Совещание главных хранителей фондов федеральных архивов. Санкт-Петербург, 14 ноября 2012 г. Архивы России.

О СОВЕЩАНИИ ГЛАВНЫХ ХРАНИТЕЛЕЙ
ФОНДОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ АРХИВОВ

14 ноября 2012 г. в г. Санкт-Петербурге в рамках праздничных мероприятий, посвященных 300-летию Российского государственного исторического архива, состоялось совещание главных хранителей фондов федеральных архивов. Совещание организовано Федеральным архивным агентством и Российским государственным историческим архивом (РГИА).

В его работе приняли участие также главные хранители фондов центральных государственных архивов Санкт-Петербурга, Ленинградского областного государственного архива в г. Выборге, Национального архива Республики Карелия и Государственного архива Новгородской области.

В публикуемых ниже сообщениях, прозвучавших на совещании, раскрыт конкретный опыт работы федеральных и региональных архивов по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации. Особое внимание уделено внедрению в эту сферу архивной деятельности информационных технологий.

Участники совещания с большим интересом ознакомились с условиями хранения документов в новом комплексе зданий РГИА (Заневский проспект, д. 36), осмотрели архивохранилища, лабораторный корпус, побывали в читальном и выставочном залах, научно-справочной библиотеке.

Их вниманию были представлены подготовленные РГИА к юбилею выставочные проекты: «История Российского государственного исторического архива (1918–2012 годы)», «Архивные сокровища России», «Из книжного собрания научно-справочной библиотеки РГИА (экслибрисы, автографы, редкие издания), а также фильм об организации в 2006 г. переезда РГИА из исторических зданий «Сенат, Синод, особняк Лаваль» в новый архивный комплекс.

О НЕКОТОРЫХ АКТУАЛЬНЫХ ПРОБЛЕМАХ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Проблема обеспечения сохранности документов является одной из самых важных и актуальных в деятельности архивных учреждений. От ее решения в определенной степени зависит возможность всестороннего, эффективного использования результатов комплектования архивов. В основе этой работы заложен комплексный подход, включающий правовую защиту архивных документов, укрепление материально-технической базы архивов, организационное и научно-методическое обеспечение работ, создание оптимальных условий и совершенствование организации хранения архивных фондов, обеспечение их физической сохранности.

За последние годы произошли серьезные позитивные изменения в правовой и нормативной обеспеченности деятельности архивных учреждений страны.

Принят Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в котором определены компетенция и обязанности органов государственной власти и местного самоуправления, иных юридических лиц по вопросам архивного дела, включая сохранность архивных документов.

Важнейшей составной частью работы по реализации закона стала подготовка «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, зарегистрированы Минюстом России 6 марта 2007 г., регистрационный № 9059).

Впервые единые нормы, определенные Правилами, распространяются на все хранилища, которые в законодательно установленном порядке обеспечивают постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Более 2/3 Правил отражают нормативные требования в части организации хранения и учета документов.

С 2001 г. ведется работа по реализации федеральных целевых программ «Культура России».

Оценивая проделанное, можно констатировать, что, несмотря на определенные проблемы, связанные с меньшим, нежели паспортные данные, финансовым обеспечением, программы позволили снизить степень угрозы сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и стали важным фактором для создания материально-технических предпосылок устойчивого развития федеральных архивов.

Программно-целевые методы планирования получили распространение и в субъектах Российской Федерации. Определенные позитивные сдвиги произошли и в части строительства архивных объектов.

На федеральном уровне введены в эксплуатацию новые здания РГИА и РГАВМФ, лабораторный корпус ЦХСФ, завершено строительство архивного комплекса в поселке Вороново Московской области.

Велась корректировка рабочей документации на строительство нового корпуса ГАРФ.

В регионах России в последние годы введены в эксплуатацию здания государственных архивов Республики Марий Эл, г. Москвы, Калининградской, Кировской, Магаданской, Московской, Пермской, Сахалинской, Смоленской, Тюменской областей, Коми-Пермяцкого автономного округа, филиала Госархива Саратовской области в г. Энгельсе.

Строительство и реконструкция архивных зданий ведутся в Республике Татарстан, Удмуртской, Чувашской республиках, Ивановской, Волгоградской, Калужской, Новгородской, Саратовской, Томской и др. областях).

Ввод в эксплуатацию новых площадей архивохранилищ ставит на повестку организацию перемещения в них документальных комплексов. Отечественная история архивного дела знает множество примеров успешного проведения этой работы. Наиболее ярким, масштабным и успешно организованным явился переезд в комплекс новых зданий РГИА, в ходе которого было перемещено свыше 7,2 млн. ед.хр., осуществлено около 2,0 тыс. рейсов большегрузных машин, в работе задействовано свыше 500 человек. Аналогичная работа, только в меньших масштабах, при перемещении 780,0 тыс. дел РГАВМФ была осуществлена в течение 4-х месяцев.

В настоящее время РГАЭ ведет большую работу по перемещению в новые архивохранилища в поселке Вороново Московской области документов, хранящихся в архивном городке на ул. Б. Пироговской, д. 17 (г. Москва). Уже перемещено свыше 200,0 тыс. дел, предстоит организовать перевозку еще 1,2 млн. дел. Освобожденные хранилища планируется отремонтировать для организации в плановом порядке приема документов из ведомств.

Наряду с получением и освоением новых площадей, рациональным размещением архивных фондов, приоритетным направлением деятельности в рассматриваемой сфере является повышение безопасности объектов архивной инфраструктуры в части их технической укрепленности, предотвращение аварийных ситуаций на основе модернизации систем обеспечения жизнедеятельности зданий, повышение их пожарной безопасности.

Кроме технических вопросов и физической охраны, при организации этой работы обязательным условием является наличие в каждом государственном архиве комплекса организационно-нормативных документов по охранному режиму и ежегодная, при необходимости, их актуализация. Это инструкция о порядке опечатывания служебных помещений и сейфов, хранения выжимных металлических печатей и ключей в рабочее и нерабочее время, сдачи помещений под охрану, утвержденный перечень опечатываемых служебных помещений и сейфов с указанием должностных лиц, осуществляющих их опечатывание и сдачу помещений под охрану.

Всегда актуальна для архивных учреждений проблема пожарной безопасности. Важным шагом в части нормативного обеспечения этой работы явилась регистрация Минюстом России в 2009 г. «Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации». Следует отметить, что в последнее время требования к архивным объектам со стороны пожарных служб ужесточились. Однако действительность такова, что решение проблем пожарной безопасности во многом определяется финансовыми возможностями архивных учреждений. В 2010 г. Росархив обратился к Главному государственному инспектору Российской Федерации по пожарному надзору МЧС России. Высказано предложение при организации проверок пожарной безопасности федеральных архивов принимать во внимание их финансовое положение, находящееся в прямой зависимости от государственной поддержки отрасли, а также учитывать социальные последствия приостановки деятельности архивных объектов, связанные с реализацией законных прав и интересов граждан на получение архивной информации и исполнением запросов органов законодательной и исполнительной власти всех уровней.

Пожарная безопасность, техническая укрепленность, модернизация систем обеспечения жизнедеятельности архивных объектов – все это главные составляющие в решении проблемы предотвращения чрезвычайных ситуаций.

Архивные учреждения должны быть готовы и к ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций.

В рамках решения этой проблемы за счет программных средств для лаборатории РГАНТД приобретена сублимационная сушильная камера, обеспечивающая сушку и дезинфекцию намокших в случае аварийных ситуаций документов методом вымораживания в условиях вакуума. Следует отметить, что вакуумная сублимационная сушка в мировой практике консервации признана наилучшим способом восстановительной сушки.

В текущем году РГАНТД проводит апробацию сушильной камеры на небольших партиях документов и подготовит проект соответствующих методических рекомендаций. В следующем году рекомендации должны быть завершены, а объемы обработки документов – увеличены.

Традиционное направление работ в рассматриваемой сфере – страховое копирование уникальных и особо ценных документов.

Перспективы его развития связаны с внедрением в практику технологий, позволяющих продолжить создание страхового фонда на пленочных носителях, но фонд пользования создавать на электронных носителях.

На коллегии Росархива, состоявшейся 26 мая 2011 г., рассмотрен вопрос «О работе федеральных архивных учреждений по созданию и организации хранения страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации», где в качестве приоритетного направления для федеральных архивов на данном этапе определена технология стандартного изготовления страховых копий и копий фонда пользования на пленке и последующего их сканирования. РГАНТД в 2012 г. организовал подготовку соответствующего технологического регламента. Еще в 2011 г. за счет средств ФЦП для лаборатории РГАНТД приобретен специальный сканер. В 2013 г. эта работа должна быть поставлена на плановую основу.

Эффективность работ по созданию страховых копий во многом определяется качеством отбора документов для страхового копирования.

В соответствии с п. 5 ст. 3 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» особо ценный документ – документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую ценность, особую важность для общества и государства. Данная норма развита и конкретизирована в подготовленных ВНИИДАД по заказу Росархива «Методических рекомендациях по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации» (М., 2006), на основе которых государственным архивам предлагалось провести критический анализ состава документов, ранее отнесенных к этой категории.

Критерии отнесения документов к особо ценным, нередко критикуются. Однако критики, говоря об их расплывчатости, не предлагают, как правило, ничего конкретного. В определенной степени эта критика связана со стремлением архивистов получить однозначный инструментарий в области определения особо ценных документов, что, на наш взгляд, несостоятельно.

Подходы к отбору особо ценных документов должны быть ужесточены, критерии конкретизированы, но только применительно к составу и содержанию фондов данного архива. Такая работа ведется, например, в РГАЭ.

