АРХИВЫ РОССИИ
новости карта сайта поиск о сайте о сайте
Издания и  публикации
Перечень публикаций

Специалисты архивных учреждений
о Едином классификаторе документной информации
Архивного фонда Российской Федерации


Опубликовано в журнале
"Отечественные архивы" № 2 (2008 г.)
НА ГЛАВНУЮ
подписка на новости портала Архивы России
Помощь (FAQ)
Отправить e-mail в службу поддержки портала Архивы России

В конце прошлого года во ВНИИ документоведения и архивного дела состоялась презентация Единого классификатора документной информации (ЕКДИ) Архивного фонда Российской Федерации, работа над которым велась в 2002-2006 гг. сектором государственного учета и НСА отдела архивоведения совместно со специалистами пяти федеральных (ГАРФ, РГАЭ, РГАСПИ, РГВА, РГАВМФ), 23 региональных архивов и Главархива города Москвы. Он трижды рассматривался ученым советом ВНИИДАД, дважды - комиссией по научно-исследовательской и методической работе Росархива и в апреле 2007 г. рекомендован его коллегией к внедрению в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации.

О назначении ЕКДИ, возможностях его применения, экспериментальном внедрении рассказывают участники проекта.

В.Г. Ларина, руководитель темы и ответственный составитель ЕКДИ, заведующая отраслевым центром повышения квалификации ВНИИДАД, кандидат исторических наук: ЕКДИ служит для классификационного анализа документной информации Архивного фонда Российской Федерации в целом, независимо от времени создания документов, места их хранения и носителя. Это означает, что он должен устранить временной разрыв (до и после октября 1917 г.) и налет коммунистической идеологии в существующих схемах классификации документной информации по истории нашей страны и адекватно отражать все изменения в жизни государства и общества.

Принимая во внимание потребности российских государственных и муниципальных архивов, продиктованные формированием информационного общества и повсеместным распространением автоматизированных технологий, составители наделили ЕКДИ функциями структурирования и организации архивного информационного пространства для построения их справочно-поисковых систем по самым современным требованиям, организации эффективного поиска и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, формирования единого архивного информационного пространства России.

Новый классификатор охватывает все исторические периоды, что позволяет проводить классификационный анализ любых документов Архивного фонда страны от Средневековья до начала XXI столетия; он деидеологизирован и учитывает происшедшие изменения в политической, экономической, социальной, культурной и других сферах общественной жизни.

Классификатор является базовым элементом, т.е. основой построения современной системы поисковых средств российских архивов, позволяющей объединить все архивные информационные ресурсы в единое целое. Это многофункциональный методический инструмент, предназначенный для компактного описания и индексирования тематической информации документов Архивного фонда Российской Федерации, структурирования архивной информационной среды, организации автоматизированного поиска архивной документной информации.

Архивистам хорошо известно, что потребителей документной информации обычно интересует определенная тема (широко или узко сформулированная), а значит, тематическая информация архивных документов должна быть организована в систему. Данную задачу выполняет классификационная схема ЕКДИ, состоящая из главной и основной таблиц. Совокупность включенных в них понятий можно представить в виде сети, покрывающей тематическое многообразие документов Архивного фонда Российской Федерации. При этом каждое понятие имеет свой индекс.

При создании архивных справочников (баз данных) любого типа для архивной документной информации в виде описаний (архивных фондов, единиц хранения, отдельных документов или их частей) найдется определенное место в основной таблице ЕКДИ и, соответственно, собственный индекс. Кроме того, ЕКДИ можно применять и для формирования поисковых запросов как архивистами, так и пользователями.

Еще одна сфера применения классификатора - как ИПЯ в локальных базах данных, а также в интегрированных справочно-поисковых средствах российских архивов. Более того, с его помощью автоматизированный поиск информации возможен внутри не только одного, но и всех российских архивов, при условии использования технологии глобальных информационных сетей.

