АРХИВЫ РОССИИ
новости карта сайта поиск о сайте о сайте
Новости отрасли

Перечень новостей отрасли

О работе архивных учреждений Краснодарского края по обеспечению сохранности документов Архивного Фонда Российской Федерации

Д О К Л А Д
начальника Управления по делам архивов Краснодарского края В.В. Горковенко
на выездном заседании Коллегии Росархива

(31 октября 2003 г.)



Фоторепортаж

НА ГЛАВНУЮ
подписка на новости портала Архивы России
Помощь (FAQ)
Отправить e-mail в службу поддержки портала Архивы России

Герб Краснодарского края

Уважаемые коллеги!

Краснодарский край был образован в сентябре 1937 года. По состоянию на 1 января 2003 года в состав края входят 38 районов, 15 городов краевого и 11 районного. Территория края - 76 тыс. кв. километров. По численности населения - более 5 млн. человек он занимает третье место в России.

Сеть архивных учреждений Краснодарского края

В сеть архивных учреждений Краснодарского края входят: управление по делам архивов, государственный архив Краснодарского края, Центр документации новейшей истории края, краевой архив документов по личному составу, 49 архивных отделов муниципальных образований и 10 муниципальных архивов документов по личному составу.

Архивный фонд Краснодарского края насчитывает около 3 млн. дел. Количество организаций - источников комплектования - 1876, в том числе относящихся к государственной части архивного фонда - 1492.

Управлением по делам архивов ведется постоянная работа по повышению правового статуса краевых и муниципальных архивных учреждений, укреплению их штатной численности.

По инициативе управления осуществляется комплекс мероприятий по закреплению за архивными отделами муниципальных образований городов и районов края статуса структурных подразделений администраций без права юридического лица. В результате сегодня все архивные отделы являются структурными подразделениями органов местного самоуправления.

Ведется работа по социальной защищенности работников архивов документов по личному составу, которые в соответствии с постановлением главы администрации Краснодарского края от 20.09.2002 № 1085 "Об упорядочении оплаты труда работников исполнительных органов государственной власти Краснодарского края, занимающих должности, не отнесенные к государственным должностям" выводились из реестра муниципальных служащих.

В результате большинство архивов документов по личному составу вошли в состав архивных отделов администраций городов и районов, что позволило работников этих архивов оставить в реестре муниципальных служащих. На сегодняшний день в крае функционируют только 10 самостоятельных архивов документов по личному составу. Работа в этом направлении продолжается.

Задачи, стоящие перед архивными учреждениями, безусловно, требуют увеличения числа работников. В текущем году удалось ввести дополнительно 15 единиц в штаты государственных и муниципальных архивов. Однако, несмотря на принимаемые меры, проблема увеличения штатной численности архивных отделов муниципальных образований еще ждет своего решения.

Диаграмма Штатная численность работников архивных учреждений Краснодарского края

Сегодня общая штатная численность работников архивных учреждений края составляет 315 человек, в том числе в государственных архивах - 121, в архивных учреждениях муниципального звена - 183 человека. В управлении по делам архивов работает 11 человек.

Средняя заработная плата работников государственных архивов составляет 5,0 тыс. рублей, руководителей муниципальных архивных учреждений - 7,0-8,0 тыс. рублей.

Текучести кадров и вакансий в архивах нет.

Государственный архив Краснодарского края

Документы Архивного фонда Краснодарского края располагаются в 78 зданиях и помещениях.

Государственный архив Краснодарского края, Центр документации и архивный отдел администрации г. Сочи размещаются в специализированных зданиях.

Архивный отдел администрации г. Сочи

Имеющиеся архивные площади с учетом рационального перераспределения хранилищ между государственными архивами обеспечивают потребности их комплектования не менее чем на 15 лет.

Архив документов по личному составу Краснодарского края

Как и в других регионах, в крае остро стоит проблема сохранности документов по личному составу. За 10 лет было ликвидировано более 6,5 тыс. предприятий и организаций, принято на хранение около полумиллиона дел по личному составу.

Большую роль в решении этой проблемы играет образованный в 1993 году краевой архив документов по личному составу, куда поступили документы от 570 ликвидированных и реорганизованных учреждений и предприятий, в количестве 89, 0 тыс. ед. хр. Только с начала текущего года в архив принято почти 18,0 дел.

Специалистами архива подготовлен список фондов ликвидированных организаций, находящихся на хранении, который предназначен для работников архивных учреждений, органов социальной защиты населения и других заинтересованных организаций с целью оказания помощи при исполнении запросов социально-правового характера.

Диаграмма  Площади, занимаемые краевыми  государственными архивами

Площадь краевых государственных архивов, как Вы видите на диаграмме, за последние два года увеличилась на 1310 кв. метров, за счет получения для краевого архива документов по личному составу двух этажей в административном здании, а также отдельно стоящего рядом здания. До этого архив 10 лет размещался в арендуемом помещении. Нужно отметить, что это удалось сделать при помощи Росархива и лично В.П. Козлова.