По данным последней паспортизации, в федеральных архивах к особо ценным документам отнесено 22% документов, что, на наш взгляд, превышает их оптимальное количество. При этом страховые копии созданы лишь на 32% учтенных особо ценных документов.

Особый разговор о выявлении уникальных документов, формировании Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Подробно эти вопросы были рассмотрены на состоявшейся 2 июля 2009 г. коллегии Росархива.

Наиболее активно работа по выявлению уникальных документов ведется в РГАДА, ГА РФ, РГАЛИ и РГВИА.

Перспективы развития этого направления связаны с созданием типового программного обеспечения для ведения как федерального, так и региональных реестров, оцифровкой уникальных документов и представлением их в сети Интернет.

Информационные технологии находят все более широкое применение в практике работы архивных учреждений. Наиболее серьезные успехи достигнуты в области централизованного государственного учета.

С начала этой работы автоматизация государственного учета рассматривается Росархивом как основа создания и развития информационной инфраструктуры отрасли, поскольку именно в учетных справочниках аккумулируется вся информация о состоянии архивных фондов, составе и содержании их документов. Развитие системы автоматизированного учета фактически является развитием информационного ресурса общероссийского автоматизированного научно-справочного аппарата (НСА) к документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам.

Трёхзвенность системы архивных учреждений страны обусловила необходимость разработки трех учетно-поисковых программных комплексов (ПК), каждый из которых соответствует определенному уровню архивного учреждения:

Принципиально важным является то обстоятельство, что в основе разработки каждого из трех названных ПК, в совокупности составляющих систему автоматизированного государственного учета, изначально заложены единые принципы их построения как в части выбора программных платформ, так и в части определения состава показателей учета и описания архивных фондов. Этим достигается:

При этом программные комплексы первых двух уровней – «Архивный фонд» и «Фондовый каталог» являются типовыми программными продуктами с возможностями их тиражирования.

Инновационным проектом стала разработка на современной программной платформе, совместимой с наиболее распространенными операционными системами, 4-ой версии ПК «Архивный фонд». В отличие от предыдущих, эта версия – самостоятельный программный продукт, позволяющий более качественно и эффективно выполнять функции как по государственному учету, так и по формированию автоматизированного НСА.

Основными особенностями 4-ой версии являются:

Решением коллегии Росархива от 12 февраля 2009 г., 4-ая версия ПК «Архивный фонд» утверждена в качестве отраслевого программного продукта для ведения автоматизированного государственного учета и передана на бесплатной основе во все федеральные архивы и уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела для организации внедрения.

В развитие ПК «Архивный фонд» были разработаны новые версии ПК «Фондовый каталог», а также ПК «Центральный фондовый каталог», позволяющие предоставить открытую часть ресурсов, накопленных в системе автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, в режиме удаленного доступа в сети Интернет.

В настоящее время ПК «Архивный фонд» в той или иной версии ведут практически все федеральные архивы, государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы.

В автоматизированную систему учета включена информация о более чем 790,0 тыс. фондах, что составляет почти 86% от числа хранящихся в государственных и муниципальных архивах страны.

В январе 2012 г. на портале «Архивы России» размещена тестовая версия Центрального фондового каталога с информацией о составе и содержании 73,0 тыс. фондов 12 федеральных архивов (включая переданные и утраченные фонды).

В сентябре 2012 г. в автоматизированный Центральный фондовый каталог добавлены данные об архивных фондах государственных архивов Ямало-Ненецкого АО (1644 фонда), Республики Мордовия (9934 фонда), Республики Татарстан (14725 фондов), Забайкальского края (4644 фонда), Архангельской области (8480 фондов), Ленинградской области (3455 фондов), Липецкой области (7870 фондов), Магаданской области (2306 фондов), Псковской области (13616 фондов), Свердловской области (10580 фондов).

Всего база данных содержит информацию о более чем 150,0 тыс. фондах.

Ежемесячно электронный ЦФК посещают до 7,0 тыс. пользователей.

Наряду с внедрением информационных технологий в сферу учета, созданием на этой основе единого автоматизированного информационного архивного ресурса, позволяющего предоставлять сведения о составе и содержании документов Архивного фонда Российской Федерации и местах их хранения в режиме удаленного доступа, информационные технологии используются и при организации работы читальных залов, контроле за движением дел и др.

Планируется организовать разработку типовых программных продуктов для внедрения их на различных участках архивной работы.

Если говорить о перспективах, то над решением вопросов, затронутых в сообщении, предстоит работать и далее. Наиболее остро будут стоять проблемы «архивной полки», внедрения информационных технологий, создания цифровых копий документов и, конечно, весь комплекс работ с электронными документами, где мы еще в начале пути.

ОСНОВНЫЕ АСПЕКТЫ ПРЕВЕНТИВНОЙ КОНСЕРВАЦИИ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

При длительном хранении все материалы претерпевают ряд физико-химических изменений, называемых естественным старением. Остановить процесс естественного старения нельзя, но его можно замедлить посредством правильного хранения, а также ограниченного и бережного использования. Обеспечение сохранности документов предполагает два основных направления: первое – превентивную защиту, включающую в себя разного рода охранительные меры, направленные на защиту документов от разрушения; второе – различные реставрационные процессы, с помощью которых устраняются физические и химические повреждения объекта.

Если говорить о реставрации, то необходимо всегда иметь в виду, что реставрация – это вынужденная мера и обращаться к ней стоит только в случае крайней необходимости, т.к. реставрационное вмешательство сопряжено с опасностью повредить документ. Осуществлять реставрацию должны квалифицированные специалисты, обладающие специальными знаниями по химии, физике, материаловедению реставрируемых объектов и опытом работы по реставрации архивных документов. Бессистемный, неквалифицированный ремонт документов может принести больше вреда, чем пользы. Практика показывает, что во многих случаях реставрации объектов можно избежать, если грамотно подходить к организации хранения и принимать профилактические меры, направленные на предотвращение разрушений.

В данном сообщении речь пойдет о превентивной консервации архивных документов, которая позволяет повысить сохранность значительного количества объектов в целом, а не отдельных экземпляров (как в случае реставрации), без вмешательства или же с минимальным вмешательством в структуру документов и представляет собой комплекс мероприятий, направленных на обеспечение их сохранности в процессе хранения и использования.

Одним из главных аспектов превентивной консервации является создание и поддержание нормативного режима хранения. Как известно, режим хранения архивных документов обеспечивается путем соблюдения нормативных температуры, влажности, состава воздуха, а также освещенности и санитарно-гигиенического состояния помещений.

Поскольку температура и относительная влажность воздуха взаимосвязаны, то норму хранения на них обычно указывают вместе. Для гигроскопичных материалов термодинамическое равновесие достигается при температуре от 17–19ºС в диапазоне 50–55% относительной влажности воздуха, что и рекомендуется для комплексного хранения. Температуру и относительную влажность необходимо систематически измерять и регистрировать не только в помещении архива, но и за его стенами. Морозный воздух температурой –20ºС может максимально содержать в себе 0,8 г/кг водяного пара и, проникая в помещения с температурой +20ºС, он будет высушивать воздух внутри здания до 15–25%. Исследования показали, что при повышении температуры на 10ºС ускоряются все химические реакции, включая деструктивные. Хранение при повышенных температурах 25–30ºС не только уменьшает долговечность, но и необратимо изменяет некоторые свойства документов. Высокая относительная влажность воздуха (более 60%) повышает уровень влагосодержания гигроскопичных материалов, а в сочетании с высокой температурой способствует росту микроорганизмов и активности насекомых.

Единственный способ контроля климата в помещении заключается в том, чтобы записывать показатели с помощью приборов, предназначенных для этих целей. В настоящее время механические приборы контроля температуры и влажности воздуха вытесняются цифровыми электронными приборами, которые подразделяются на две группы: электронные приборы без программного обеспечения и с программным обеспечением – логгеры. Логгеры – это устройства небольшого размера, обеспечивающие сбор, обработку, хранение и передачу информации. Логгеры измеряют заданные программой параметры (температуру и относительную влажность воздуха) с определенной периодичностью. Собранные данные переносятся из памяти логгера в компьютер. Полученная информация обрабатывается компьютером и выдается в виде таблиц и графиков. Любые контрольно-измерительные приборы необходимо периодически тарировать, т.к. сбивается настройка и произведенные при помощи их замеры не будут соответствовать действительности.

Мониторинг температурно-влажностного режима позволит установить, правильно ли работает система управления климатом и поддерживаются ли требуемые условия окружающей среды. Полученные результаты постоянных замеров позволят обосновать необходимость закупки специального оборудования для поддержания необходимых условий хранения.

Еще более опасными являются резкие колебания температурно-влажностного режима, т.к. именно они приводят к заметным повреждениям документов (порою даже необратимым). Следует помнить, что требования, предъявляемые к температуре и относительной влажности воздуха для документов на бумажных носителях, отличаются от требований, предъявляемых к температурно-влажностному режиму при хранении документов на нетрадиционных носителях, в частности, фото-, видео- и кинодокументы должны храниться при температуре не выше 15ºС и относительной влажности не выше 45%. При работе с ним необходимо предусматривать некоторый период времени, необходимый для того, чтобы материалы после хранения могли постепенно согреться до необходимой в работе температуры, т.е. пройти акклиматизацию. Быстрый перенос объектов из холодного помещения в теплое может вызвать конденсацию влаги на поверхности таких документов.

