АРХИВЫ РОССИИ
новости карта сайта поиск о сайте о сайте
Издания и  публикации
Перечень публикаций

Совет по архивному делу
при Федеральном архивном агентстве

 


Опубликовано в журнале
"Отечественные архивы" № 5 (2011 г.)
НА ГЛАВНУЮ
подписка на новости портала Архивы России
Помощь (FAQ)
Отправить e-mail в службу поддержки портала Архивы России

Он состоялся 15 сентября в Национальном культурном центре «Казань» столицы Республики Татарстан; в повестке дня – информатизация в архивах. В работе участвовали руководители уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела и архивов из большинства субъектов, федеральных архивов, Росархива, ВНИИДАД, ряда учреждений и фирм. Совет открыл руководитель Росархива, доктор исторических наук А.Н. Артизов. От имени Президента Республики Татарстан и правительства участников заседания приветствовал Н.А. Никифоров, заместитель премьер-министра РТ – министр информатизации и связи. Он также рассказал о внедрении проекта «Электронный Татарстан», направленного на повышение эффективности деятельности и информационной открытости органов государственной власти, расширение доступа и упрощение процедур получения государственных услуг.
Основной доклад представило Федеральное архивное агентство.

 

Информатизация архивного дела в Российской Федерации[*]

О.В. Наумов, заместитель руководителя Федерального архивного агентства, кандидат исторических наук

Проблема информатизации архивной отрасли не нова. Еще в 1995 г. Росархив разработал и утвердил Концепцию информатизации архивного дела России, для реализации которой действовала Программа информатизации архивного дела России (1997–2000 гг.). Согласно ей начались разработка и внедрение программного комплекса (ПК) «Архивный фонд», появился интернет-портал «Архивы России», проводилось обеспечение отрасли компьютерной техникой.

Однако с момента завершения программы в Российской Федерации и архивном деле произошли кардинальные изменения: принят ряд федеральных законов, постановлений и распоряжений, коренным образом изменивших положение в области информатизации архивной сферы. Исходя из этого была разработана комплексная «Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 гг.» (рассмотрена на февральском заседании коллегии Росархива, направлена для окончательного согласования в Минкомсвязи). Она должна стать ориентиром, определяющим цели и направления региональных программ.

В Программе предусмотрены три основных направления. Первое из них – предоставление государственных услуг. Оно предполагает повышение качества информационного обслуживания населения и оказания государственных услуг в электронной форме, а также открытости и эффективности работы Росархива и федеральных архивов; получение гражданами и организациями преимуществ от применения информационных и телекоммуникационных технологий за счет обеспечения равного доступа к информационным ресурсам, развития цифрового контента на основе современных технологий доступа к оцифрованным документам Архивного фонда РФ.

Предстоит осуществление комплекса мероприятий, часть которых уже реализуется. Развивается интернет-портал «Архивы России». В этом году там будет размещен ПК «Центральный фондовый каталог» (ЦФК) с информацией о составе фондов ряда федеральных архивов, а в следующем – об остальных и, что особенно важно, региональных. Уже с 2012 г. уполномоченные органы исполнительной власти в области архивного дела субъектов федерации начнут передавать в Росархив сводную БД по всем архивам субъекта в едином формате ПК «Фондовый каталог». Аккумуляция данных в ПК «ЦФК» предоставит пользователям реальную возможность прямого поиска информации посредством Интернета. В перспективе станет возможным их доступ в ПК «ЦФК» через портал «Государственные услуги». Намечены обязательное создание собственных сайтов федеральных архивов или модернизация уже имеющихся, а в дальнейшем – постепенное объединение их информационных ресурсов, как, например, запускаемый межархивный проект «Документы советской эпохи», где интегрируются БД и коллекции оцифрованных копий архивных документов федеральных архивов, академических документальных публикаций и актуальных монографических исследований. Результат будет представлен в качестве самостоятельного сайта на портале «Архивы России».

