АРХИВЫ РОССИИ
новости карта сайта поиск о сайте о сайте
Издания и  публикации
Перечень публикаций

Информатизация по-новому организует работу
основных служб архива


 


Опубликовано в журнале
"Отечественные архивы" № 3 (2011 г.)
НА ГЛАВНУЮ
подписка на новости портала Архивы России
Помощь (FAQ)
Отправить e-mail в службу поддержки портала Архивы России

В информатизации архивных учреждений России участвуют многие фирмы и компании. ЗАО «Альт-Софт» – Информационные и коммуникационные технологии зарекомендовало себя как надежный партнер. Генеральный директор компании Петр Анатольевич Гринфельд и его заместитель Татьяна Евгеньевна Мерсадыкова рассказывают о результатах десятилетнего сотрудничества с рядом крупнейших архивохранилищ.

 

Информатизация архива сводится не только к его оснащению современной компьютерной техникой и оцифровке архивных документов. Она предполагает внедрение и освоение программно-информационной технологии, которая обеспечивает реализацию основных задач и функций архива, по-новому организует работу его основных служб, развивает информационный ресурс: электронный научно-справочный аппарат (НСА) и связанные с ним, как с метаописанием, цифровые копии архивных документов. Для этой цели сотрудниками компании «Альт-Софт» разработан и защищен авторским правом (Свидетельство о государственной регистрации программ для ЭВМ № 2010611170) программно-информационный комплекс (ПИК) «КАИСА-Архив». Он продолжает развиваться, аккумулируя интеллектуальный опыт внедрения и обслуживания информационных систем архивов, в которых уже применяется. Сегодня это 12 архивов России и Украины, в том числе три федеральных.

В Российском государственном архиве литературы и искусства (РГАЛИ, г. Москва) в 2004 г. база данных (БД) создана на основе трех ранее сформированных информационных ресурсов: «Путеводитель по архиву», БД «Серебряный век» и «Изобразительные источники». В настоящее время ведется перевод материалов на английский язык. В БД и на сайте РГАЛИ (www.rgali.ru) представлены описания всех фондов; 413 тыс. ед. хр. (30 % общего объема архива) и более 50 тыс. полнотекстовых документов. В созданной в том же году базе данных Российского государственного архива кинофотодокументов (РГАКФД, г. Красногорск Московской области) описано свыше 160 тыс. фотодокументов (негативов), более 2 тыс. снимков из альбомов. Электронный фотокаталог РГАКФД, созданный на базе технологии «КАИСА-Архив», представлен в Интернете (rgakfd.altsoft.spb.ru). В Российском государственном историческом архиве (РГИА, г. Санкт-Петербург) единая база данных, разработанная в 2007 г., включает описания всех фондов, аннотированный реестр описей, описания 60 тыс. дел и электронную версию НСА: именной, предметный и географический указатели (www.fgurgia.ru). В БД размещены все описи архива в отсканированном виде (около 1 млн страниц).

Центральный государственный архив кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга был первым, с кем «Альт-Софт» начал сотрудничество. Там, начиная с 2000 г. в БД включено около 105 тыс. фотодокументов (негативов), более 16 тыс. позитивов из 350 альбомов. Документы в базе данных и на сайте (photoarchive.spb.ru) описаны на двух языках: русском и английском. Сотрудничество с Ленинградским областным государственным архивом в г. Выборге по созданию путеводителя по его фондам началось в 2005 г., а в декабре 2008 г. путеводитель представлен в Интернете (logav.kaisa.ru). В Государственном архиве Хабаровского края в 2007 г. внедрен модуль «Фотокаталог», проведена конвертация описаний фотодокументов архива из БД «Архивный фонд». В 2006 г. проведена информатизация архива Соловецкого государственного историко-архитектурного и природного музея-заповедника (Архангельская область): в БД введены документы, связанные с объектами культурного наследия.

Кроме того, в 2009 г. ПИК «КАИСА-Архив» внедрен в архиве Научно-исследовательского центра «Мемориал» (г. Санкт-Петербург), а в 2010 г. – Государственном историческом архиве Сахалинской области, архиве Государственного художественно-архитектурного дворцово-паркового музея-заповедника «Петергоф», Институте русской литературы (Пушкинский Дом) РАН (г. Санкт-Петербург), а также в Центральном государственном архиве высших органов власти и управления Украины (г. Киев, tsdavo.org.ua).

Основные принципы комплексной информатизации архивов с использованием технологии «КАИСА-Архив»

Информатизация архива начинается с конвертации в единую базу данных всех его созданных ранее электронных ресурсов. Архивы годами создавали и накапливали разные информационные ресурсы в электронном формате: описи дел и документов, созданные в текстовых редакторах, предметные указатели к описям и фондам, описания фондов, отдельные тематические и справочно-поисковые БД. Они имеют большую информационную ценность для подразделений архива, поэтому не могут оставаться за рамками комплексной информатизации. Работа по их преобразованию и конвертации в единую БД архива зачастую бывает сложной и необычной. Например, БД РГАКФД создавалась на основе массива из 55 тыс. записей и связанных с ними оцифрованных фотодокументов, занесенных свыше 15 лет назад в каталог на компьютере фирмы «Макинтош». К моменту начала работ по информатизации архива программа, в которой велся этот каталог, была безвозвратно утрачена, поэтому к преобразованию данных в формат «КАИСА-Архив» привлекли консультантов из Москвы, Белоруссии, Германии и США, для чего использовали Интернет.