Нормативный температурно-влажностный режим для различных групп хранения

Особое опасение вызывают документы на нитратной и ацетатной пленочной основах. Надо всегда иметь в виду, что пленка на основе нитрата целлюлозы огнеопасна и должна храниться в специально оборудованном помещении. При хранении при комнатной температуре и даже более низкой температуре она медленно и непрерывно разрушается, в процессе чего выделяются вредные газы. В частности, под воздействием азотной кислоты, выделяемой при разрушении нитроцеллюлозы, галогенидосеребро в изображениях выцветает, желатин в эмульсионном слое размягчается и становится клейким, металлические контейнеры и шкафы ржавеют. Именно поэтому каждый тип пленки должен храниться отдельно. Это защитит другие документы от вредного воздействия продуктов деградации пленок на основе нитрата и ацетата целлюлозы.

Исследования, проведенные в Институте по проблемам сохранности изображений на пленочных носителях в г. Рочестере (США), показали, что хранение в холодильной камере – единственный реальный способ стабилизировать материал, который уже проявляет признаки разрушения и сохранить новый материал в хорошем состоянии. Если по каким-либо причинам хранение в холодильной камере невозможно, то помещение хранилища должно быть оборудовано эффективной системой вентиляции, чтобы предотвратить накопление кислых газообразных веществ.

Специалистами РГАНТД были проведены исследования и разработаны рекомендации по условиям хранения и применению индикаторного экспресс-метода оценки стабильности кинодокументов на нитроцеллюлозной основе. С рекомендациями можно ознакомиться на сайте Росархива.

Нарушение температурно-влажностного режима является одной из главных причин поражения документов микроорганизмами и насекомыми. В качестве предохранительных мер необходимо периодически осуществлять визуальную экспертизу документов не только в экстремальных ситуациях, но и при поступлении документов из других хранилищ, при обеспыливании, при выдаче и подкладке документов. В случае, когда хранители сталкиваются со следами биоповреждений и наличием насекомых, необходимо срочно вызывать биологов. Мне бы хотелось обратить ваше внимание на то, что видимые признаки биологического поражения документов не всегда являются поводом для проведения дезинфекции, т.к. они могут быть старыми, биологически не активными, функционировавшими несколько десятков лет назад.

Определить это может только микробиолог. Микологическая экспертиза производится путем микробиологических высевов с пораженных микроорганизмами участков документа. Дезинфекционная обработка документов возможна только после заключения миколога о жизнеспособности микроорганизмов. Это связано с тем, что на сегодняшний день не существует полностью безопасных методов и биоцидов с точки зрения их влияния на обрабатываемые материалы и людей. Ранняя диагностика зараженности документов – необходимое условие успешной борьбы с возможными пагубными последствиями.

Огромное значение в обеспечении сохранности имеет гигиеническая обработка фондов. Удаление пыли крайне необходимо для сохранения документов и может производиться при помощи обычного бытового пылесоса, при покупке которого необходимо предусмотреть, чтобы он не пропускал пыль через свою систему циркуляции обратно в помещение.

Для удаления пыли выпускаются специальные обеспыливающие установки, использование которых во много раз повышает качество, а также облегчает и ускоряет процесс обеспыливания.

Рис. 4. Обеспыливающие установки:
а – ручная обеспыливающая установка, б – обеспыливающая полуавтоматическая установка

Пыль притягивает влагу и, тем самым, создает благоприятную среду для плесени, бактерий и насекомых. Помимо влаги, пыль впитывает вредные компоненты из окружающей среды, которые затем оказывают вредное влияние на объекты хранения.

Практика наблюдения за документами показывает, что разрушение документов во многом обусловлено загрязнителями воздуха. Качество воздуха в помещении для хранения документов нужно проверять регулярно. Газы и частицы являются двумя основными типами загрязнителей. Газообразные загрязнители – особенно диоксид серы, оксиды азота, пероксиды и озон – катализируют химические реакции, которые приводят к образованию кислот в материалах. Бумага при этом изменяет цвет и приобретает хрупкость, а кожа начинает крошиться. Частицы, в особенности сажа – истирают и пачкают материалы.

В ГОСТ 7.50-2002 «Консервация документов» рекомендована предельно допустимая концентрация вредных примесей в воздухе помещений для хранения документов.

Предельно допустимая концентрация вредных примесей в воздухе

Имеются и другие стандарты. Методы оценки количества вредных примесей в воздухе указаны в ГОСТ 12.1.014.

Поддержание необходимого качества воздуха является непростым делом и зависит от многих факторов, влияющих друг на друга. Разумными являются рекомендации по уменьшению количества загрязнителей в воздухе настолько, насколько это практически возможно. Газообразные загрязнители можно устранять химическими фильтрами, газопромывателями или сочетанием этих систем. Частицы поддаются механическому улавливанию с помощью фильтров. Необходимо всегда помнить о регулярной замене фильтров. Электростатические осадители не должны использоваться, поскольку они выделяют озон.

Большую роль в обеспечении сохранности играет фазовая консервация, которая подразумевает размещение документов в коробки, папки, пакеты или другие приспособления из материалов «архивного качества».

В мировой практике термин «архивное качество» предусматривает наличие у материала определенного набора свойств, которые подобраны так, чтобы уменьшить вредное воздействие неблагоприятных факторов окружающей среды, не выделяя при этом химических веществ, повреждающих хранимые в них объекты. Такие материалы стойки к разрушению, обеспечивают физическую защиту хранимых в них объектов и предназначены для долгосрочного хранения.

При выборе материалов для изготовления индивидуальных средств хранения (коробок, папок и др. приспособлений) нельзя путать такие понятия как «бескислотный» картон и картон «архивного качества». Картон может быть бескислотным, т.е. иметь значение рН равное 7 или 8, но при этом содержать в своем составе лигниносодержащие вещества, которые являются недопустимыми для картона архивного качества.

За рубежом для сохранности документов на отдельных листах широкое распространение получило инкапсулирование. Под инкапсулированием понимается заключение документа в прозрачный конверт из инертной полиэфирной пленки, три стороны которого запаиваются. Незначительное статическое электричество, образующееся в конверте, помогает удерживать вместе разорванные части листа, снимая необходимость в подклейке небольших разрывов. Однако следует заметить, что данная технология не годится для документов, выполненных в технике пастели, углем, некоторыми карандашами, а также в случае порошащегося красочного слоя и документов, выполненных электрографическим способом. Применение данного способа фазовой консервации позволяет архивам не только защитить документ от агрессивного воздействия окружающей среды, но и обеспечить доступ, ограждая его во время использования.

Для инкапсулирования используются такие материалы как MylarType D и Melinex 516. Приобретение данных материалов сопряжено с определенными трудностями, в том числе – материальными. Отечественным аналогом выше обозначенных материалов служит полиэтилентерефталатная пленка. По своим свойствам она не уступает, а в чем-то даже превосходит зарубежные аналоги. Пакеты из полиэтилентерефталатной пленки могут быть изготовлены при помощи ультразвуковой установки, либо зашиваться на обычной швейной машинке.

Рис. 6. Документы в пакетах из полиэтилентерефталатной пленки

Размер и форма приспособлений для хранения должны соответствовать размерам документов, которые в них хранятся, иначе можно не защитить, а повредить документ. Фазовая консервация не решает всех проблем хранения, но, как показывает практика, от многих из них позволяет избавиться.

Говоря о световом режиме хранения, необходимо отметить, что свет – наиболее мощный и быстродействующий фактор внешней среды, вызывающий деструкцию целлюлозных волокон, снижение прочности и эластичности бумаги, ее выцветание и пожелтение за очень короткие сроки. Свет является причиной разрушения не только носителя информации – бумаги, но и красителей, а именно, изменения или исчезновения их цвета, тем самым, влияет на четкость текстов и внешний вид документов. Любая экспозиция на свету, даже за короткое время, приводит к разрушению, которое аккумулируется и оказывается необратимым. Желательно на выставках размещать копии или муляжи документов, если все же необходима экспозиция подлинных документов, то она должна быть кратковременной. Время экспонирования зависит от состояния сохранности документа. Ни в коем случае нельзя подвергать экспонированию документы с угасающим текстом и старинные фотографии. Особое внимание следует уделять витринам. Витрины нельзя устанавливать вблизи окон и источников тепла. Необходимо защищать стекла витрин тканью или светофильтрами. Ввиду того, что без света невозможен процесс зрительного восприятия, а также эффективная работа в реставрационных мастерских, был поставлен вопрос об оптимизации параметров светового режима. Имеется в виду минимизация разрушающей способности излучений при еще приемлемых условиях для зрительного восприятия предметов экспозиции и реставрации светоцветовой среды в приспособленных для этого помещениях, исходя из принципов превентивной консервации. Было предложено ввести понятие «максимальной экспозиции в год» (освещенность на время экспонирования в лк х час) для экспонатов различной светостойкости. Для объективной оценки состояния освещенности в помещениях применяют оптические измерительные приборы – люксметры.

Максимальная продолжительность экспонирования документов, (лк x час в течение года)^[1]

Солнце, ртутные лампы, галогеновые лампы и флуоресцентные источники дневного света являются наиболее опасными средствами освещения, поскольку они создают высокий уровень ультрафиолетового излучения. Для освещения следует использовать лампы с фильтром, защищающим от ультрафиолетового излучения и поглощающим тепло или волоконно-оптические системы освещения.

Перед архивистами, равно как и перед библиотекарями, стоит задача, изначально включающая в себя диалектическое противоречие, а именно: сохранять документы и одновременно обеспечивать к ним доступ. Такую возможность нам предоставляют копии, изготовленные путем ксерокопирования, микрофильмирования и оцифровывания документов. Решение о способе копирования документов в каждом случае должно приниматься индивидуально. Изготовление копий возможно не более одного раза, последующее копирование выполняют с копии. Любой из способов перенесения информации на другой носитель имеет свои преимущества и недостатки. Самое главное при копировании не повредить оригинал, т.е. правильно подобрать безвредное устройство для его осуществления. Так, например, при выборе сканера необходимо убедиться в отсутствии УФ и ИК-излучения.