В конечном счете ЕКДИ служит для системной организации архивной информационной среды и обеспечения условий формирования единого архивного информационного пространства и, соответственно, повышения эффективности использования информационного потенциала Архивного фонда Российской Федерации.

И.В. Волкова, составитель ЕКДИ, заведующая отделом архивоведения ВНИИДАД, кандидат исторических наук: Важно, что ЕКДИ принципиально отличается от прежних схем единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР советского (1978 г.) и досоветского (1983 г.) периодов. Прежде всего, он предназначен для классификационного анализа информации, содержащейся в документах Архивного фонда Российской Федерации всех периодов истории России - досоветского, советского и постсоветского, и может применяться к документам с любым носителем информации (бумажные, пленочные, электронные и др.), хранящимся в государственных и муниципальных архивах, а также в других архивохранилищах, которым в соответствии с действующим законодательством предоставлено право постоянного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации.

Классификатор можно использовать для построения не только каталогов, но и других архивных справочников; составления поисковых запросов, осуществления автоматизированного поиска архивной документной информации. Для обозначения понятий в ЕКДИ применена цифровая индексация, что делает его общедоступной и перспективной для использования системой. Сотенный принцип позволяет практически неограниченно расширять его путем добавления новых индексов, не ломая системы в целом.

При построении классификатора учитывались все кардинальные изменения, происшедшие в социально-политической и экономической жизни нашей страны за последние десятилетия, появление новых массивов документов в составе Архивного фонда страны. Именно поэтому в классификатор введено множество новых понятий (референдум, формы собственности, приватизация, спонсорство, интернет, пейджинговая связь, риэлторская деятельность и др.). Помимо этого в ЕКДИ появились новые отделы (03.00.00.00 "Контроль", 09.00.00.00 "Природные условия. Природные ресурсы. Охрана окружающей среды"), изменились названия некоторых из них (например, вместо подотдела Я "Религиозные пережитки в сознании людей. Атеизм и атеистическая пропаганда" СЕК советского периода - отдел 32.00.00.00 "Религия. Церковь. Атеизм"); потерял самостоятельность отдел "Великая Октябрьская социалистическая революция. Установление и упрочение советской власти" (его понятия нашли свое место в отделе 07.00.00.00 "Общественно-политическая жизнь"), а деятельность КПСС отражена наряду с другими политическими партиями и общественными объединениями в нескольких отделах в отличие от СЕК, где сведения сосредоточивались в подотделе И 1 "Коммунистическая партия Советского Союза (РКП(б), ВКП(б), КПСС)".

В отличие от прежних схем в ЕКДИ индекс "Общие вопросы" присутствует в каждом отделе и ряде подотделов, детализируясь следующими понятиями: законодательство; состояние и развитие вопроса; организация работы в данном направлении; органы управления; персоналии. Достоинством классификатора является то, что понятие "органы управления" детализируется на нижестоящем уровне (общегосударственные органы управления и региональные органы управления). Для каждого из этих понятий в круглых скобках указываются основные учреждения-фондообразователи по трем периодам - досоветскому, советскому, постсоветскому в хронологической последовательности внутри каждого из них. Это позволяет использовать его любым архивам при распределении (уточнении) архивных фондов по степени их информативности и последующем планировании работы по созданию и совершенствованию научно-справочного аппарата.

С выходом в свет ЕКДИ российские архивисты впервые получили возможность структурировать все архивное информационное пространство, что будет способствовать его успешному вхождению в информационное пространство страны и мира.