Второе направление Программы – развитие и внедрение систем электронного документооборота (СЭД), межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Во исполнение постановлений правительства Росархивом разработаны рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создаваемых исключительно в электронном виде при организации внутренней деятельности. На 15 сентября Росархивом согласованы перечни 43 федеральных органов. Подготовлены изменения в правила делопроизводства, более точно учитывающие особенности электронного документооборота (правила утверждены постановлением Правительства РФ от 7 сентября 2011 г. № 751). Осуществляется мониторинг перехода федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот. Росархив тоже создает свою СЭД: разработан проект, проложена локальная сеть, закуплено оборудование, ведется наладка системы.

Что касается приема на хранение электронных документов (ЭД), то правовая и нормативно-методическая основа для этого явно недостаточна. Предстоит определиться с форматами электронных файлов, порядком работы с ЭД в ведомствах и их приема на постоянное хранение. Кроме того, далеко не все федеральные органы исполнительной власти имеют свои СЭД или же применяют разнотипное программное обеспечение. Поэтому СЭД подчас несовместимы. Возможным выходом видится создание централизованной системы электронного документооборота по «облачной» технологии SaaS (программное обеспечение как услуга) с последующим подключением к ней федеральных и региональных органов исполнительной власти и муниципалитетов, не имеющих собственных СЭД надлежащего качества.

Поскольку уже ведется массовая оцифровка документов, необходимы отраслевые стандарты, правила создания, хранения, учета, описания и использования цифровых копий. Иначе возникнет проблема приведения всего массива образов к единому знаменателю, а в каких-то случаях даже повторного сканирования.

Минкомсвязи завершило подготовку «Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки информации, доступ к которой ограничен». Но это рамочный документ, нужны методические рекомендации о порядке работы с ЭД в ведомстве, начиная с текущего делопроизводства и заканчивая порядком их передачи на постоянное хранение. Поэтому предстоит проведение НИР по разработке пакета соответствующих нормативно-методических документов.

Третья составляющая Программы – информатизация основной деятельности архивов. Здесь предусматривается реализация комплекса задач, условно объединенных под общим названием «Автоматизация и комплексная информатизация основных направлений деятельности архивов». Первый его подраздел – компьютеризация федеральных архивов – подразумевает решение задач их материально-технического обеспечения. Проведенное по итогам 2010 г. анкетирование архивных учреждений в регионах показало, что там используется более 10 тыс. персональных компьютеров, из них свыше 6 тыс. объединены в локальные сети, более 3,5 тыс. имеют выход в Интернет. При этом уровень компьютеризации сильно различается: 82 архива имеют менее 10 компьютеров, 84 – от 10 до 20, 74 – от 21 до 40, 62 – от 41 до 100 и 16 архивов имеют более 100 компьютеров. Однако значительная часть техники старше трех лет.

Другое направление данного раздела Программы – развитие Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог», лежащей в основе автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда РФ. Включая информацию обо всех фондах, описях и делах (ед. хр.) архива, она должна стать тем ядром, на котором будут основываться другие системы автоматизации внутриархивной деятельности: «Контроль движения дел», «Автоматизированный читальный зал» и т.п. Использование ПК «Архивный фонд» обеспечит однократность ввода данных и отсутствие разночтений в автоматизированных системах архива. Сегодня он используется практически во всех государственных и муниципальных архивах. Значительная их часть применяет 4-ю версию, более 70 – 3-ю, а свыше 60 архивов используют обе версии одновременно, т.е. проводят двойную работу. В этом году разработана версия ПК «Архивный фонд» 4.3, полностью совместимая по формату БД с предыдущими версиями и учитывающая многочисленные замечания и пожелания регионов. Кроме того, есть и новая версия ПК «Фондовый каталог», обеспечивающая объединение в программе баз, созданных в государственных и муниципальных архивах субъекта федерации в ПК «Архивный фонд» во всех вариантах 4-й версии. В результате в феврале 2012 г. уполномоченные органы исполнительной власти в области архивного дела субъектов федерации должны представить в Росархив единую базу со сводной информацией по всем архивам субъекта. Тогда мы получим целостную государственную систему автоматизированного учета документов Архивного фонда РФ. Значительное наращивание объемов сведений в ПК «Фондовый каталог» во многих субъектах федерации обусловит его размещение на площадке наиболее подготовленного архива, подобно тому как Росархив вынес ПК «Центральный фондовый каталог» на площадку РГАНТД.