На современном этапе внедрение информационных технологий предоставило возможность ускорения и упрощения доступа к информации, но в тоже время поставило архивы и библиотеки перед необходимостью решать новую проблему – сохранения цифровой информации. Созданная в США специальная комиссия по архивированию цифровой информации, изучив все «за» и «против» оцифровывания, пришла к выводу, что на сегодняшний день невозможно гарантировать неограниченную долговечность носителей цифровой информации. В настоящее время в архивах распространена практика хранения информации на компакт-дисках. Информацию, записанную на компакт-дисках, необходимо проверять каждые 2,5–3 года, и, как показывает практика, перезаписывать через каждые пять лет, чтобы не произошло утери информации. Проведенные специалистами РГАНТД исследования наиболее широко используемых на практике носителей, таких как CD-R и DVD-R/+R, показали, что наибольший срок сохранения информации осуществляется на компакт-дисках с платиновым покрытием. С результатами исследований можно ознакомиться на сайте Росархива.

Еще одной неотъемлемой составляющей превентивной консервации является планирование мер безопасности и готовности к аварийным ситуациям и стихийным бедствиям. Планирование действий на случай чрезвычайной ситуации в архиве является важным компонентом общего планирования мер по обеспечению сохранности документов. Четко организованный и написанный план позволяет быстро и эффективно реагировать на любую чрезвычайную ситуацию, сводя к минимуму угрозу для персонала, возможный ущерб фондам и зданию.

Такой план должен включать как превентивные (профилактические) меры, так и методы проведения восстановительных работ после бедствия.

Планирование мер готовности обычно предполагает пять фаз:

В план действий на случай чрезвычайной ситуации обязательно включается и обучение персонала.

Превентивная консервация так же включает в себя такие виды деятельности как размещение документов на стеллажах, правильное размещение самих стеллажей, аккуратное обращение, ограничение доступа к поврежденным документам.

В заключение хотелось бы сказать, что превентивная консервация – это ежедневная и слаженная работа большого коллектива людей, занимающихся сохранением документального наследия. Она играет почти ту же роль по отношению к архивным документам, как и профилактическая медицина в отношении людей.

ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ФОНДОВ
В НОВОМ ЗДАНИИ РГИА

Российский государственный исторический архив (РГИА) занимает ныне комплекс зданий, специально для него построенных в 2004–2005 гг. Архивохранилища оснащены системой создания искусственного микроклимата, поддерживающей температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы согласно принятым нормативам. Мониторинг климатического, микробиологического и экологического режимов хранения ведут специалисты отдела обеспечения сохранности документов и современных архивных технологий. Биологический режим в архивохранилищах оценивается как удовлетворительный, что подтверждено специальным исследованием, проведенным в 2008 г. специалистами ВНИИДАД. Каждое хранилище снабжено датчиками противопожарной системы, а также автономной системой пожаротушения. Охранный режим обеспечивают посты полиции, специальные средства инженерно-технической укрепленности и охранной сигнализации. Каждое хранилище пломбируется и доступ в него возможен лишь с помощью индивидуальных электронных карт. Эксплуатация комплекса зданий РГИА и инженерно-техническое обслуживание осуществляются специалистами ООО «НЕВИСС – Комплекс» на договорной основе.

Принципиально новые возможности для работы по совершенствованию организации хранения, учета документов и фондов, поддержанию необходимых климатических условий хранения, улучшению физического состояния дел, созданию страхового фонда и фонда пользования особо ценных документов, выдаче дел для использования получили и хранители фондов. Однако множество вопросов организации хранения архивных фондов потребовалось решить еще до и в ходе переезда. Прежде всего следовало завершить разукрупнение архивохранилищ (оптимизировать их состав в русле совершенствования структуры отдела организации хранения и учета документов); составить схемы и топографические указатели размещения фондов в новом здании, воссоединив при этом части фондов, размещенные в разных помещениях.

В марте 2000 г. число архивохранилищ довели до девяти. Это улучшило общую ситуацию, но три архивохранилища по-прежнему насчитывали свыше 1,0 млн. ед.хр., а одно – около 800,0 тыс. ед.хр. Только со строительством нового здания появилась возможность последующего их разукрупнения и уточнения профиля, в основном, в соответствии с ведомственной принадлежностью фондообразователей. Росархив поддержал предложения руководства РГИА об изменении с 1 апреля 2005 г. структуры архива и введении нового штатного расписания на период подготовки и организации переезда в новое здание. В структуру отделов организации хранения и учета документов вошло 12 архивохранилищ для документов на бумажной основе и одно – для микрофотокопий.

Предпринятые действия помогли хранителям заблаговременно составить поэтажные графические схемы размещения фондов в архивохранилищах и топографические указатели каждого из них. В свою очередь, топографирование позволило оперативно перевезти и расставить фонды, исключив их штабелирование на неопределенный срок. Одновременно решалась проблема рационального размещения документов и воссоединения разрозненных фондов, хранившихся в разных помещениях, а порой и на разных этажах. Их насчитывалось 179 из 1368, т.е. 13%, причем отдельные крупные фонды имели от 25 до 45 частей.

В процессе топографирования хранители фондов не только учитывали параметры строящегося корпуса архивохранилищ, но и влияли на внесение необходимых изменений в проект строительства. Так, например, в дискуссии о размерах архивохранилищ проектировщики поддержали предложение архивистов о необходимости учитывать модуль высоты помещений для определения полезного объема. Позиция архива была изложена в памятке «Обоснование потребности площади хранилищ при строительстве комплекса зданий РГИА» и доведена до Дирекции по строительству и реконструкции объектов в Северо-Западном федеральном округе.

Сегодня корпус архивохранилищ (блок Б) имеет семь этажей, на каждом из которых расположено по 12 помещений хранилищ, 81 – типовое, площадью около 300 кв.м и три – меньшей площади. Общая площадь хранилищ около 24 тыс. кв.м, протяженность металлических полок – 220 тыс. пог.м. Документы размещены на удобных, выбранных самими архивистами стеллажах типа «компактус». При их изготовлении по специальному заказу РГИА были учтены пожелания хранителей о необходимости отверстий на боковых крышках для лучшего воздухообмена. Мобильные стеллажи имеют высоту 2,2 м, а их верхняя крышка в соответствии с инженерными требованиями отстоит от навесных систем примерно на 60 см. Два помещения оборудованы металлическими шкафами, разделенными на горизонтальные секции и ячейки, для хранения графических документов. В старом здании они помещались в крупногабаритных фанерных коробках и стояли на полках в три ряда таким образом, что даже верхняя коробка открывалась с трудом. К сожалению, потребности архива в специальных шкафах для графики не были удовлетворены в полном объеме из-за высокой стоимости этого оборудования.

До сих пор в ряде архивохранилищ еще продолжается работа по оптимизации размещения. Это относится к графическим документам (ф. № 380) и крупногабаритным делам по отдельным фондам.

Уникальные документы и документы, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, размещены в изолированном помещении (хранилище-сейф), которое имеет повышенную укрепленность и оснащено тремя рубежами защиты. В основном, это коллекция гербов, жалованных грамот, дипломов и патентов на чины Департамента герольдии Сената (ф. № 1411). Данный комплекс документов находится под особым контролем ответственных хранителей. Ежегодно в соответствии с приказом директора РГИА он проверяется комиссией, а результаты инвентаризации оформляются актом, который вместе с отчетом архива направляется в Росархив.

В изолированном архивохранилище размещены копии фонда пользования на пленочной основе, причем одно из трех хранилищ резервное, рассчитанное на перспективу микрофильмирования. Одно помещение оборудовано стационарными металлическими стеллажами, на которых хранятся микротеки фонда пользования (в бюксах), второе – стационарными и частично мобильными стеллажами для хранения металлических коробок с рулонной позитивной пленкой, а также привезенными из старого здания стеллажами типа «елочка», приобретенными еще в советское время.

Три изолированных хранилища выделены для 32.985 дел по 12 фондам Сената, находившимся с 60-х годов прошлого века в Центре хранения страхового фонда (ЦХСФ) и возвращенным на зарезервированные площади в новое здание в конце 2009 г.

Все документы РГИА, за исключением нестандартных дел, закартонированы. Специфика документов, их различные размеры и габариты учтены при проведении расчетов размещения фондов в новом здании. Особое внимание уделялось параметрам основных стандартных коробок: увеличение допуска их ширины с 27 до 30 см обеспечило нормальное размещение дел и предохранение их от загибов и деформаций. После переезда в новое здание в архивохранилищах ежегодно осуществляется работа по перекартонированию дел и замене старых коробок на новые из бескислотного картона.

В октябре 2011 г. Росархив провел комплексную проверку архива, выявившую упущения и недостатки в области обеспечения сохранности и учета документов РГИА. В настоящее время в совершенствовании этого направления деятельности РГИА уже есть положительные результаты.

Вместе с тем, еще многое предстоит сделать, используя имеющиеся ресурсы и накопленный опыт.

ТЕХНИЧЕСКАЯ УКРЕПЛЕННОСТЬ АРХИВОВ, РАСПОЛОЖЕННЫХ
В ЗДАНИЯХ – ПАМЯТНИКАХ ИСТОРИИ И КУЛЬТУРЫ:
НОРМАТИВНАЯ БАЗА И ПРАКТИКА РГВИА

Вопросы сохранения, использования и государственной охраны объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации регулируются, в первую очередь, Федеральным законом «Об объектах культурного наследия (памятниках истории и культуры) народов Российской Федерации» от 25 июня 2002 г. № 73-ФЗ. В соответствии с его требованиями работы по сохранению объекта проводятся с письменного разрешения и по заданию, выданными соответствующим органом охраны объектов культурного наследия, при условии осуществления этим органом контроля за проведением работ. Последние распространяются на ремонтно-реставрационные, проектные и производственные работы, ремонт и реставрацию памятника, приспособление его для современного использования. Организация и проведение работ по технической укрепленности архивов и других учреждений культуры, расположенных в зданиях, являющихся памятниками истории и культуры, регламентируются подзаконными нормативными правовыми актами, распорядительными документами МВД, МЧС, Минкультуры России и иных ведомств, с учетом требований законодательства в области сохранения, использования и государственной охраны объектов культурного наследия народов Российской Федерации.