В настоящее время активно ведется реконструкция помещений, которую планируется завершить в 2004 году.

Здание архивного отдела администрации г. Горячий Ключ

Архивный отдел администрации г. Краснодара Архивный отдел администрации г. Краснодара

Большинство архивных учреждений муниципальных образований располагаются в технически укрепленных помещениях, часть из них - в зданиях администраций. Но, следует отметить, что резервы площадей для комплектования недостаточные.

В 2002 году удалось увеличить площади архивохранилищ муниципального звена более чем на 800 кв. метров.

Диаграмма  Выделение дополнительных площадей муниципальным архивным учреждениям

Несмотря на это, возможности приема документов в муниципальные архивы ограничены. Например, только в текущем году на хранение поступило 16,0 тыс. дел управленческой документации, более 20,0 тыс. дел документов по личному составу.

Диаграмма Загруженность муниципальных архивных учреждений

В настоящее время 24 муниципальных архива испытывают острую потребность в дополнительных площадях, в том числе в таких крупных городах как Армавир, Новороссийск и Туапсе. По нашим расчетам для дальнейшего комплектования на ближайшие годы необходимо не менее 1500 кв. метров.

Диаграмма Картонирование документов

Приобретение архивных коробок является важной задачей по обеспечению сохранности документов.

Как известно в 2002 году в результате наводнения пострадали документы (1,6 тыс.ед. хр.) архивного отдела администрации Новокубанского района. Следует констатировать, что тот факт, что если бы документы не находились в коробках, не удалось бы избежать больших утрат.

К сожалению, на сегодня так и не решен вопрос о проведении ремонтных работ в архиве. Ни письма адрес главы района, ни выезды на место пока положительных результатов не дали, так как в районе до сих пор не решен до конца вопрос о предоставлении жилья пострадавшему населению. Правда есть обязательство администрации района о проведении ремонтных работ помещения архивного отдела в первом квартале 2004 года. Надеемся, что эти обязательства будут подкреплены конкретными делами.

Диаграмма Приобретение архивных коробок

В крае целенаправленно проводится работа по увеличению процента картонирования дел. Это можно проследить на графике. Если в 1997 году муниципальными и краевыми архивными учреждениями было приобретено 4200 архивных коробок, то уже в 2001 году - 5620, а в 2002 году - почти 5800 коробок.

Полностью закартонированы дела в крайгосархиве, Центре документации, 69% архивных учреждениях муниципальных образований.

Налажено сотрудничество с одной из типографий, находящейся в г. Краснодаре, которая изготовляет (в отличие от других) качественные архивные коробки из прессованного картона (40 руб. за штуку). Услугами типографии пользуются практически все архивные учреждения края.

Ремонтные работы в архивном отделе администрации г. Сочи

Укрепление материально-технической базы архивных учреждений -первостепенная задача управления по делам архивов. В последние годы определенные позитивные результаты в материально-техническом обеспечении имеются как в краевых, так и в муниципальных архивах.

Назвать точную сумму затрат, вложенных в развитие архивного дела в городах и районах края затруднительно, поскольку муниципальные архивы финансируются из местных бюджетов. Но безусловный лидер здесь архивный отдел администрации г. Сочи, которому только в, прошлом году на ремонтные работы было выделено 1 млн. 700 тыс. рублей

Также можно отметить, что хорошая материально-техническая база создана в муниципальных архивных учреждениях городов Геленджика, Горячего Ключа, Сочи, Тихорецка и ряда районов края.

Диаграмма График финансирования краевых архивных учреждений

(материальные затраты)

Динамика роста вложений денежных средств в развитие материально-технической базы государственных архивов наглядно видна на диаграмме. Например, в 2002 году в крайгосархиве израсходовано на эти цели 700,0 тыс. рублей, в Центре документации - свыше 1,3 млн. рублей, в краевом архиве документов по личному составу - 300,0 тыс. рублей.

Диаграмма Типы охранно-пожарной сигнализации

Предмет особого внимания - пожарная безопасность.

Краевые архивные учреждения оснащены охранно-пожарной сигнализаций на 100 %. Из 78 зданий и помещений, в которых размещены -муниципальные архивные учреждения, охранно-пожарная сигнализация установлена в 72, что составляет 93,5 %. Но только 26 % из них подключены на пульт вневедомственной охраны, а 67,5% имеют автономную сигнализацию. Не имеют никакой сигнализации 6,5% помещений- 6 архивов.

Практически во всех архивохранилищах люминесцентные лампы заменены на герметичные пожаробезопасные светильники, розетки заземлены и выведены из хранилищ.