Следующее направление данного раздела Программы – автоматизация внутриархивной деятельности. Имеющиеся программные средства в большинстве своем простые, зачастую устарели, не интегрированы друг с другом. Планируется разработать (или приобрести) типовые программные продукты-модули: «Контроль за движением дел», «Электронный читальный зал», «Виртуальный читальный зал», «Работа с источниками комплектования», «Выполнение запросов граждан» и др. Это должны быть настраиваемые решения, которые каждый архив сможет доработать с учетом своей специфики. В то же время в отличие от ПК «Архивный фонд» они не будут обязательны, но должны интегрироваться с общей БД, созданной в ПК «Архивный фонд», что обеспечит однократность ввода данных и удобство работы с ними.

Иная ситуация складывается с информационно-поисковыми системами. Определенные возможности поиска заложены в ПК «Архивный фонд». Их достаточно для обеспечения общеархивного поиска через Интернет, а также для отдельного небольшого архива. Однако решение более сложных и объемных задач потребует разработки специализированного ПО, технические задания на которое должны определяться в каждом конкретном случае.

Специальный подраздел Программы посвящен оцифровке архивных документов. Оцифровка объектов культурного наследия, включая архивные фонды, и развитие цифрового контента являются одним из ключевых направлений государственной программы «Информационное общество (2011–2020 годы)». Решение поставленной задачи в силу специфики и разнообразия видов и типов документов Архивного фонда РФ представляется чрезвычайно сложным. Предполагается осуществить НИОКР по определению стандартных требований к сканирующему оборудованию, применяемому для оцифровки различных видов документов, с целью обеспечения сохранности оригиналов. Остро стоит вопрос о необходимости разработки единых стандартов оценки и контроля качества электронных копий и носителей информации.

Особой проблемой являются внедрение цифрового TV, в том числе обеспечение сопоставимого с ним качества электронных копий архивных кино- и видеоматериалов, а также организация приема на постоянное хранение документов, созданных в форматах и на носителях, применяемых в цифровом TV.

Необходимы определение приоритетов в оцифровке документов, создание и мониторинг выполнения перспективного плана.

В Программе предусмотрены мероприятия по расширению доступа к архивным документам: организация в федеральных архивах компьютеризированных читальных залов на базе терминальной системы информационного обслуживания и обеспечение их оборудованием для использования оцифрованных копий документов; разработка ПО для создания, внедрения и функционирования единого «электронного читального зала» с «личными кабинетами исследователей», функционирующего на портале «Архивы России» и обеспечивающего возможность удаленного доступа к ресурсам читальных залов; создание системы технической поддержки аппаратно-программных комплексов и электронных ресурсов архивов.

Одна из задач Программы – образование центра хранения электронных документов (ЦХЭД) на базе РГАНТД. Он сможет осуществлять резервное хранение всех электронных образов документов, создаваемых в федеральных архивах, гарантируя тем самым их сохранность и обеспечивая к ним доступ через Интернет.

Развитие информационных технологий, хранение и обработка оцифрованных материалов, прием ЭД и обеспечение их сохранности требуют архивиста совершенно нового типа, хорошо владеющего информационными технологиями, умеющего обращаться с современной компьютерной техникой. Поэтому необходимо постоянное обучение сотрудников. Важно не забывать о средствах обеспечения безопасности документов и баз данных, защите от проникновения через Интернет, несанкционированных действий пользователей читального зала, ошибок сотрудников.

Работа предстоит большая, но переходить на новый уровень и соответствовать требованиям завтрашнего дня необходимо.
 