О.Н. Копылова, составитель ЕКДИ, начальник отдела информационно-поисковых систем Государственного архива Российской Федерации (ГАРФ), кандидат исторических наук: Государственный архив Российской Федерации в качестве соисполнителя по научно-исследовательской теме "Разработка ЕКДИ Архивного фонда Российской Федерации" осуществлял экспериментальное внедрение классификатора. В этой работе участвовали самые опытные и квалифицированные сотрудники отдела информационно-поисковых систем, многие годы занимающиеся созданием и ведением ИПС архива, в том числе индексированием информации для включения ее в систематический каталог ГАРФ: заместитель начальника отдела Т.Н. Котлова, главные специалисты В.И. Широков и Г.Н. Иофис. Они исследовали возможности не только представления и использования ЕКДИ в электронном формате, проведя с его помощью пробное индексирование БД "Систематический каталог ГАРФ", "История православия", "Описи ГАРФ", но и дальнейшего углубления, детализации разделов классификатора на базе документного комплекса по истории Белого движения.

Экспериментальное индексирование информации проводилось с помощью таблиц (основной и общих определителей аспекта) только по электронным каталогам и электронным описям архивных документов ГАРФ. Объектом стала информация на уровне документа или его части, содержащаяся в постановлениях Совета министров СССР (Ф. Р-5446). Поскольку она чрезвычайно разнообразна (охватывает все стороны жизни общества - промышленность, сельское хозяйство, торговлю, международные связи и др.), в эксперименте были задействованы все основные отделы классификатора. Кроме того, попробовали проиндексировать информацию из приказов Министерства культуры РСФСР (Ф. А-501) - архив разрабатывает их в ходе целевой каталогизации.

Результаты опытного внедрения классификатора убедили архивистов в том, что ЕКДИ может существенно облегчить работу по поиску архивной информации. Его применение представляется наиболее эффективным при поиске информации по обобщенным, "широким" темам ("История высшей школы", "История Русской православной церкви", "Хроника рабочего движения в России", "Либеральные партии России", "Борьба с политическим терроризмом", "Евреи в России", "Великая Отечественная война", "Россия и Восток", "Добровольные общества и союзы в СССР", "Литературные объединения", "Советская внешняя политика на Балканах", "Местные органы государственной власти", "История российской милиции", "Метрология и стандартизация", "Борьба с детской беспризорностью", "Крестьянское право", "Вторая мировая война", "Общественно-политическая жизнь России" и др.), которым посвящено 25-30 % обращений к систематическому каталогу ГАРФ.

В целом ЕКДИ - значительный вклад в отечественное архивоведение, в развитие и внедрение автоматизированных архивных технологий. Он принесет огромную пользу нашей архивной отрасли.

Р.Л. Либерфарб, начальник отдела; С.В. Прасолова, главный специалист Российского государственного архива экономики, кандидат исторических наук; составители ЕКДИ: В ЕКДИ представлены все ныне существующие отрасли (подотрасли) промышленности (отдел 14), а сочетание их со сведениями об органах управления дает возможность всеобъемлющего поиска информации. Данный отдел классификатора обладает достаточным наполнением, степенью детализация понятий и глубиной (дает информацию на 5-м уровне основной таблицы). Сочетание индексов таблиц (основной, общих, а также специальных определителей) обеспечивает оперативный и многоаспектный поиск.

Отдел "Промышленность" не претерпел каких-либо существенных изменений в сравнении с СЕК, разве что стал более структурированным и логично выстроенным. К тому же, во избежание излишнего дробления информации, составители прибегли к группировке отдельных понятий.

Необходимым подспорьем в плане взаимосвязи архивных каталогов, построенных по СЕК и ЕКДИ, станет таблица соответствия их индексов и понятий.

И.Н. Киселев, заместитель начальника отдела обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий управления комплектования, организации услуг и архивных технологий Росархива, кандидат исторических наук: Возможность практического применения ЕКДИ в автоматизированном режиме будет предоставлена архивам уже в этом году. ЕКДИ встроен в новую (четвертую) версию программного комплекса "Архивный фонд" и, следовательно, будет передан архивам вместе с дистрибутивом программы. О темпах внедрения классификатора пока говорить рано, каждый архив сроки и организацию внедрения определяет самостоятельно. Можно лишь достаточно уверенно говорить об общей линии внедрения: новый классификатор в первую очередь будет использоваться для вновь поступающих документов, и лишь затем подвергнутся переработке (с помощью переводных таблиц) ранее сформированные каталоги.

