Архивы России. Новости отрасли

СПРАВКА
о состоянии и перспективах развития
системы автоматизированного государственного учета
документов Архивного фонда Российской Федерации

Решение Коллегии Минкультуры России от 24.01.2005 г.

подписка на новости портала Архивы России

Отправить e-mail в службу поддержки портала Архивы России

Важнейшей частью историко-культурного наследия народов России и информационных ресурсов страны является Архивный фонд Российской Федерации. Наиболее ценная его часть, объемом 40,9 млн.ед.хр., хранится в федеральных архивах, 129,6 млн.ед.хр. - в государственных архивах субъектов Российской Федерации, 43,5 млн.ед.хр. - в муниципальных архивах. Документы Архивного фонда Российской Федерации хранятся также в музеях и библиотеках (по неполным данным - 7,0 млн.ед.хр.), организациях Российской академии наук (2,3 млн.ед.хр.). Документы Архивного фонда Российской Федерации отражают материальную и духовную жизнь общества и государства за период с XI в. до наших дней, содержат сведения, необходимые для обеспечения государственного суверенитета страны, ее внешнеполитической деятельности, эффективного функционирования всех государственных структур, развития экономики, науки и культуры, патриотического воспитания граждан России.

В общей системе мер по обеспечению сохранности и организации использования документов Архивного фонда Российской Федерации особое место занимает их государственный учет. Правовой основой его организации является ст.19 Федерального закона Российской Федерации № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. "Об архивном деле в Российской Федерации", в соответствии с которой документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации входит в число полномочий Федерального архивного агентства (Росархива), определенных Положением о нем, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. № 290. При реорганизациях органов управления архивным делом в субъектах РФ в условиях административной реформы функции государственного учета архивного фонда субъекта РФ передаются органу, ответственному за управление архивным делом субъекта РФ.

Сложившаяся в государственных и муниципальных архивах традиционная система учетных справочников обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроль за их наличием и состоянием. Нормативной основой учета являются соответствующие правила и инструкции. Вопросы учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в музеях и библиотеках, также нашли свое отражение в соответствующих правилах, утвержденных руководителями заинтересованных ведомств^[1], а также в проекте новой "Инструкции по учету и хранению предметов Музейного фонда Российской Федерации", работу над которой завершает Федеральное агентство по культуре и кинематографии.

Реализация Росархивом и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации функции государственного учета документов осуществляется в порядке, установленном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации ^[2]. В основе организации этой работы - сосредоточение в органах управления архивным делом статистических (паспортных суммарных) и пофондовых (с указанием данных о составе и содержании каждого фонда) сведений об архивных документах по хранилищу, региону, Российской Федерации в целом. Разработка Регламента обеспечила расширение охвата статистическим централизованным государственным учетом на основе паспортизации хранилищ документов Архивного фонда Российской Федерации. Внедрение Регламента в практику работы государственных музеев и библиотек способствовало утверждению совместным приказом Минкультуры России и Росархива от 14.03.2000 № 167/3 "Инструкции по составлению паспортов государственных музеев и библиотек (в части документов Архивного фонда Российской Федерации)".

Однако проблема пофондового централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе страны в полном объеме пока не решена. Главной причиной такого положения является низкая эффективность применяемых традиционных учетных технологий, базирующихся на представлении хранилищами документов Архивного фонда Российской Федерации в органы управления архивным делом карточек фондов определенной формы, организуемых соответственно в фондовые каталоги региональных органов управления архивным делом и Центральный фондовый каталог (ЦФК) Росархива, необходимость их автоматизации.

По указанным причинам возможности фондовых каталогов, а главное - ЦФК, практически не реализовывались. А между тем, ЦФК является не только главным элементом системы централизованного государственного учета, но и универсальным справочником о составе и содержании архивных фондов, своеобразной информационной моделью Архивного фонда Российской Федерации. Автоматизация ЦФК позволяет реализовать его информационный потенциал как базы данных, имеющей широкую сферу применения, в том числе в области обеспечения в рамках действующего законодательства архивной информацией граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений.

Росархив, начиная со второй половины 90-х годов, в рамках Программы информатизации архивного дела Российской Федерации, ведет плановую последовательную работу по внедрению информационных технологий в сферу государственного учета, созданию системы автоматизированного государственного учета. Важный элемент ее - разработка типовых программных продуктов, их тиражирование и безвозмездная передача в архивные учреждения.

