АРХИВЫ РОССИИ
новости карта сайта поиск о сайте о сайте
Издания и  публикации
Перечень публикаций

«Опыт внедрения цифровых инноваций в РГАЛИ…
открывает большие интеграционные перспективы…»

Т.М. Горяева о ходе информатизации архива и ее результатах

Опубликовано в журнале
«Отечественные архивы» № 3 (2013 г.)
НА ГЛАВНУЮ
подписка на новости портала Архивы России
Помощь (FAQ)
Отправить e-mail в службу поддержки портала Архивы России

Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ) – крупнейшее федеральное хранилище страны, где сосредоточены богатейшие материалы по истории отечественной литературы, музыки, театра, кино, изобразительного искусства, архитектуры, на протяжении всей своей более чем 70-летней деятельности востребован российскими и зарубежными исследователями. О развитии здесь информационных технологий, о том, как они помогают сделать пользование архивными документами еще эффективнее, в том числе в режиме удаленного доступа, рассказывает его директор доктор исторических наук Татьяна Михайловна Горяева.

Т.М. Горяева

Т.М. Горяева

– Программа информатизации РГАЛИ замышлялась в 1990-е гг. на основе системного подхода к решению его практических задач. Применительно к архиву, являющемуся в сущности информационной системой, это означало не только внедрение новых, но и развитие базовых технологий. Поэтому, приступая к работе, мы ставили следующие основные задачи: расширить и углубить сложившиеся представления о составе и взаимодействии объектов в системе, изучить и открыть ее новые возможности; повысить эффективность системы и наиболее информативных ее подсистем.

Впоследствии члены координационного совета по информатизации РГАЛИ, куда входят ведущие специалисты архивной отрасли, положительно оценили научно обоснованную концепцию информатизации архива, методику формирования электронного каталога и технологию его использования; функциональность программного обеспечения, классификации данных, вариативности доступа к информации, возможность развития и усложнения поисковых задач, эффективность ввода новых данных, решение проблем защиты информационных ресурсов от несанкционированного доступа. Они согласились с тем, что формирование электронного каталога, включающего все созданные в архиве информационные ресурсы, – актуальнейшая задача в деле сохранения, изучения и использования культурного наследия.

– Был ли у РГАЛИ к тому времени опыт автоматизации научно-справочного аппарата?

– Безусловно. В 1997 г. мы издали первый в архивной отрасли электронный путеводитель «Российский государственный архив литературы и искусства: Путеводитель по архиву / Russian State Archive of Literature and Art: The Complete Archive Guide» (сост. и ред. К.Б. Вашик и Н.Б. Волкова). Munich: К.G. Saur, 1996. Издание на CD-ROM. [РГАЛИ; Lotman Institute of Russian and Soviet Culture (Bochum, Germany)] (Биб: IU). В CD вошли все опубликованные ранее восемь выпусков путеводителя по РГАЛИ с 1951 по 1998 г., а также справочник по рассекреченным документам 1993 г. с полным описанием 2,5 тыс. фондов, содержащих почти 1 млн ед. хр. Информация о документах была дополнена портретами и биографиями фондообразователей и справками об истории органов управления и учреждений культуры. Программа CD обеспечивала разные возможности поиска, в том числе по контексту; синхронную трансляцию на основе международных стандартов; многоязычную оболочку; вывод на печать.

– В нашем журнале уже сообщалось, что автоматизация научно-справочного аппарата в РГАЛИ ведется на базе программно-информационного комплекса «КАИСА-Архив» с 2003 г. В чем ее суть?

– Действительно, в начале 2000-х гг. РГАЛИ нуждался в информационной системе, предназначенной для создания, ведения и использования электронного каталога описаний и изображений документов, а также автоматизации функций комплектования, хранения и использования документов в подразделениях архива. Поэтому предложение компании «Альт-Софт – Информационные и коммуникационные технологии» разработать комплексную автоматизированную информационную систему «КАИСА-Архив», обладающую гибкой, настраиваемой структурой базы данных (БД), которая позволяет легко создавать новые информационные объекты с заданными свойствами и возможностями поддержки соответствующего научно-справочного аппарата (НСА), нам показалось привлекательным. Сотрудники компании, подойдя к решению этой задачи творчески, не только настроили систему так, чтобы она полностью поддерживала НСА РГАЛИ, но и конвертировали данные из трех предшествующих самостоятельных информационных ресурсов в единую БД. Система взаимосвязанных указателей, используемая в программе «КАИСА-Архив», полностью соответствует требованиям научного описания, упрощает доступ к документам благодаря разнообразным возможностям поиска, а также позволяет развивать НСА, формируя дополнительные каталоги, тематические подборки и другие информационные продукты.