* * *

В прениях их участники обрисовали ситуацию с внедрением информационных технологий и предоставлением информационных услуг в ряде субъектов федерации. В госархивах Республики Татарстан создано 15 БД, из них 9 – в Национальном архиве. Они не только доступны пользователям, но и способствуют ускорению исполнения запросов (Н.А. Спирюхина, начальник отдела НА РТ). В архивах Ставрополья – 17 БД, срок исполнения запросов сократился до 14 дней (Е.И. Долгова, председатель Комитета Ставропольского края по делам архивов). В архивах Москвы и Нижегородчины информационные технологии успешно применяются в ведении учета, НСА, обеспечении сохранности, выполнении социально-правовых запросов, публикационной работе (В.И. Тихонов, заместитель директора Информационного центра Главархива Москвы; Б.М. Пудалов, руководитель Комитета по делам архивов Нижегородской области). В Красноярском крае взаимодействие архивных учреждений обеспечивает система оперативного управления «Эталон»; участникам заседания был представлен «кабинет руководителя» крайгосархива и его информационные возможности (А.Б. Казицин, руководитель Архивного агентства Красноярского края). Обновлен сайт Государственного комитета по делам архивов Челябинской области, где размещены Книги Памяти, жертв политических репрессий и др.; архивной информацией в 2010 г. воспользовались 150 тыс. человек; здесь, как и в некоторых других регионах, упростилась работа с местным отделением ПФР: в соответствии с заключенным соглашением все архивы перешли на обмен документами с отделением ПФР в электронной форме (А.П. Финадеев, председатель Государственного комитета по делам архивов Челябинской области).

Важным вопросом является оцифровка документов. Поскольку это процесс дорогостоящий, необходимо определить состав оцифровываемых документов. В Главархиве Москвы выбрали документы райисполкомов (именно по ним выполняется значительная часть запросов). За три года оцифровано 7,5 тыс. ед. хр. (1,5 млн листов). До конца 2011 г. завершится оцифровка дел Моссовета. Важно, что электронные образы включаются в различные БД (В.И. Тихонов). Взвешенно подошли к этому вопросу и в архивах Поволжья: организовали ряд семинаров, осуществляют мониторинг, результаты которого представят в Росархив и ВНИИДАД для подготовки соответствующих методических рекомендаций, где должно быть отражено пять позиций: создание, хранение, учет, описание и использование цифровых копий. Стоит также вопрос о долговечности их хранения; нельзя отказываться от создания страхового фонда посредством микрофильмирования, что подтверждает зарубежный опыт, например Финляндии (Б.М. Пудалов).

В Российской государственной библиотеке оцифровано 80 тыс. книг по 1900 г. (закон позволяет перевести в цифровую форму произведения через 75 лет после смерти автора, в остальных случаях вопрос решается только при наличии договора с автором). Здесь также оцифрованы все диссертации (600 тыс.), защищенные в РФ. Технологии оцифровки значительно изменились и продолжают совершенствоваться. Поэтому нет смысла стремиться к унификации: образы будут разные, главное – возможность их прочитать (А.И. Вислый, генеральный директор РГБ).

О внедрении системы МЭДО рассказал А.Д. Ряховский, директор Департамента делопроизводства и архива Аппарата Правительства Российской Федерации. Сейчас в федеральных органах исполнительной власти реализуется 38 решений от 22 разработчиков программных платформ. Поскольку их число велико, стоит проблема выбора. Недавно МЭДО расширился за счет ряда субъектов. А.Д. Ряховский обозначил ряд иных проблем. Росархив еще не приступил к созданию электронных архивов. Мешает также отсутствие органа, ответственного за делопроизводство; полномочий Росархива явно недостаточно, и назрела необходимость наделения его функциями по государственному регулированию документационного обеспечения управления. Имеются проблемы с терминологией (нет однозначного понятия «электронный документ», все нормативы ориентированы на работу с бумажными документами), с аутентификацией электронной цифровой подписи (хотя 6 апреля вышел № 63-ФЗ), с хранением ЭД (нужны новые технологии, нормативы).