Наиболее детально нормативы технической укрепленности изложены в «Типовых требованиях по инженерно-технической укрепленности и оборудованию техническими средствами охраны учреждений культуры, расположенных в зданиях – памятниках истории и культуры» (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 8 ноября 2000 г. № 664 (ТТ - 2000)). Они определяют способы и средства защиты конструктивных элементов зданий и их помещений, внешних ограждающих конструкций, мест непосредственного размещения культурных ценностей, регулируют порядок организации работ, устанавливают меры, обеспечивающие защиту зданий с помощью технических средств безопасности (ТСБ), критерии, предъявляемые к подрядным организациям, осуществляющим работы по проектированию, монтажу и эксплуатации ТСБ.

Основное требование заключается в том, что все работы должны осуществляться без нанесения ущерба памятнику при обязательном соблюдении технологии и высокого качества проведения работ, технических условий эксплуатации и содержания здания, его конструкций и помещений. Изменения планировочной, объемно-пространственной структуры, инженерно-конструктивных особенностей, фасадов и интерьеров памятника допускаются только по предписанию государственного органа охраны памятников. Создание или усиление защиты недвижимых памятников истории и культуры являются неотъемлемой частью ремонтно-реставрационных работ и проводятся одновременно на всех стадиях проектирования и производства работ, начиная с технического задания. Сдача отреставрированного (отремонтированного) памятника истории и культуры, не оснащенного средствами инженерно-техничес-кой укрепленности и техническими средствами охраны, не допускается.

В руководящих документах МВД России техническая или инженерно-техническая укрепленность, в первую очередь, определяется как совокупность мероприятий, направленных на усиление конструктивных элементов зданий, помещений и охраняемых территорий, обеспечивающих необходимое противодействие несанкционированному проникновению в охраняемую зону, взлому и другим преступным посягательствам (РД 78.36.003-2002).

В конечном счете, для учреждений культуры, и в частности архивов, техническая укрепленность – это, как правило, весь комплекс мероприятий, связанных с усилением и обеспечением безопасности объектов культуры, культурных и материальных ценностей, включая документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся здесь на хранении. Это напрямую касается Российского государственного военно-исторического архива (РГВИА), занимающего здание, отнесенное к памятникам истории и культуры федерального значения XVII–XIX вв. – «Дворец Петра I на Яузе», известное также как Лефортовский дворец по имени своего первого номинального владельца Франца Лефорта. Поскольку основные фонды размещаются здесь с осени 1865 г. (вывезены из помещений Сената Московского Кремля), до начала XX в. архив часто именовался как «Лефортовский (военный) архив». С самых первых дней размещения архивных документов на новом месте приспособлению дворца под архив уделялось значительное внимание.

Уже к 1873 г. на чердаках Лефортовского дворца для пожарной безопасности установили «большие резервуары воды, с проведенными от них в помещения архивов железными трубами и рукавами, приспособленными к заливанию огня», вода из которых на зиму сливалась (правда, периодически все равно случались протечки)^[2]. В помещениях архивохранилищ сделали стеллажи, металлические двери; отделили каждое друг от друга брандмауэрами, а окна первого этажа закрыли металлическими решетками ^[3].

В начале XX в. военным ведомством разрабатывалась большая комплексная программа по технической укрепленности дворца, но она оказалась до конца нереализованной в связи с началом Первой мировой войны.

По существу только в 1950-е гг. провели наиболее значимые работы по реконструкции и технической укрепленности объекта: подключили центральное отопление, водопровод, канализацию, электроосвещение помещений архивохранилищ. И если в 1912 г. при разработке предложений по технической укрепленности объекта служащие Лефортовского архива придерживались мнения, что «не архив для здания, а здание для архива»^[4], то в 1950-е гг. проведение этих работ диктовалось размещением архива в здании, признанном памятником истории и культуры общесоюзного значения ^[5].

Наиболее остро вопросы инженерно-технической укрепленности встали перед архивом в 1990-е гг., когда конструктивные элементы здания (крыша, стропила, чердачные перекрытия), его инженерные сети, в силу своей изношенности и отсутствия профилактических ремонтов, стали угрожать сохранности архивных документов и самого здания как памятника истории и культуры. Так, только в один год было зафиксировано 17 аварийных ситуаций на инженерных сетях объекта.

В 2000-е гг. работы по технической укрепленности архива осуществили за счет средств федеральной целевой программы «Культура России», в том числе в ходе реставрации дворца. Сегодня архив оснащен охранно-пожарной сигнализацией на базе интегрированной системы безопасности «Рубеж-08» с автоматизированными рабочими местами, установленными на постах полицейской и пожарной охраны объекта, периметральной сигнализацией его заднего двора, выведенной на блок центральный процессорный (БЦП). В соответствии с предписаниями вневедомственной охраны периметр забора заднего двора дополнительно укреплен плоским барьером безопасности «Егоза». Помещения обеспечены двумя рубежами охраны.

На объекте имеются внешняя и внутренняя системы видеонаблюдения: первая установлена на территории, предназначена для оперативного визуального контроля и регистрации обстановки средствами телевизионной техники и выведена на пост полицейской охраны, вторая – в помещениях читального зала РГВИА и уже показала свою эффективность. С учетом опыта ее использования и предложений сотрудников читального зала, в 2012 г. система была модернизирована за счет федеральной целевой программы «Культура России».

В рамках ФЦП проводится также замена оконных блоков в ходе реставрационных работ на фасадах здания, завершена реконструкция внешней и внутренней системы отопления, практически во всех архивохранилищах установлены металлические двери, стекла окон первого и второго этажей, выходящие на фасады здания, защищены полимерными пленками по классу «А3», за годы эксплуатации показавшими свою надежность.

Вместе с этим, многие вопросы технической укрепленности и обеспечения безопасности объекта до сих пор не решены. Так, в непосредственной близости от здания РГВИА остаются самовольно возведенные гаражи. Обращения архива об их сносе в органы прокуратуры, Госпожнадзора МЧС России, территориальные органы местной власти и другие инстанции успехом не увенчались, несмотря на пожар 2003 г. в Государственном архиве Оренбургской области, возникший в гаражах, расположенных рядом с архивом.

Пока не удается согласовать с местными территориальными органами власти установку с выходящей на Кондрашевский тупик стороны здания ограждения для защиты от несанкционированного доступа к фасаду посторонних. Более того, в соответствии с существующими нормативами со ставней, установленных на окнах первого этажа, выходящих на Кондрашевский тупик, по требованию органов Госпожнадзора МЧС России были удалены внешние навесные замки, и ставни, по существу, перестали выполнять свое назначение.

Фактически и юридически граница архива проходит по фасаду здания, несмотря на положения об охранных культурных зонах памятников истории и культуры федерального закона «Об объектах культурного наследия (памятниках истории и культуры) народов Российской Федерации» от 25 июня 2002 г. № 73-ФЗ, Закона города Москвы «Об охране и использовании недвижимых памятников истории и культуры» от 14 июля 2000 г. № 26. Не работает в этом случае и Закон города Москвы «Об особом порядке регулирования градостроительной деятельности на исторических территориях города Москвы и на территориях зон охраны объектов культурного наследия в городе Москве» от 9 июня 2004 г. № 40, признанный экспертами одним из лучших законов в данной области. Через площадь от архива строится автозаправочная станция, хотя в зонах охраны памятников истории и культуры размещение взрыво- и пожароопасных объектов запрещено.

В заключение отметим, что в 1912 г. при оценке возможностей использования Лефортовского дворца под архив его расположение считалось идеальным с точки зрения обеспечения пожарной безопасности, прежде всего из-за отсутствия в непосредственной близости других строений и значительной его отдаленности от Слободского дворца, в котором размещалось Императорское техническое училище ^[6]. Однако сегодня вопросы обеспечения пожарной безопасности объекта остаются одними из самых серьезных и трудно решаемых.

На объекте отсутствует не только система автоматического пожаротушения, но и не проработано инженерное решение о возможности ее установки, поскольку нет свободных помещений для размещения инженерного оборудования станции пожаротушения, а архивохранилища слишком перегружены для установки модульных систем пожаротушения. До сих пор не решен вопрос о нормализации температурно-влажностного режима в помещениях архивохранилищ.

Серьезной проблемой для архива остается переоснащение стеллажным оборудованием. При загруженности помещений архивохранилищ на 105% по состоянию на 1 января 2012 г. здесь имеется 35 тыс. пог.м стеллажных полок, из них металлических стеллажей – 25%, смешанных (с деревянными полками) – 65% и деревянных – 8%. При этом многие стеллажи при высоте свыше 4 м не имеют перекрытий или имеют частично и доступны со стремянок и приставных лестниц. Но основная проблема состоит в том, что значительный комплекс стеллажей установлен с нарушением действующих норм пожарной безопасности.

К сожалению, в последнее время заметно изменился подход надзорных органов МЧС России к обеспечению пожарной безопасности на объектах культуры. Теперь он направлен, в первую очередь, не на результат, а на выявление как можно большего числа нарушений, многие из которых связаны с конструктивными особенностями зачастую приспособленных зданий. Это в полной мере относится и к архивам, размещенным в памятниках истории и культуры, вразрез п. 3. ст. 38 Закона города Москвы «Об охране и использовании недвижимых памятников истории и культуры», по которому проекты специальных работ, связанных с выполнением требований государственных органов противопожарного, санитарного надзора, других специальных органов, подлежат обязательному согласованию с государственным органом охраны памятников.