Затем были автоматизированы работы нескольких подразделений архива (центров комплектования, хранения и государственного учета документов, научно-информационного центра, отдела архивных коммуникаций) по ведению списка источников комплектования; учету движения документов при их выдаче в читальные залы, сотрудникам архива для микрофильмирования, реставрации, создания фонда пользования; ведению книги выдачи документов во временное пользование, каталога, путеводителя; учету посетителей и заказов документов исследователями.

– Расскажите, пожалуйста, об автоматизации основных поисковых справочников.

– Сейчас электронный каталог РГАЛИ содержит 2840 описаний фондов (90%), 3006 описей (55%), 804 779 ед. хр. (54%), 58 168 отдельных листов. Оцифрованы практически все описи фондов русских литераторов XVIII – начала XX в., а также редакций газет, журналов, общественных объединений в области литературы названного периода. Эта работа идет в рамках проекта по созданию БД «Электронные описи РГАЛИ».

В именном указателе 212 тыс. записей о персонах, 719 – об организациях, в адресном – 484 объекта. Изобразительный ряд представлен 59 017 образами, из них 29 376 – живописные и графические работы выдающихся художников (И.К. Айвазовского, А.Н. Бенуа, А.М. и В.М. Васнецовых, И.И. Левитана, К.С. Петрова-Водкина, И.Е. Репина, К.А. Коровина, Н.С. Гончаровой, М.Ф. Ларионова, В.Е. Татлина и др.), 7777 – фотографии, в том числе авторские работы фотохудожника Н.И. Свищова-Паола, снимки из коллекции М.Я. Виллие, остальное – образы текстовых документов, в том числе уникальные автографы произведений классиков русской литературы (А.С. Пушкина, А.С. Грибоедова, М.Ю. Лермонтова, А.А. Блока, А. Белого, С.А. Есенина, А.А. Ахматовой, М.И. Цветаевой, Б.Л. Пастернака). Практически ежедневно происходит обновление информации электронного каталога, а его репликация представлена на сайте архива.

Электронный каталог пополняется в процессе подготовки тематических БД, планового электронного описания фондов и собраний (мы никогда не занимались ретроконверсией принципиально), составления тематических перечней и аннотированных списков документов, подготовки CD/DVD, выставочной деятельности архива. Туда полностью конвертированы все выпуски путеводителя, к тому же размещенные на сайте РГАЛИ на русском и английском языках. Завершается работа по созданию новой версии электронного путеводителя со всеми изменениями, которая затем будет представлена на сайте и тиражирована на компакт-дисках.

Существенное пополнение электронного каталога происходит благодаря реализации проектов по созданию тематических БД, поддержанных научными фондами. Так, пополнение информацией разделов электронного каталога «Документальное наследие О.Э. Мандельштама», «Культура и быт русского дворянства. XVIII – начало XX в.», «Национальное наследие России и современность: создание виртуального архива документальных памятников», «Документальное наследие С.С. Прокофьева», «Документальное собрание Л.Н. Толстого в РГАЛИ», «Русский авангард: История художественных объединений», «Виртуальный архив Анны Ахматовой», «Творческое наследие художников русского театра конца XIX – первой половины XX в.», «Русское зарубежье», «Религиозно-философское общество: документы и материалы», «Авторский плакат русского авангарда», «Русская книжная графика первой половины XX в.», «Отечественная война 1812 г. и ее отражение в идеологии и культуре XIX–XX вв.» состоялось при поддержке РГНФ; раздела «Советско-германские культурные связи» – РФФИ, а разделов «Фотодокументы», «Советская литература», «Серебряный век», «Изобразительные источники РГАЛИ» – Фонда Форда.