Ежегодно на базе краевых архивов проводятся совместные учения сотрудников по противопожарной подготовке. В ходе таких учений отрабатываются практические действия при тушении пожара с помощью гидрантов, огнетушителей, проводятся тренировки с эвакуации сотрудников из зданий по сигналу "Пожарная тревога".

В июле текущего года на базе Центра документации было проведено учение с выездом двух пожарных машин, направленное на отработку действий сотрудников архива и пожарных расчетов в условиях пожара.

Нужно отметить, что реальную угрозу безопасности центра представляет вещевой рынок, расположенный в непосредственной близости. Данный вопрос власти города не могут решить не первый год. Но мы надеемся на его положительное решение и будем предпринимать новые усилия.

До руководителей архивных учреждений края доведен приказ Росархива от 26.03.2003 № 53 "О пожаре в государственном архиве Оренбургской области", с целью принятия соответствующих мер по усилению противопожарной безопасности. И в числе мероприятий, направленных на выполнение приказа в августе-сентябре был проведен мониторинг состояния противопожарной безопасности краевых и муниципальных архивных учреждений.

Анкета мониторинга противопожарной безопасности архивных учреждений

В управлении по делам архивов создано и внедрено программное обеспечение по организации ввода данных и использования базы данных "Мониторинг состояния противопожарной безопасности архивных учреждений края", позволяющей оперативно отслеживать ситуацию противопожарной безопасности архивов и принимать соответствующие действия.

По итогам анализа результатов мониторинга главам городов и районов края направлены письма за подписью управляющего делами администрации Краснодарского края, который является куратором архивной службы, о принятие срочных мер по устранению имеющихся конкретных недостатков.

 Письмо управляющего делами администрации Краснодарского края Н.А. Долуды

Мы надеемся, что главы городов и районов с пониманием подойдут к разрешению сложившейся ситуации. И первые результаты уже есть. В городе Геленджике и Апшеронском районе выделены средства на разработку проектов и установку охранно-пожарной сигнализации.

К числу нерешенных вопросов в области обеспечения сохранности документов относится оснащение краевых государственных архивов системами автоматического пожаротушения. В этой связи имеется предписание органов госпожнадзора о приостановлении деятельности Центра документации.

Управлением по делам архивов изучается этот надо сказать непростой вопрос. На данный момент имеются коммерческие предложения от 4 фирм. Например, минимальная стоимость автоматической установки пожаротушения с применением тонкораспыленной воды для Центра документации составляет 6,7 млн. рублей, а газовой установки - 20 млн.

Но, что очень важно отметить, мнение сотрудников госпожнадзора по поводу эффективности названных типов установок различно. Некоторые считают более эффективной газовую установку пожаротушения, ввиду того, что в случае пожара его тушение будет происходить в объеме, а не поверхности, как при применении тонкораспыленной воды.

Рабочий кабинет в архивном отделе администрации города Геленджика

Уважаемые коллеги!

Одним из главных направлений Архивной службы края является внедрение современных информационных технологий, прежде всего на участках связанным с государственным учетом документов, одним из факторов обеспечения сохранности документов.

Базовым учреждением государственной архивной службы Кубани по внедрению и применению автоматизированных информационных технологий является государственный архив Краснодарского края. В прошлом году в архиве создан и успешно функционирует отдел компьютерных технологий, специалисты которого готовы оказать методическую помощь всем архивным учреждениям края. На сегодняшний день поступило уже 5 заявок от руководителей муниципальных архивных учреждений об оказании практической и методической помощи в 2004 году.

Безусловно, одним из главных направлений в области информатизации является создание учетных баз данных на основе программного комплекса "Архивный фонд". Базы данных создаются в крайгосархиве. Центре документации, а также в нескольких муниципальных архивах. Со следующего года планируют приступить к этой работе еще пять архивных отделов администраций городов и районов края.

В крайгосархиве в базу данных "Архивный фонд" включены сведения о 100% фондов и описей, в Центре документации о 7 % фондов и 42 % описей. Относительно центра документации. Здесь надо учитывать тот факт, что 90 % из более, чем 7,0 тыс. фондов составляют фоны первичных партийных организаций. Что же касается фондов крайкома, окружкомов, горкомов, райкомов КПСС и ВЛКСМ, то ввод данных по ним близок к завершению.

Как справедливо отмечено в справке, в целом работа по внедрению программного комплекса "Архивный фонд" требует активизации, особенно на муниципальном уровне. Основными факторами, тормозящими развитие системы автоматизированного государственного учёта, являются недостаточная обеспеченность муниципальных архивных учреждений современной компьютерной техникой и в немалой степени нехватка штатных единиц.

График динамики роста парка компьютерной техники

Несмотря на то, что в общее количество компьютеров за последние годы увеличилось, этого количества совершенно недостаточно для решения задач автоматизированного государственного учета.