Каждое архивное здание, а тем более памятник истории и культуры, требует индивидуального подхода с учетом его специфики, места расположения и др. Их недооценка может свести на нет все усилия по обеспечению безопасности архивных документов и угрожать сохранению памятников истории и культуры. Поэтому важное значение сегодня приобретает проведение независимой профессиональной экспертизы принимаемых решений по технической укрепленности и обеспечению безопасности архивных документов и самих объектов, охватывающей в том числе и кадровые проблемы инженерно-технических служб архивных учреждений. Говоря о технической укрепленности архивов, расположенных в зданиях – памятниках истории и культуры, следует помнить, что она достигается в результате комплекса мер, направленных на обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

ИЗ ОПЫТА РАБОТЫ РГАЭ:
РАЗРАБОТКА МЕТОДИКИ ВЫЯВЛЕНИЯ УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

С сентября 2011 г. архив проводит исследование по теме «Разработка методики выявления уникальных документов в РГАЭ». Основная его цель – создание научно-методи-ческих основ для проведения выявления уникальных документов в РГАЭ с учетом состава хранящихся в нем документов, подготовка методического пособия по выявлению, описанию, учету и хранению уникальных документов в архиве.

Необходимость данной работы определяется, прежде всего, тем обстоятельством, что ныне действующие в архивной отрасли нормативно-методические документы во многом не учитывают специфику информационных массивов современных комплектующихся архивов, хранящих производственно-отраслевую (экономическую), научно-техническую и аудиовизуальную документацию второй половины XX века, к которым относится, в частности, и РГАЭ. Попытка применения РГАЭ в 2002–2004 годах общеотраслевой методики выявления уникальных документов не дала положительных результатов, что и определило актуальность разработки собственной методики.

Исследование проводится в 3 этапа. На первом этапе было проанализировано состояние проблемы к моменту начала ее разработки в РГАЭ. Особое внимание уделено второй половине 90-х годов прошлого века, когда был подготовлен общеотраслевой методический документ, в котором впервые сформулировано развернутое понятие «уникальный документ» и даны критерии его определения ^[7].

К обсуждению была предложена видоизмененная система критериев выявления уникальных документов:

В общем и целом, вышеперечисленные критерии, методы и подходы к выявлению уникальных документов носят, разумеется, предварительный характер.

Второй этап предполагает выработку оптимальной методологии и методики выявления уникальных документов в фондах архива с учетом реальной или предполагаемой специфики «классических систем» экономической документации (плановой, статистической, расчетно-денежной (банковской), финансовой, снабженческой и т.п.).Анализ этих категорий документов будет проводиться на выборочной основе, по тем хронологическим периодам и тематическим их совокупностям, которые наиболее приближены к крупным формационным изменениям в экономике (введение системы общегосударственного планирования, переход от плановой к рыночной экономике в начале 90-х прошлого века и т.п.).

В методике нашего архива первоочередной процедурой считается определение круга уникальных событий, фактов, научно-технических достижений, открытий, изобретений, объектов, технологических решений и т.д. в разных отраслях экономики. С этой целью сотрудниками отдела НИР подготовлен и отправлен в отраслевые НИИ вопросник. По результатам ответов с участием специалистов каждой отрасли будет подготовлен список или перечень уникальных событий, явлений, фактов в истории экономики советского периода, произошедших в сферах промышленности, торговли, транспорта, сельского хозяйства и т.д., которые могли бы найти отражение в документах РГАЭ.

После проведенного изучения предполагается проработать вопросы о целесообразности формулирования дополнительных критериев выявления уникальных экономических документов, отсутствующих в перечне общеотраслевых критериев; о возможности применения понятия «уникальности» не только к отдельно взятым документам, но и к их взаимосвязанным комплексам и некоторые другие методологические сюжеты. На основе этих методологических посылок предполагается обосновать конкретные методы (технологические приемы) выявления уникальных документов, их сравнительно-сопоставительного изучения с особо ценными, обозначения системы определителей, позволяющих четко разграничить эти категории документов между собой.

На третьем, заключительном, этапе исследования, которое должно завершиться в 2013 году, намечается подготовка технологичного, насыщенного конкретными примерами методического пособия (инструкции или рекомендаций) по выявлению, описанию, учету и хранению уникальных документов в РГАЭ. Предполагается, что первая редакция этого пособия будет обсуждена на производственном совещании с заведующими архивохранилищ, а окончательная редакция представлена на совместное заседание Методической и Экспертно-проверочной комиссии архива.

Основным исполнителем по теме является отдел научно-исследовательской работы и маркетинга, соисполнителем – отдел обеспечения сохранности документов РГАЭ.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

Богатейшее документальное собрание Государственного архива Новгородской области (ГАНО) отражает политическую, экономическую и культурную жизнь Великого Новгорода и Новгородской земли, начиная с первой четверти XV в., содержит сведения о территории не только Новгородчины, но и Ленинградской, Псковской, Тверской, Вологодской и Архангельской областей, Республики Карелия.

Работа по выявлению уникальных документов в фондах ГАНО ведется с 2002 г. В настоящее время в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации включено четыре документа ГАНО, в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Новгородской области – одиннадцать документов. Хронологические рамки одиннадцати уникальных документов – первая четверть XV в. до 1661 г. включительно, а также 1873–1880 гг. Все уникальные документы ГАНО представляют собой письменные памятники (отрывок из древнерусского рукописного пергаменного Евангелия-апракос, рукописная богослужебная книга – Минея, восемь грамот XVI–XVII вв., метрическая книга).

В федеральный и региональный реестры уникальных документов включены, в основном, хорошо известные наиболее древние документы ГАНО ^[8]. Критерий «древность документа» применительно к составу Архивного фонда Новгородской области скорректирован. Поскольку документы периода до 1917 г. представлены в Архивном фонде Новгородской области, в основном, документами губернских и уездных учреждений со второй половины XVIII в., то в региональный реестр включаются документы, созданные не только по 1625 г., но и позднее, по 1727 г. включительно, то есть хронологические рамки расширены из-за отсутствия более ранних источников.

При отнесении к уникальным документам Метрической книги Дегтяревской церкви Старорусского уезда Новгородской губернии за 1873–1880 гг. кроме общеобязательных критериев (подлинность, бесспорность культурно-исторического значения, публичность и высокая материальная ценность) применялись критерии: отношение к историческому событию, отношение к исторической личности, юридическое значение документа, так как в данной метрической книге содержится запись о рождении и крещении великого русского композитора С.В. Рахманинова.

Одновременно с организацией работы по выявлению, учёту и описанию уникальных документов в ГАНО в плановом порядке осуществляется целый комплекс мероприятий по обеспечению сохранности уникальных документов. Это передача уникальных документов на сейфовое хранение, ежегодная проверка их наличия и состояния, учёт физического состояния, создание страхового фонда и фонда пользования, реставрация уникальных документов. На обеспечение сохранности уникальных документов ГАНО была также нацелена подготовка и реализация «Программы по работе с особо ценными и уникальными документами Государственного архива Новгородской области (ГАНО) на 2009–2011 годы».

Уникальные документы ГАНО выделены из состава архивных фондов и переданы на сейфовое хранение по актам, утверждённым директором архива. На место изъятых дел, содержащих уникальные документы, вложены карты-заместители. На заседании экспертно-методической комиссии (ЭМК) ГАНО был рассмотрен вопрос об обеспечении сохранности уникальных и отдельных особо ценных документов, находящихся на сейфовом хранении. По итогам обсуждения членами ЭМК были даны рекомендации по приобретению нового сейфа, проведению климатического контроля с помощью переносного измерителя влажности и температуры воздуха ИВТМ–7М и регулярному еженедельному проветриванию сейфа с уникальными и особо ценными документами.

Ежегодно проводится проверка наличия и состояния уникальных документов ГАНО с их обязательным полистным просмотром, составляются соответствующие акты.

На все выявленные уникальные документы составляются паспорта состояния документов на основе методики, разработанной Федеральным центром консервации библиотечных фондов Российской национальной библиотеки (ФЦКБФ РНБ). С данной методикой сотрудники ГАНО ознакомились в 2008 г. в ходе участия во Всероссийском обучающем семинаре «Электронный паспорт состояния документов, методы и критерии оценки состояния документов», который проводился 22–23 сентября 2008 г. ФЦКБФ РНБ. В дальнейшем сотрудники ГАНО пополняли свои знания, знакомясь с публикациями сотрудников ФЦКБФ РНБ ^[9].

Цель составления паспортов состояния уникальных документов ГАНО (в бумажном варианте) – более подробное изучение и описание материального носителя и материала записи информации уникального документа, а не только их дефектов, определение степени сохранности документа, фиксирование рекомендаций по консервации документа и их выполнения, учёт использования и наличия копий документа.

В практике работы ГАНО паспорта состояния уникальных документов составляются после включения документов в федеральный или региональный реестр уникальных документов на основе листа учёта и описания уникального документа и экспертных заключений на уникальный документ. На основе паспорта состояния уникального документа, при необходимости, составляются карточки учёта архивных документов на бумажной основе с повреждениями носителя и текста.

На все уникальные документы ГАНО создан страховой фонд (микрофильмы страхового фонда). Уникальные документы ГАНО выдаются пользователям архива только на основе письменного разрешения директора архива.

