сохранности документов в процессе их использования, изучением потребностей пользователей в целях создания электронного НСА, пополнения фонда пользования и др.

Наряду с положительными моментами в работе читальных залов федеральных архивов по обеспечению информационных потребностей пользователей имеются также и определенные недостатки и нерешенные проблемы.

Пользователей читальных залов не удовлетворяют графики работы читальных залов, сроки и количество выдаваемых дел и документов.

Недостаточно кадровое обеспечение участков работы, связанных как с обеспечением работы пользователей в читальных залах, так и архивохранилищ, структур по созданию современного НСА; в ряде архивов отсутствует или имеется устаревшее оборудование, в первую очередь читальные аппараты и копировальная техника, не имеется резерва площадей для обеспечения пользователей посадочными местами, не обеспечена комплектность описей, медленными темпами осуществляется рассекречивание документов и др. Нуждается в активизации работа по реставрации архивных документов. Архивы испытывают потребность в разработке рекомендаций по организации копирования документов в связи с новыми видами носителей, перечня платных услуг для пользователей, а также в проведении занятий по повышению квалификации сотрудников читальных залов и в обмене опытом между сотрудниками читальных залов.

Необходима переработка Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации (М., 1998) , прежде всего, в части ужесточения контроля за сохранностью документов, выдаваемых пользователям в читальные залы, а также внесения положений об ответственности пользователей за разглашение сведений конфиденциального характера, содержащихся в архивных документах.

Коллегия решила:

1. Директорам федеральных государственных архивов:

   • представить в Росархив в 1 квартале 2009 г. перечень оборудования, обеспечивающего работу пользователей в читальных залах (читальные аппараты, копировальная техника, персональные компьютеры, осветительная аппаратура, мебель и др.), в том числе нуждающегося в замене;

   • обеспечить ежегодное размещение на сайте "Архивы России" сведений о новых поступлениях документов в федеральные архивы, о созданных и доступных для пользователей тематических базах данных;

   • рассмотреть вопрос о целесообразности подготовки памяток для пользователей, работающих в читальных залах федеральных архивов, в том числе с определенными категориями документов (документы генеалогического характера, военная документация и др.), о проведении в 2009 - 2010 гг. читательских конференций;

   • размещать в сети Интернет на сайтах федеральных архивов или страничках сайта "Архивы России" нормативные документы, касающиеся работы пользователей в читальных залах государственных архивов.

2. Рабочей группе по текущему управлению ФЦП "Культура России" (2006 - 2011 гг.) (А.Н. Артизов) предусмотреть выделение в 2009 г. бюджетных средств на разработку Рекомендаций по использованию современных интегрированных электронно-микрографических технологий для создания страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного Фонда Российской Федерации и копий фонда пользования.

3. Отделу организации информационных услуг (Т.Г. Занина):

   • совместно с договорно-правовым отделом (В.В. Мосунов) в течение 1 полугодия 2009 г. подготовить предложения по внесению изменений и дополнений в Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации (М., 1998);

   • во втором полугодии 2009 г. изучить вопрос о составе документов федеральных архивов, отнесенных к категории документов конфиденциального характера, доступ к которым ограничен;

   • совместно с отделом кадровой работы (М.И. Смилянская) организовать в течение 2009 года проведение занятий по повышению квалификации сотрудников читальных залов федеральных архивов;

   • во втором полугодии 2009 г. разработать Положение и Условия смотра-конкурса на лучшую организацию работы читального зала федерального государственного архива.

4. Контроль за выполнением данного решения возложить на начальника управления комплектования, организации услуг и архивных технологий Т.Ф. Павлову.

Председатель коллегии, Руководитель Росархива	В.П.Козлов
Секретарь коллегии	Н.С.Калыгина

Федеральное архивное агентство Архивное законодательство Федеральные архивы Региональные архивы Музеи и библиотеки Конференции и семинары Выставки Архивные справочники Центральный фондовый каталог Базы данных Архивные проекты Издания и публикации Рассекречивание Запросы и Услуги Методические пособия Информатизация Дискуссии ВНИИДАД РОИА Архивное образование Ссылки Победа.1941-1945 Архив гостевой книги

© "Архивы России" 2001–2015. Условия использования материалов сайта

Статистика посещаемости портала "Архивы России" 2005–2015