На данный момент в архивных учреждениях края насчитывается 97 компьютеров (80% из которых класса Pentium), из них в краевых архивах - 46 единиц, в муниципальных архивных учреждениях - 43, в управлении по делам архивов - 8. Муниципальные архивы оснащены компьютерной техникой только на 52 %, и нередко техникой бывшей в употреблении.

Во всех архивных учреждениях проводится плановая работа по восстановлению угасающих текстов документов методом перепечатки. Некоторые документы советского периода в краевых государственных архивах восстанавливаются путем сканирования. Но сканирование применяется с большой осторожностью, поскольку нет технических заключений о воздействии мощного светового потока на документы.

С нетерпением ждем нормативно-методического письма по вопросам сохранности документов при организации их копирования с применением сканирующих устройств.

Специалистами отдела компьютерных технологий крайгосархива разработана и апробируется программа "Фотоархив". Считаем это направление работы перспективным. Программа предназначена для оцифровывания фотодокументов с целью создания электронного каталога, что в будущем позволит исключить из использования подлинные фотодокументы. В крайгосархиве и Центре документации уже отсканировано более 1000 фотографий.

Центр документации новейшей истории Краснодарского края

С учётом замечаний по итогам проверки Центра документации, в целях активизации работы по интеграции учета документов архива пересмотрен в сторону увеличения бюджет рабочего времени, направленный на обеспечение сохранности и учет документов. Это позволило приступить к устранению недостатков в учете. К концу года планируется завершить выверку списка фондов. Организована работа по оформлению результатов проверки наличия и физического состояния фондов первичных парторганизаций.

Как отмечено в проекте решения коллегии наиболее слабым звеном в системе обеспечения сохранности документов является отсутствие лабораторий страхового копирования и реставрации документов в краевых архивах. В настоящее время осуществляется лишь несложная реставрация, ремонт и переплет дел. Вместе с тем, по данным учета физического состояния документов в реставрации нуждается более 10% от общего объема единиц хранения.

Страховой фонд на документы на бумажной основе не создается,- ввиду изношенности оборудования.

Помещение, в котором планируется разместить лабораторию страхового копирования и реставрации документов

В связи с этим управлением прорабатывается вопрос о создании при краевом архиве документов по личному составу, в здании площадью 450 кв. метров, лаборатории страхового копирования и реставрации документов, которая будет обслуживать все архивные учреждения края. Вопрос укомплектования лаборатории штатами будем решать двумя путями. Первый - выделение новых единиц, второй - перераспределение штатных единиц государственных архивов.

Ремонт помещений будущей лаборатории Ремонт помещений будущей лаборатории

Очень надеемся, что наша заявка на 2005 год в рамках подпрограммы "Архивы России" на приобретение технологического оборудования для будущей лаборатории будет рассмотрена в Росархиве положительно.

Новое здание управления по делам архивов Краснодарского края

Подобрано здание площадью 225 кв. м. В нем имеется 7 рабочих комнат и небольшой конференц-зал. Проведен ремонт и в настоящее время идет процесс оформления документов. Так, что скоро, уважаемые коллеги, у нас будет возможность пригласить Вас на новоселье.

Карта Краснодарского края

Уважаемые коллеги!

Заканчивая свое выступление, представляю Вам карту Краснодарского края, на которой наглядно показано положение дел в области обеспечения сохранности документов по административно-территориальным единицам (без краевых архивных учреждений).

В основу анализа были положены следующие критерии:

Зеленым цветом обозначены города и районы, где состояние дел благополучно.

Желтым - удовлетворительно, но где необходимо решить отдельные вопросы.

Красным - районы, в которых вопросы обеспечения сохранности требуют серьезного решения.

Мы реально представляем масштабность имеющихся проблема области обеспечения сохранности документов Архивного фонда Кубани. Это приоритетное направление деятельности является и наиболее затратным, требующим финансовых вложений.

Нуждается в укреплении материально-техническая база государственных архивов и особенно архивных отделов муниципальных образований. Будем и в дальнейшем решать эти вопросы.

Спасибо за внимание.

вверх
 

Федеральное архивное агентство Архивное законодательство Федеральные архивы Региональные архивы Музеи и библиотеки Конференции и семинары Выставки Архивные справочники Центральный фондовый каталог Базы данных Архивные проекты Издания и публикации Рассекречивание Запросы и Услуги Методические пособия Информатизация Дискуссии ВНИИДАД РОИА Архивное образование Ссылки Победа.1941-1945 Архив гостевой книги

© "Архивы России" 2001–2015. Условия использования материалов сайта

Статистика посещаемости портала "Архивы России" 2005–2015

Международный совет архивов Наша Победа. Видеоархив воспоминаний боевых ветеранов ВОВ Сайт 'Вестник архивиста' Рассылка 'Новости сайта "Архивы России"'