Электронное копирование уникальных документов ГАНО проводилось в процессе осуществления издательской деятельности архива, в основном, при подготовке иллюстраций для буклетов историко-документальных выставок ГАНО, а также буклетов, выпущенных к 80-летию и 90-летию архива. Имеются цифровые изображения шести уникальных документов, однако их вряд ли можно рассматривать как полноценный электронный фонд пользования уникальных документов. Эти копии не воспроизводят уникальные документы полностью, при их создании решались, прежде всего, эстетические задачи создания привлекательного изображения, хотя в практике работы ГАНО востребованы и эти цифровые изображения уникальных документов.

По итогам изучения физического состояния уникальных документов было определено, что все они нуждались в проведении реставрации. В 2009 г. в ходе подготовки к проведению историко-документальной выставки «Великий Новгород: история в документах», посвящённой 1150-летию города, проведена реставрация двух уникальных документов ГАНО, внесённых в федеральный реестр уникальных документов: Настольной грамоты митрополита Никона архимандриту Вяжищского монастыря Евфимию (2 сентября 1651 г.) и Метрической книги о рождении, браке, смерти Дегтярёвской церкви Старорусского уезда Новгородской губернии за 1873–1880 гг., с записью о рождении и крещении С.В. Рахманинова.

В 2011 г. было решено отреставрировать Евангелие–апракос от Матфея (отрывок древнерусской пергаменной рукописи I-ой половины XV в.) и Минею служебную (древне-русская рукописная книга, 1522–1527 гг. или чуть позже), включённые в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

С целью обеспечения финансирования этих работ, в Росархив была направлена заявка на участие в реализации мероприятий федеральной целевой программы «Культура России (2012–2018 гг.)».

В перечень программных мероприятий на 2012 год, государственным заказчиком которых определен Росархив, вошли мероприятия по реставрации уникальных и особо ценных документов ГАНО. Объем финансирования составил 490,0 тыс. рублей (в том числе из федерального бюджета – 250,0 тыс. рублей, из областного бюджета – 240,0 тыс. рублей).

В 2012 г. на основе взаимодействия ГАНО с Росархивом и РНБ заключен государственный контракт между Росархивом и РНБ на выполнение работ в рамках федеральной целевой программы «Культура России (2012–2018 годы)» на 2012 год по реставрации уникальных документов ГАНО: отрывка древнерусской пергаменной рукописи Евангелия-апракос от Матфея (первой половины XV в.) и древнерусской рукописной книги Минея служебная на март (1522–1527 гг.).

Реставрацию уникальных документов ГАНО с использованием высококачественных и дорогостоящих зарубежных материалов выполнили сотрудники сектора реставрации ФЦКБФ РНБ художники-реставраторы I категории И.М. Золотова, Н.А. Куликова, Л.Е. Нижегородова, реставраторы Т.И. Войнюш, И.Б. Павлова. Проведены фотофиксация документов до и после реставрации, инкапсулирование пергаменного листа, изготовление нового переплёта богослужебной книги, изготовление футляров, подготовлены паспорта реставрации на оба документа.

В 2012 г. в рамках федеральной целевой программы «Культура России (2012–2018 годы)» и областной целевой программы «Архивные учреждения Новгородской области на 2010–2012 годы» была проведена реставрация семи уникальных документов ГАНО – грамот XVI–XVII вв., включённых в региональный реестр уникальных документов, на основе договора между ГАНО и РНБ.

Таким образом, в настоящее время все уникальные документы ГАНО отреставрированы. Однако проблему обеспечения сохранности уникальных документов ГАНО нельзя признать решённой окончательно. Выявление уникальных документов в фондах ГАНО будет продолжено, значит, может возникнуть необходимость улучшения их физического состояния. Необходимо решить также проблему изготовления электронных копий уникальных документов для предоставления пользователям и размещения на сайте «Архивы Новгородской области». Совершенствованию работы с уникальными документами будет способствовать обмен опытом с коллегами из федеральных и региональных архивов.

СОЗДАНИЕ ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ НА ЭЛЕКТРОННЫХ НОСИТЕЛЯХ
В ЦЕНТРАЛЬНОМ ГОСУДАРСТВЕННОМ ИСТОРИЧЕСКОМ АРХИВЕ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

В 1998 г. Центральный государственный исторический архив Санкт-Петербурга (ЦГИА СПб) приступил к созданию фонда пользования на электронных носителях. К этому времени здесь организовали отдел автоматизированных архивных технологий (ААТ) и составили перспективный план копирования архивных документов путем сканирования и съемки цифровой камерой до 2011 г. на 83.204 дела из 94 фондов. Приоритет отдали самым востребованным документам. Прежде всего, это планы и чертежи исторической застройки города (ЦГИА СПб. Ф. № 513 «Петроградская городская управа». Оп. 102). Их цветные копии изготавливаются в формате «jpg», записываются на два оптических диска DVD Verbatim (рабочий и страховой) и сохраняются на сервере архива. В настоящее время оцифровано 1.451 дело, 1.076 из которых помещены на 78 дисков. Полностью оцифрованы метрические книги из фондов синагог Петрограда (ЦГИА СПб. Ф. № 422. Оп. 3) и Кронштадта (ЦГИА СПб. Ф. № 1129. Оп. 1), лютеранских церквей Петрограда и губернии (ЦГИА СПб. Ф. № 2294. Оп. 1–2), дела из трех фондов православных кладбищ Петрограда (ЦГИА СПб. Ф. №№ 455, 457, 640), общим объемом 956 дел, записанные на 50 дисков. Учет копий ведется по «Книге учета поступлений фонда пользования на оптических дисках». На сервере архива создана система папок с электронными образами по фондам и описям, а к некоторым – АИПС (например, к копиям описи 102 фонда № 513, актовым записям метрических книг синагог и частично – лютеранских церквей). В 2013 г. предстоит продолжить копирование дел описи 102 фонда № 513 и шести фондов кладбищ (ЦГИА СПб. Ф. №№ 373, 452, 641, 642, 643, 1023).

Цифровые копии архивных документов изготавливаются и при выполнении заказов посетителей читального зала, а также – исполнении тематических запросов сотрудниками отдела использования и публикации документов. В этих случаях копии дела целиком или его отдельных документов включаются в фонд пользования, но помещаются в разные папки в расчете на последующую оцифровку недостающих документов. Сегодня их насчитывается: 200 дел из 37 фондов и документы из 1.722 дел 162 фондов, в том числе 200 фотографий из личных дел студентов Петроградского университета.

В 2008 г. в рамках городской программы создания автоматизированной информационной системы «Государственные архивы Санкт-Петербурга» (нацелена на комплексную автоматизацию деятельности Архивного комитета Санкт-Петербурга и подведомственных ему государственных архивов по обеспечению сохранности и доступности историко-культурного и социально-политического наследия, хранящегося в государственных архивах г. Санкт-Петербурга, в том числе на перевод архивных фондов в электронный формат с учетом потребностей и приоритетов, предоставление электронных копий и научно-справочного аппарата различным категориям пользователей в виде набора информационных услуг), к работе по копированию документов ЦГИА СПб подключились специалисты «Санкт-Петербургского информационно-аналитического центра» (ИАЦ). Они установили в помещении архива три книжных сканера Zeutchel и приступили к копированию метрических книг православных церквей (ЦГИА СПб. Ф. № 19 «Петроградская духовная консистория»). На сегодняшний день уже оцифровано 8.609 дел (Оп. 126, 127, 128) за 1865–1918 гг., копии которых после проверки специалистами ИАЦ поступили на сервер.

Тогда же, в процессе создания страхового фонда и фонда пользования особо ценных дел Лаборатория обеспечения сохранности документов государственных архивов Санкт-Петербурга (ЛОСД) начала сканировать позитивную микропленку и передавать архиву электронные копии на оптических дисках, информация которых записывалась на сервер. На сегодня оцифровано 3.179 дел, сохраненных на 92 дисках. Учет цифровых копий осуществляется в соответствии с Методическими рекомендациями по созданию оцифрованных копий фонда пользования в процессе страхового копирования особо ценных и уникальных документов государственных архивов Санкт-Петербурга» (2010 г.).

В фонд пользования включены также цифровые копии 16 дел из разных фондов, изготовленные в ЛОСД с поврежденной позитивной микропленки, и двух дел, оцифрованных пользователями в читальном зале архива.

Сегодня электронные копии используются специалистами архива и посетителями читального зала: с них изготавливаются дубликаты или распечатки для пользователей и экспонирования на выставках.

Учет цифровых копий архивных документов и доступ к ним значительно упростит АИПС «Автоматизированное рабочее место архивиста», которую создают в ЦГИА СПб специалисты ИАЦ. В нее включаются существующие в архиве базы данных, в том числе БД «Фонды и описи», т.е. заголовки всех дел по фондам и описям, к которым прикрепляются электронные образы дел. С подключением читального зала к электронному ресурсу, электронные копии станут доступны большему количеству пользователей, что сократит выдачу подлинников архивных документов. Возможно, в будущем оцифрованные копии архивных документов станут доступны на интернет-портале «Архивы Санкт-Петербурга».

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ –
ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
(из опыта работы ГА РФ)

Компьютерные технологии в архивном деле стали уже привычными, но пока еще не всеобъемлющими. Как известно, одним из показателей уровня развития архивного дела в настоящее время становится применение компьютерных технологий на всех участках архивной работы, в частности, в области обеспечения сохранности документов.

В Государственном архиве Российской Федерации (ГА РФ) создаётся электронная система заказа, учета и контроля за движением архивных дел.

На первоначальном этапе была разработана действующая модель автоматизированной информационной системы учета, заказа и контроля движения единиц хранения (АИС «Архив»). Система прошла апробацию, результатом которой стала разработка программы (предложений) по поэтапному преобразованию действующей модели в полнофункциональную систему.

