АРХИВЫ РОССИИ
новости карта сайта поиск о сайте о сайте
Новости отрасли

Перечень новостей отрасли

СПРАВКА
о состоянии и перспективах развития
системы автоматизированного государственного учета
документов Архивного фонда Российской Федерации

Решение Коллегии Минкультуры России от 24.01.2005 г.
НА ГЛАВНУЮ
подписка на новости портала Архивы России
Помощь (FAQ)
Отправить e-mail в службу поддержки портала Архивы России

Важнейшей частью историко-культурного наследия народов России и информационных ресурсов страны является Архивный фонд Российской Федерации. Наиболее ценная его часть, объемом 40,9 млн.ед.хр., хранится в федеральных архивах, 129,6 млн.ед.хр. - в государственных архивах субъектов Российской Федерации, 43,5 млн.ед.хр. - в муниципальных архивах. Документы Архивного фонда Российской Федерации хранятся также в музеях и библиотеках (по неполным данным - 7,0 млн.ед.хр.), организациях Российской академии наук (2,3 млн.ед.хр.). Документы Архивного фонда Российской Федерации отражают материальную и духовную жизнь общества и государства за период с XI в. до наших дней, содержат сведения, необходимые для обеспечения государственного суверенитета страны, ее внешнеполитической деятельности, эффективного функционирования всех государственных структур, развития экономики, науки и культуры, патриотического воспитания граждан России.

В общей системе мер по обеспечению сохранности и организации использования документов Архивного фонда Российской Федерации особое место занимает их государственный учет. Правовой основой его организации является ст.19 Федерального закона Российской Федерации № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. "Об архивном деле в Российской Федерации", в соответствии с которой документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации входит в число полномочий Федерального архивного агентства (Росархива), определенных Положением о нем, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. № 290. При реорганизациях органов управления архивным делом в субъектах РФ в условиях административной реформы функции государственного учета архивного фонда субъекта РФ передаются органу, ответственному за управление архивным делом субъекта РФ.

Сложившаяся в государственных и муниципальных архивах традиционная система учетных справочников обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроль за их наличием и состоянием. Нормативной основой учета являются соответствующие правила и инструкции. Вопросы учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в музеях и библиотеках, также нашли свое отражение в соответствующих правилах, утвержденных руководителями заинтересованных ведомств[1], а также в проекте новой "Инструкции по учету и хранению предметов Музейного фонда Российской Федерации", работу над которой завершает Федеральное агентство по культуре и кинематографии.

Реализация Росархивом и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации функции государственного учета документов осуществляется в порядке, установленном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации[2]. В основе организации этой работы - сосредоточение в органах управления архивным делом статистических (паспортных суммарных) и пофондовых (с указанием данных о составе и содержании каждого фонда) сведений об архивных документах по хранилищу, региону, Российской Федерации в целом. Разработка Регламента обеспечила расширение охвата статистическим централизованным государственным учетом на основе паспортизации хранилищ документов Архивного фонда Российской Федерации. Внедрение Регламента в практику работы государственных музеев и библиотек способствовало утверждению совместным приказом Минкультуры России и Росархива от 14.03.2000 № 167/3 "Инструкции по составлению паспортов государственных музеев и библиотек (в части документов Архивного фонда Российской Федерации)".

Однако проблема пофондового централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе страны в полном объеме пока не решена. Главной причиной такого положения является низкая эффективность применяемых традиционных учетных технологий, базирующихся на представлении хранилищами документов Архивного фонда Российской Федерации в органы управления архивным делом карточек фондов определенной формы, организуемых соответственно в фондовые каталоги региональных органов управления архивным делом и Центральный фондовый каталог (ЦФК) Росархива, необходимость их автоматизации.

По указанным причинам возможности фондовых каталогов, а главное - ЦФК, практически не реализовывались. А между тем, ЦФК является не только главным элементом системы централизованного государственного учета, но и универсальным справочником о составе и содержании архивных фондов, своеобразной информационной моделью Архивного фонда Российской Федерации. Автоматизация ЦФК позволяет реализовать его информационный потенциал как базы данных, имеющей широкую сферу применения, в том числе в области обеспечения в рамках действующего законодательства архивной информацией граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений.

Росархив, начиная со второй половины 90-х годов, в рамках Программы информатизации архивного дела Российской Федерации, ведет плановую последовательную работу по внедрению информационных технологий в сферу государственного учета, созданию системы автоматизированного государственного учета. Важный элемент ее - разработка типовых программных продуктов, их тиражирование и безвозмездная передача в архивные учреждения.