В настоящее время комплекс работ по научному описанию завершается в обязательном порядке внесением новых описей в электронный каталог и последующей их распечаткой на бумаге. Таким образом, информация о вновь обработанных документах максимально оперативно становится доступной потребителям. В 2012 г. каталог пополнился научными описаниями документов фондов писателей В.Т. Шаламова, С.И. Сивоконя, композитора Р.К. Щедрина, кинооператора Л.В. Косматова, переводчицы Н.Н. Глен и др.

– Известно, что оцифровка – процесс дорогостоящий. Как удается решать эту проблему?

– Финансирование осуществлялось из двух источников: по федеральной целевой программе «Культура России (2006–2011 годы)» и через РГНФ, который в 2007–2012 гг. поддержал проект «Открытый архив: интернет-публикация архивных описей». Позже помогло значительное увеличение финансирования в рамках ФЦП «Культура России (2012–2018 годы)». Теперь архив перешел от выборочной к тотальной оцифровке описей. В планах в течение ближайших трех лет при условии достаточного финансирования полностью завершить оцифровку всех описей и сосредоточиться на создании цифровых копий документов. Только к 2013 г. мы планируем оцифровать 10 тыс. образов документов и 150 музейных предметов. В дальнейшем эти показатели будут увеличиваться в связи с расширением отраслевых информационных программ.

– Насколько доступны документы архива пользователям Интернета?

– На сайте РГАЛИ (www.rgali.ru), презентация которого состоялась в апреле 2008 г., в электронной форме размещены каталог фондов, описи дел, именной, географический и систематический указатели, обеспечивающие многоаспектный поиск документов: аннотации фондов, единиц хранения и листов (на русском и английском языках). Имеются также краткая историческая справка об архиве, раскрыты его структура, устав, правила работы в читальном зале, прейскурант на виды услуг, контактная информация и др. Сайт предоставляет возможность осуществления online-связи с пользователями. Активно ведутся новостная лента, где отражается актуальная информация о проходящих с участием РГАЛИ выставках, публикациях в СМИ, новых изданиях и конференциях, телепрограммах и встречах, раздел «Выставки», журнал «Встречи с прошлым», а также сообщается об изменении режима работы читальных залов. Навигация сайта интуитивна и стандартна. Количество просмотров страницы сайта – около 2 тыс. в месяц при средней посещаемости свыше 200 в день. В 2012 г. зарегистрировано 2,5 млн пользователей. Сайт продолжает совершенствоваться с учетом полученных отзывов и предложений.

У РГАЛИ существует своя страница на Facebook. Около полугода назад мы начали активно ее вести, собирая вокруг архива сообщество друзей – от профессиональных архивистов, музейщиков и ученых до широкого круга любителей русской литературы и искусства со всего мира. Особенность электронной странички в том, что она не дублирует официальный сайт РГАЛИ, а предлагает совершенно другой контент (автор идеи главный специалист РГАЛИ Л.А. Иванова). Формат постоянно обновляющейся новостной ленты с возможностью комментирования и оценки новости, практически в режиме online, обеспечивает живую обратную связь в виде положительных оценок и желаний поделиться этой новостью с друзьями по Сети. Поэтому здесь мы размещаем цифровые копии наиболее интересных архивных материалов – редкие автографы, уникальные фотографии, рисунки и коллажи, которые обычно доступны лишь узкому кругу специалистов. Почти каждый день подбираем и выкладываем на страничку архивные материалы, отражающие знаменательные даты в истории русской культуры – дни рождения или памяти известных деятелей культуры, юбилеи различных событий – своеобразный живой календарь знаменательных дат. Неожиданно бурный отклик у наших посетителей вызвало размещение автографа знаменитого стихотворения Бориса Пастернака «Февраль…». Автограф хорошо знакомого шедевра с каллиграфически своеобразным почерком поэта, появившийся в первый снежный день февраля, оказался созвучен настроению большинства и создал особую атмосферу близости, которая в дальнейшем стала основополагающей в выборе документальных сюжетов. Теперь наша аудитория стремительно растет, и мы уже можем анализировать ее по профессиональному и географическому признакам.