Проблемы создания ЦХЭД на базе РГАНТД затронул директор архива А.С. Шапошников. Наиболее сложная из них связана с предстоящим приемом ЭД из министерств и ведомств. Он отметил, что за рубежом в электронном виде хранятся постоянно, главным образом, результаты различных обследований (статистика, медицина и др.). Для решения же вопроса с приемом различных информационных баз данных необходимо решение правительства. Что касается кадровой проблемы, то сегодня информатизацией в РГАНТД занимаются пять человек. И даже высокая техническая оснащенность будущего центра сойдет на нет, если не уйти от неконкурентоспособной оплаты труда.

Внимание кадрам, их обучению, а также социальной защите уделяется в Ставропольском крае. Сегодня там средняя зарплата архивиста около 15 тыс. руб., в конце года составит 17 тыс. (Е.И. Долгова).

Отклики вызвало прозвучавшее в основном докладе понятие «новый облик архивиста». По мнению ректора РГГУ, председателя правления Центрального совета Российского общества историков-архивистов Е.И. Пивовара, в истории не раз появлялись новые виды документов, и архивисты успешно справлялись с вызовами времени. Точно так же будут решены и вопросы, связанные с ЭД, причем не за счет работы с традиционными источниками. Для этого необходимо готовить специалистов. В РГГУ в этом году пришли 800 первокурсников. Поскольку на 2012 г. выпадает ряд важных исторических юбилеев, в том числе российской государственности, в РГГУ решили: первокурсники составят свое родословное древо, чтобы интерес к истории семьи пробудил интерес к истории Родины.
 

Из резолюции Совета по архивному делу
при Федеральном архивном агентстве

Совет по архивному делу, отмечая недостаточную эффективность внедрения в деятельность государственных органов электронных документов, предлагает считать приоритетными следующие направления информатизации архивных учреждений: формирование современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры архивных учреждений; повышение квалификации архивистов в области современных информационных технологий; развитие электронных сервисов и их подключение к федеральным и региональным системам межведомственного электронного документооборота и электронного взаимодействия; создание на базе РГАНТД центра хранения электронных документов.

Совет по архивному делу рекомендует:

* * *

Участники заседания Совета посетили IT-парк, где ознакомились с проектом «Электронный Татарстан». Республика – один из первых российских регионов, где с 2005 г. развивается подобный проект. Движение документов между учреждениями осуществляется только в электронном виде. Создано единое хранилище ЭД. Ежемесячно населению оказывается 1 млн электронных услуг. Главное архивное управление при Кабинете министров РТ присоединилось к работе в МЭДО. Приобретены планетарные сканеры для республиканских госархивов и начался перевод документов на электронные носители, что обеспечит широкий доступ к культурным ценностям и информационным ресурсам госархивов через Интернет, в том числе с использованием порталов «Культура Татарстана» и «Архивная служба Республики Татарстан».

Все мероприятия в рамках Совета, в том числе культурная программа, прошли на высоком организационном уровне и вызвали сердечную благодарность участников заседания.

Подготовила Т.И. Бондарева


[*] Доклад сопровождался демонстрацией слайдов; публикуется в сокращении. Материалы Совета см. на сайте Росархива.


вверх
 

Федеральное архивное агентство Архивное законодательство Федеральные архивы Региональные архивы Музеи и библиотеки Конференции и семинары Выставки Архивные справочники Центральный фондовый каталог Базы данных Архивные проекты Издания и публикации Рассекречивание Запросы и Услуги Методические пособия Информатизация Дискуссии ВНИИДАД РОИА Архивное образование Ссылки Победа.1941-1945 Архив гостевой книги

© "Архивы России" 2001–2015. Условия использования материалов сайта

Статистика посещаемости портала "Архивы России" 2005–2015

Международный совет архивов Наша Победа. Видеоархив воспоминаний боевых ветеранов ВОВ Сайт 'Вестник архивиста' Рассылка 'Новости сайта "Архивы России"'