Такими программными продуктами, утвержденными и рекомендованными к внедрению Экспертной комиссией по автоматизированным архивным технологиям Росархива, являются программные комплексы (ПК) "Архивный фонд" (для хранилищ архивных документов) и "Фондовый каталог" (для органов управления архивным делом Российской Федерации). При их разработке обеспечена преемственность форм и методов традиционной и автоматизированной систем учета, базирующаяся на единстве показателей учета и описания архивных фондов и архивных документов в электронном и традиционном форматах. При этом сохранен определенный Регламентом порядок представления учетных информационных массивов, при котором государственные и муниципальные архивы заполняют БД "Архивный фонд" описаниями фондов и формируют паспорта архивов практически в автоматизированном режиме. Копия БД ежегодно направляется в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации, где описания сливаются в один массив в БД "Фондовый каталог", и в нем же формируются сводные паспорта архивов субъекта Российской Федерации. Затем эти данные представляются в Росархив, где в БД "ЦФК" аккумулируются сводные сведения по всей России. Федеральные архивы направляют свои массивы непосредственно в Росархив. Росархивом создан Центр информационных технологий, на который возложены функции ведения автоматизированного ЦФК.

Эта организация работ закреплена во "Временном порядке автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах" (приказ Росархива от 23.10.2000 № 64). Те архивы, которые ведут БД "Архивный фонд" в полном соответствии с "Временным порядком…", освобождаются от представления сведений в традиционной карточной форме.

Вопросы, связанные с автоматизацией государственного учета, неоднократно рассматривались коллегией Росархива. В рамках научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов состоялись совещания-семинары по изучению подготовленных Росархивом инструктивно-методических материалов по работе с ПК "Архивный фонд". Этой проблематике уделено особое внимание на состоявшейся в апреле 2003 г. научно-практической конференции "Тенденции и перспективы развития научно-справочного аппарата к документам государственных и муниципальных архивов".

Состояние автоматизации учета находится в прямой зависимости от обеспеченности соответствующих архивных учреждений компьютерной техникой. Решению этой проблемы способствовала подпрограмма "Архивы России" федеральной целевой программы "Культура России (2001-2005 годы)", в ходе ее реализации последние 4 года выделялись средства на приобретение техники. И тем не менее проблема остается острой, особенно в отношении муниципальных архивов, из которых лишь половина располагает техникой. Даже в относительно благополучных федеральных архивах на 10 специалистов приходится в среднем 3,3 компьютера. Всего по отрасли на 2 627 архивов имеется 4 032 компьютера, из которых 454 - устаревших моделей (PC386 и 486).

В результате мер, предпринимаемых Росархивом и другими учреждениями отрасли, активизируется процесс создания системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Отраслевой программный комплекс "Архивный фонд" ведут практически все федеральные архивы[3] , 142 (67%) государственных архива субъектов Российской Федерации и 573 (24%) муниципальных архива, программный комплекс "Фондовый каталог" - 33 органа управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Автоматизированная система ежегодно расширяется, охватывая все большее число архивов и ежегодно увеличивая информационный ресурс автоматизированных фондовых каталогов органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации и ЦФК Росархива, в состав которого включена информация о более чем 380,0 тыс. фондах, что составляет 45,3% от числа хранящихся в федеральных, государственных субъектов Российской Федерации и муниципальных архивах.

Однако, работа по созданию системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации еще далека от своего завершения. Действующая в отрасли нормативная база по учету нуждается в переработке с учетом требований Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и результатов проделанной работы.

Недостаточными темпами расширяется охват автоматизированным государственным учетом хранилищ документов Архивного фонда Российской Федерации. Остаются вне системы автоматизированного государственного учета архивные документы, хранящиеся в государственных и муниципальных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, а также в федеральных органах исполнительной власти и организациях (в том числе академиях наук Российской Федерации, имеющих государственный статус), осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации в законодательно установленном порядке.

Не решены вопросы организации широкого использования информационного потенциала ЦФК Росархива.



Федеральное архивное агентство


[1] "Правила работы музеев по учету и организации хранения письменных документов Государственного архивного фонда СССР" (М., 1990); "Правила учета документов Государственного архивного фонда СССР, постоянно хранящихся в фондах библиотек системы Министерства культуры СССР" (М., 1991).

[2] Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации зарегистрирован Минюстом России 08.07.97, регистрационный № 1344.

[3] Исключение составляют Российский государственный архив кинофотодокументов, в котором применяется нефондовая организация аудиовизуальных документов, и Центр хранения страхового фонда.

вверх
 

Федеральное архивное агентство Архивное законодательство Федеральные архивы Региональные архивы Музеи и библиотеки Конференции и семинары Выставки Архивные справочники Центральный фондовый каталог Базы данных Архивные проекты Издания и публикации Рассекречивание Запросы и Услуги Методические пособия Информатизация Дискуссии ВНИИДАД РОИА Архивное образование Ссылки Победа.1941-1945 Архив гостевой книги

© "Архивы России" 2001–2015. Условия использования материалов сайта

Статистика посещаемости портала "Архивы России" 2005–2015

Международный совет архивов Наша Победа. Видеоархив воспоминаний боевых ветеранов ВОВ Сайт 'Вестник архивиста' Рассылка 'Новости сайта "Архивы России"'