– Каким образом автоматизация повлияла на традиционные архивные технологии и доволен ли архив ее результатами?

– Наиболее значимым достижением в области информатизации деятельности архива последних двух лет является внедрение в повседневную практику сотрудников центра хранения электронных книг выдачи документов из архивохранилищ и контроля за их движением путем штрих-кодирования документов, выдаваемых сотрудникам для плановой работы и исследователям в читальные залы архива. Нанесение кода позволяет значительно сократить затраты рабочего времени на прием и повторную выдачу документов, а электронные книги – определять местонахождение документов и контролировать их своевременный возврат в хранилища.

Повышению исполнительской дисциплины способствовала разработка в рамках системы «КАИСА-Архив» БД «Исполнение документов», позволяющей ежедневно контролировать ход реализации поручений руководства РГАЛИ и Росархива. В ней ведется единая для всех подразделений БД документов и сопровождающих их справочников, которая предполагает однократный ввод данных и использование их всеми отделами архива с помощью сетевых средств, обеспечивая одновременный доступ к БД с нескольких рабочих мест. При этом администратором определены различные уровни санкционированного доступа к данным системы для пользователей различных категорий (сотрудники центра хранения, группы развития НСА, посетители читальных залов). «КАИСА-Архив» организует оперативный многоаспектный поиск и выдачу информации в форме каталогов, списков, а также просмотр и распечатку выходных форм с изображениями на любом сетевом принтере. Для системы разработан простой и понятный интерфейс. Опыт успешного освоения системы архивистами РГАЛИ доказал, что она полностью учитывает специфику архивной работы.

– А как обстоит дело с традиционными справочно-поисковыми средствами? Архив от них отказывается?

– Развитие традиционных элементов системы НСА – карточных каталогов и типографских путеводителей – является принципиальным для ее совершенствования. Каталог РГАЛИ, насчитывающий 2,5 млн подокументных описаний, – уникальный справочник по истории русской культуры, запечатленной в архивных документах. Он создавался в течение 70 лет и имеет самостоятельное общекультурное значение. В 2008 г. одновременно с обеспыливанием карточек и заменой этикеток на ящиках проведено перемещение именного и систематического каталогов архива, а также каталога архивохранилища печатных изданий в новое каталожное оборудование. Параллельно провели индексацию карточек систематического каталога согласно Единому классификатору документной информации Архивного фонда Российской Федерации (М., 2007), установили оборудование для распечатки на бумагу каталожных карточек с их электронных образов.

Важнейшим элементом системы НСА остаются справочно-информационные издания, которым в РГАЛИ всегда уделялось особое внимание. Несмотря на сложности финансирования, были подготовлены и изданы восьмой и девятый выпуски путеводителя «Российский государственный архив литературы и искусства» (М., 2004, 2010), справочник «Институты управления культурой в период становления. 1917–1930-е гг. Партийное руководство; государственные органы управления. Схемы» (М., 2004), первый выпуск аннотированного указателя «Дневники и воспоминания XVIII–XX вв. в фондах РГАЛИ» (М., 2011).

Опыт внедрения цифровых инноваций в РГАЛИ показывает, что архив движется в правильном направлении, и это открывает большие интеграционные перспективы не только в России, но и на международном уровне.
 

Вопросы задавала Л.А. Кобелькова,
кандидат исторических наук


вверх
 

Федеральное архивное агентство Архивное законодательство Федеральные архивы Региональные архивы Музеи и библиотеки Конференции и семинары Выставки Архивные справочники Центральный фондовый каталог Базы данных Архивные проекты Издания и публикации Рассекречивание Запросы и Услуги Методические пособия Информатизация Дискуссии ВНИИДАД РОИА Архивное образование Ссылки Победа.1941-1945 Архив гостевой книги

© "Архивы России" 2001–2015. Условия использования материалов сайта

Статистика посещаемости портала "Архивы России" 2005–2015

Международный совет архивов Наша Победа. Видеоархив воспоминаний боевых ветеранов ВОВ Сайт 'Вестник архивиста' Рассылка 'Новости сайта "Архивы России"'