В дальнейшем предстоит решить задачу ведения ЕКДИ, его регулярного обновления. Во-первых, ясно, что длительный временной разрыв между предыдущей и последующей схемами классификации крайне затрудняет процесс внедрения новых версий. Во-вторых, некоторые документы просто не могут быть своевременно и адекватно уложены в устаревшую схему и остаются поэтому вне каталогизации. Наконец, хотя ЕКДИ прошел апробацию в ряде архивов, широкое практическое его использование является лучшей проверкой, и, весьма вероятно, потребуются определенные коррективы этого информационного продукта.

Нужно подчеркнуть, что именно на основе ЕКДИ возможна классификация информации автоматизированного Центрального фондового каталога Росархива.

Для ведения и развития ЕКДИ важно то обстоятельство, что в соответствии с существующим порядком архивы ежегодно присылают в Росархив копии БД "Архивный фонд". Таким образом, есть возможность увидеть, как идет внедрение классификатора, какие конкретные уровни прибавляются к нему, и на основании анализа этих данных вносить дополнения в ЕКДИ.

Н.И. Химина, заместитель директора ВНИИДАД, кандидат исторических наук: В течение 2007 г. составители ЕКДИ подготовили к публикации Методические рекомендации по его внедрению в практику архивных учреждений, которые планируется издать в этом году.

К внедрению результатов своих исследований институт относится с высокой степенью ответственности. Не зря ЕКДИ издан не только в бумажном варианте тиражом 3 тыс. экз., но и в электронном формате, что делает его доступным любому архиву. ВНИИДАД продолжает исследование других архивоведческих проблем. Особое значение имеет подготовка новой редакции изданного в 2000 г. Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Предполагается перечень расширить за счет включения некоторых новых видов документов, отражающих современные реалии управления и его документирование, а также раскрытия статей, имеющих обобщенную форму, уточнить сроки хранения документов, связанных, прежде всего, с работой граждан на производстве с вредными и опасными условиями труда, охраной труда, прохождением государственной и муниципальной службы. Большое внимание будет уделено уточнению текста статей с учетом правовых норм, однако в целом идеология Перечня не изменится. Он останется типовым. В него будут включены документы, образующиеся при выполнении общих (типовых) для всех организаций функций управления, сгруппированные в пределах одной графы с указанием сроков хранения. Новая редакция Перечня (после его регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации) будет применяться при работе с типовыми управленческими документами в организациях, принадлежащих к любой сфере деятельности и форме собственности.

Сейчас завершается подготовка к выходу в свет еще двух работ. Так, находится в печати зарегистрированный Минюстом России Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, готовится к изданию 6-я книга словаря-справочника "Государственность России. Виды документации (конец XV века - февраль 1917 г.)". Настоящая книга является завершающим третьим разделом фундаментального проекта по подготовке словаря-справочника "Государственность России", охватывающего период с конца XV в. по февраль 1917 г., и посвящена истории складывания и преобразования видов делопроизводственной документации в России.

вверх
 

Федеральное архивное агентство Архивное законодательство Федеральные архивы Региональные архивы Музеи и библиотеки Конференции и семинары Выставки Архивные справочники Центральный фондовый каталог Базы данных Архивные проекты Издания и публикации Рассекречивание Запросы и Услуги Методические пособия Информатизация Дискуссии ВНИИДАД РОИА Архивное образование Ссылки Победа.1941-1945 Архив гостевой книги

© "Архивы России" 2001–2015. Условия использования материалов сайта

Статистика посещаемости портала "Архивы России" 2005–2015

Международный совет архивов Наша Победа. Видеоархив воспоминаний боевых ветеранов ВОВ Сайт 'Вестник архивиста' Рассылка 'Новости сайта "Архивы России"'