Такими программными продуктами, утвержденными и рекомендованными к внедрению Экспертной комиссией по автоматизированным архивным технологиям Росархива, являются программные комплексы (ПК) "Архивный фонд" (для хранилищ архивных документов) и "Фондовый каталог" (для органов управления архивным делом Российской Федерации). При их разработке обеспечена преемственность форм и методов традиционной и автоматизированной систем учета, базирующаяся на единстве показателей учета и описания архивных фондов и архивных документов в электронном и традиционном форматах. При этом сохранен определенный Регламентом порядок представления учетных информационных массивов, при котором государственные и муниципальные архивы заполняют БД "Архивный фонд" описаниями фондов и формируют паспорта архивов практически в автоматизированном режиме. Копия БД ежегодно направляется в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации, где описания сливаются в один массив в БД "Фондовый каталог", и в нем же формируются сводные паспорта архивов субъекта Российской Федерации. Затем эти данные представляются в Росархив, где в БД "ЦФК" аккумулируются сводные сведения по всей России. Федеральные архивы направляют свои массивы непосредственно в Росархив. Росархивом создан Центр информационных технологий, на который возложены функции ведения автоматизированного ЦФК.

Эта организация работ закреплена во "Временном порядке автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах" (приказ Росархива от 23.10.2000 № 64). Те архивы, которые ведут БД "Архивный фонд" в полном соответствии с "Временным порядком…", освобождаются от представления сведений в традиционной карточной форме.

Вопросы, связанные с автоматизацией государственного учета, неоднократно рассматривались коллегией Росархива. В рамках научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов состоялись совещания-семинары по изучению подготовленных Росархивом инструктивно-методических материалов по работе с ПК "Архивный фонд". Этой проблематике уделено особое внимание на состоявшейся в апреле 2003 г. научно-практической конференции "Тенденции и перспективы развития научно-справочного аппарата к документам государственных и муниципальных архивов".

Состояние автоматизации учета находится в прямой зависимости от обеспеченности соответствующих архивных учреждений компьютерной техникой. Решению этой проблемы способствовала подпрограмма "Архивы России" федеральной целевой программы "Культура России (2001-2005 годы)", в ходе ее реализации последние 4 года выделялись средства на приобретение техники. И тем не менее проблема остается острой, особенно в отношении муниципальных архивов, из которых лишь половина располагает техникой. Даже в относительно благополучных федеральных архивах на 10 специалистов приходится в среднем 3,3 компьютера. Всего по отрасли на 2 627 архивов имеется 4 032 компьютера, из которых 454 - устаревших моделей (PC386 и 486).

В результате мер, предпринимаемых Росархивом и другими учреждениями отрасли, активизируется процесс создания системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Отраслевой программный комплекс "Архивный фонд" ведут практически все федеральные архивы^[3] , 142 (67%) государственных архива субъектов Российской Федерации и 573 (24%) муниципальных архива, программный комплекс "Фондовый каталог" - 33 органа управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Автоматизированная система ежегодно расширяется, охватывая все большее число архивов и ежегодно увеличивая информационный ресурс автоматизированных фондовых каталогов органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации и ЦФК Росархива, в состав которого включена информация о более чем 380,0 тыс. фондах, что составляет 45,3% от числа хранящихся в федеральных, государственных субъектов Российской Федерации и муниципальных архивах.

Однако, работа по созданию системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации еще далека от своего завершения. Действующая в отрасли нормативная база по учету нуждается в переработке с учетом требований Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и результатов проделанной работы.

Недостаточными темпами расширяется охват автоматизированным государственным учетом хранилищ документов Архивного фонда Российской Федерации. Остаются вне системы автоматизированного государственного учета архивные документы, хранящиеся в государственных и муниципальных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, а также в федеральных органах исполнительной власти и организациях (в том числе академиях наук Российской Федерации, имеющих государственный статус), осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации в законодательно установленном порядке.

Не решены вопросы организации широкого использования информационного потенциала ЦФК Росархива.

Федеральное архивное агентство

^[1] "Правила работы музеев по учету и организации хранения письменных документов Государственного архивного фонда СССР" (М., 1990); "Правила учета документов Государственного архивного фонда СССР, постоянно хранящихся в фондах библиотек системы Министерства культуры СССР" (М., 1991).

^[2] Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации зарегистрирован Минюстом России 08.07.97, регистрационный № 1344.

^[3] Исключение составляют Российский государственный архив кинофотодокументов, в котором применяется нефондовая организация аудиовизуальных документов, и Центр хранения страхового фонда.