В единой базе данных создается и развивается электронный НСА архива. Отдел НСА – одно из главных подразделений, участвующих в информатизации архива. Электронный НСА архива – это логическое продолжение традиционного НСА с дополнительными возможностями доступа к архивным документам. Технология комплексной информатизации «КАИСА-Архив» обеспечивает при переводе в электронный формат тонкую настройку на особенности НСА архива. Унификация, необходимая в учете, для информатизации НСА практически невозможна, поскольку НСА конкретного архива обладает спецификой, которая обеспечивает оптимальный доступ к его документам. Например, первым описям РГИА больше 200 лет. Сейчас все они переведены в электронную форму, аннотированы, размещены в единой БД, доступны пользователям в читальном зале и в этом году будут открыты на сайте архива в Интернете.

В ПИК «КАИСА-Архив» обеспечено ведение НСА и описание документов с произвольной глубиной вложенности (например, учет фотоальбомов с полистным описанием и возможностью описания каждого снимка на листе). Поддерживаются описи, состоящие из частей, разделов, томов; описания на уровне дела и его части, документа и его части, листа. Наряду с фондовой организацией документов поддерживается нефондовая, используемая в архивах аудиовизуальных документов.

Все подразделения архива в процессе плановой работы пополняют и используют единую базу данных архива. Так, в результате внедрения ПИК деятельность отдела комплектования меняется радикально. Все принимаемые на хранение документы описываются в базе данных, на основе которой готовятся опись и другие элементы НСА. Сотрудникам отдела остается только уточнить рубрику и напечатать карточки. «Мы теперь работаем за весь архив!» – первая реакция отдела комплектования после автоматизации его деятельности. Это, конечно, преувеличение, но существенное перераспределение функций между подразделениями архива действительно происходит. Его необходимо закрепить приказом директора и обеспечить методическими материалами – специально разработанными и утвержденными в установленном порядке инструкциями по вводу данных в единую базу и по их использованию основными функциональными подразделениями архива.

В отделе обеспечения сохранности и государственного учета с помощью ПИК «КАИСА-Архив» выполняется:

Отдел использования в процессе информатизации тоже перестраивает свою деятельность и осуществляет подготовку публикаций архивных документов с использованием единой БД (путеводители и другие справочные издания, тематические выставки, каталоги, альбомы), обеспечивает работу пользователей в читальном зале архива, а также исполнение удаленных запросов на предоставление цифровых копий архивных документов посредством Интернета.

Автоматизируется документооборот архива, связанный с движением единиц хранения. При наполнении единой БД автоматически формируются сопутствующие приемке документы: протокол заседания экспертной комиссии, ее заключение и акт приема-передачи. Автоматизировано и создание описей, каталожных карточек, книг учета, журналов и картотек движения единиц хранения.

Под управлением ПИК «КАИСА-Архив» реализуется синхронное представление в Интернете единой БД архива. Репликация (усеченная копия) актуального состояния единой БД синхронно представляется в Интернете, обеспечивая доступность электронного НСА архива и оцифрованных архивных документов, отмеченных в БД как «доступные в Интернете». Архив получает инструментальные средства для управления контентом сайта. Все его страницы ведутся сотрудниками в единой БД: разделы сайта, текстовые материалы, изображения, новостная лента, виртуальные выставки, интернет-публикации. На сайте обеспечена возможность удаленного заказа электронных копий документов.

На главных страницах сайта архива расположены все «органы управления» информационным ресурсом: каталоги (именной, географический, систематический, предметный), основные информационные объекты (фонды, описи, единицы хранения и др.). На каждом сайте работает многоаспектный поиск по всем атрибутам описания документов. Такая структура соответствует природе, составу и назначению информационного ресурса – интернет-представлению единой БД архива.

Взаимодействие с другими архивными информационными системами и технологиями. ПИК «КАИСА-Архив» обеспечивает обмен информацией с системой автоматизированного централизованного государственного учета «Архивный фонд» (версии 3 и 4.1): конвертация данных из БД под управлением программного комплекса «Архивный фонд» в единую БД архива под управлением ПИК «КАИСА-Архив», а также обратная конвертация (для отчетности).

Автоматизирован процесс включения в единую БД архива результатов массовой оцифровки документов: экспорт во внешнюю систему сканирования справочников для формирования первичных описаний в процессе сканирования архивных документов, импорт из системы внешнего сканирования первичных описаний и дополненных в процессе сканирования справочников.

Обеспечены совместимость описания архивных документов с международными стандартами ISAD, EAD, OAE, Dublin Core, UNIMARC, RUSMARC, CIMI, а также подключение единой БД архива к поисковым системам и сводным информационным ресурсам архивов по согласованным протоколам взаимодействия. Создана единая точка доступа к документам государственных архивов ARCHNET с использованием веб-сервисов (на стадии пилотного проекта). Разрабатывается взаимодействие архивных баз данных с информационной системой Президентской библиотеки им. Б.Н. Ельцина.

Таким образом, применение программно-информационного комплекса «КАИСА-Архив» позволяет существенно модернизировать архивные информационные технологии и расширить доступ пользователей к архивным документам.


вверх
 

Федеральное архивное агентство Архивное законодательство Федеральные архивы Региональные архивы Музеи и библиотеки Конференции и семинары Выставки Архивные справочники Центральный фондовый каталог Базы данных Архивные проекты Издания и публикации Рассекречивание Запросы и Услуги Методические пособия Информатизация Дискуссии ВНИИДАД РОИА Архивное образование Ссылки Победа.1941-1945 Архив гостевой книги

© "Архивы России" 2001–2015. Условия использования материалов сайта

Статистика посещаемости портала "Архивы России" 2005–2015

Международный совет архивов Наша Победа. Видеоархив воспоминаний боевых ветеранов ВОВ Сайт 'Вестник архивиста' Рассылка 'Новости сайта "Архивы России"'