В программе приведены примерный порядок и этапы перехода архивов на компьютерные технологии учета и контроля движения дел и перевода учетно-организационной документации архивохранилищ в электронный формат:

В 2008 г. в рамках федеральной целевой программы «Культура России (2006–2011 годы)» в помещении читального зала ГА РФ на Большой Пироговской улице, 17 (общим с Российским государственным архивом экономики) был установлен сервер и 30 терминальных станций и организована автономная локальная вычислительная сеть (ЛВС).

В рамках разработанной программы ГА РФ при поддержке Росархива предпринял ряд шагов, направленных на доработку и внедрение в работу архива ключевого модуля АИС – «Читальный зал». Однако по целому ряду объективных обстоятельств, ГА РФ (по согласованию с Росархивом) свой окончательный выбор для дальнейшего использования остановил на уже апробированной архивом в сетевом режиме информационно-поисковой системе «Электронные описи ГА РФ», созданной ЗАО «Электронный архив» за счет программных средств.

В конце 2008 г. в соответствии с концепцией, изложенной ГА РФ в программе по поэтапному преобразованию действующей модели АИС в полнофункциональную систему, архив на внебюджетные средства заключил договора с командой программистов и провел модернизацию и надстройку ИПС «Электронные описи ГА РФ», в результате которой, в том числе, был разработан и добавлен в систему программный модуль по организации электронной регистрации читателей ^[10]. Данный модуль позволяет сотрудникам читального зала не только обрабатывать электронные анкеты и вести личные дела читателей в электронном формате, но и оперативно формировать статистические отчеты по работе читального зала.

Кроме того, оптимизированы поисковые возможности ИПС для обеспечения эффективного использования архивной информации широким кругом пользователей (в т.ч. с учетом пожеланий читателей и сотрудников архива, улучшен поисковый интерфейс, добавлена возможность уточнения результатов поиска).

В ИПС внесен рубрикатор фондов, подготовленный отделом информационно-поисковых систем ГА РФ, по которому обеспечивается поиск фондов, описей и дел поэтапно по списку фондов, далее – по списку описей фонда и по заголовкам дел описи. Помимо сведений о фондах, описях и делах, содержащихся в соответствующих списках (номер, название, крайние даты), имеется возможность просмотра дополнительных сведений:

Кроме того, имеется возможность просмотра оцифрованных изображений описей, включая справочный аппарат к ним.

Благодаря предпринятым мероприятиям, организован авторизованный доступ посетителей (путем присвоения персонального номера каждому пользователю) читального зала к ИПС «Электронные описи ГА РФ» и тем самым создана возможность электронного заказа дел и последующего контроля за их движением.

Естественно, что обязательным условием полноформатной работы автоматизированной информационной системы является наличие в системе информации о делах. ИПС «Электронные описи ГА РФ» является одной из составных частей информационного ресурса при автоматизации процесса заказа дел в читальном зале и дальнейшего учета их движения. В настоящий момент в архиве накоплен электронный ресурс о примерно 4,0 млн. дел на уровне заголовков. Это – результат многолетней деятельности ГА РФ по переводу описей в электронный формат.

ГА РФ первым в архивной отрасли еще в конце 1990-х гг. приступил к работе по переводу информации традиционных описей в электронный формат, созданию баз данных с информацией о составе и содержании документов архива на уровне заголовков дела. Вновь создаваемые описи при описании документов в архиве и при обработке документов в ведомствах начали создаваться и поступать в архив, как в традиционном виде, так и в электронном формате.

В 2002 г. в рамках пилотного проекта, осуществленного корпорацией «Электронный архив», было проведено экспериментальное сканирование описей по двум фондам ГА РФ и перевод содержащейся в них информации в базу данных (около 56,0 тыс. записей), что положило начало ретроконверсии описей с привлечением сторонних организаций, дающее возможность быстрого «залпового» ввода больших объемов информации для использования в электронном виде.

Вместе с тем, накопленные электронные информационные ресурсы, несмотря на свой значительный объем, не содержат пока в себе информацию обо всех делах, хранящихся в ГА РФ (свыше 6,6 млн. единиц хранения на различных видах носителей). Естественно, что при разработке автоматизированной системы заказа, контроля и учета движения дел встал вопрос о восполнении информации об остальных делах.

Существует возможность ввода информации о делах вручную, отдельно для каждого дела, однако подобный способ требует весьма значительных временных затрат. Было определено, что для заказа дел и контроля за их движением достаточно ввести в имеющуюся систему информацию о делах на уровне архивных шифров, без заголовков и других характеристик, учитывая, что перед заказом дел исследователь просматривает традиционные описи и выписывает архивные шифры интересующих его дел.

Для ускорения процесса ввода информации о делах (архивных шифров дел) была разработана специальная методика ввода информации на основе итоговых записей описей. Работа по переводу в электронный формат итоговых записей описей, проводимая в архиве начиная с 2005 г., позволила создать базу данных в формате MSAccess, содержащую список номеров дел почти из 8,0 тысяч описей ГА РФ. Фактически вначале было создано 3 базы данных, учитывавших специфику учета ряда фондов в ГА РФ, и которые впоследствии были объединены в одну. В частности, речь идёт о таких фондах, как № 102 «Департамент полиции Министерства внутренних дел Российской империи» и № 109 «Третье Отделение Собственной его Императорского величества канцелярии», где учет ведётся по делопроизводственным номерам, присвоенным делам еще в дореволюционный период, поэтому ввод информации в базу данных осуществлялся непосредственно из текста описи. В описях фондов № 102 и № 109 присутствует значительное количество литерных дел (иногда до нескольких тысяч), причем многие из них со сложной литерной частью, например 121Д.Р.т.2 дубл; 17ч.34л.Ат.IIприл. Для ввода информации о делах по этим 2-м фондам, а также для описей на микрофильмы на правах подлинников было дополнительно включено специальное поле. При вводе информации отмечались разнообразные варианты обозначения литерной части дел – буквы (диапазон от «а» до «я»), сочетание букв и цифр, части, тома, приложения и др.

Необходимо отметить, что в процессе ввода проводилась работа по проверке соответствия данных итоговых записей описей тексту описи и сведениям централизованного учета. По результатам этой работы вносились изменения в учетные документы. В процессе ввода были выявлены описи, по которым выверка итоговых записей требовала проверки наличия и состояния дел, и это обстоятельство учитывалось в работе архивохранилищ при планировании их работы. По результатам проверок наличия и состояния дел в созданной базе данных проводится корректировка введенной информации.

Естественно, что по мере создания баз данных, содержащих заголовки дел, происходит замена информационных ресурсов, созданных на основе итоговых записей к описям.

При разработке системы осуществлялась проработка и иных вопросов, связанных с функционированием системы заказа дел. Так, например, для правильного распределения требований, поступающих из читального зала, в систему была внесена информация о местонахождении дел (архивохранилище). В обозримой перспективе в систему будет внесена информация об особо ценных и уникальных делах; осуществлен ввод данных о наличии фонда пользования и другая информация, необходимая для корректной и эффективной работы системы.

Как это и было предусмотрено программой, разработанной в 2005 г., преобразование действующей модели в полнофункциональную систему идёт поэтапно. В настоящий момент разработан программный модуль «Формирование электронного требования», позволяющий сформировать и распечатать электронное требование. Предполагается, что в ближайшее время электронная система заказа дел в читальном зале начнёт свою работу в тестовом режиме, что сделает возможным контролировать движение архивных дел в автоматическом режиме.

В перспективе – переход на полноформатный режим взаимодействия читального зала и всех архивохранилищ ГА РФ, расположенных на Большой Пироговской улице, 17, а впоследствии и на Бережковской набережной, 26. Это станет возможным, в том числе и потому, что в 2012 г. все архивохранилища были оснащены современной компьютерной техникой.

Несмотря на длительность и затратность работ, имеющийся в настоящий момент результат бесспорно демонстрирует необходимость и эффективность создаваемой электронной системы заказа, учета и контроля за движением архивных дел. Следует отметить, что то, чем мы располагаем сейчас – это результат работы не одного десятка сотрудников ГА РФ, которые принимали участие в подготовке технических заданий, наполнению системы информацией, её тестировании. Использование же в полном объеме электронной системы позволит в дальнейшем обеспечить сохранность документов на новом, более современном организационно-техническом уровне и минимизировать трудозатраты по целому ряду традиционных «рутинных» архивных работ.

СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ВИДЕОДОКУМЕНТОВ
В РОССИЙСКОМ ГОСУДАРСТВЕННОМ АРХИВЕ КИНОФОТОДОКУМЕНТОВ

С 1992 г. Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД) начал принимать на постоянное хранение видеодокументы. Для архивистов работа с такими документами была задачей с множеством неизвестных.

На первых видеокассетах, поступивших на хранение в архив, сняты митинги, проходившие в России на рубеже 1980-х – 1990-х годов, записанные в формате VHS, то есть на бытовых видеокассетах. Очень скоро стало понятно, что такой формат совершенно не пригоден для архивного хранения и перед РГАКФД остро встал вопрос о том, каким образом на каком носителе хранить видеодокументы. Естественно, нужно было иметь и соответствующую воспроизводящую технику для просмотра видеокассет.

Эти вопросы решались в тесном содружестве с Госфильмофондом России и Гостелерадиофондом России, а также с ООО «Фильм-видео».

На основе изучения технологии сохранения информации на электронных носителях, электронных характеристик видеозаписи, характеристик носителей, условий хранения видеокассет специалистами архива был сделан вывод о необходимости на том этапе хранения видеодокументов в форматах BetacamSP и Betacam Digital.

В настоящее время все видеодокументы формата VHS переписаны в формат BetacamSP. В формате VHS создается только фонд пользования.

При сотрудничестве с ООО «Фильм-видео» архивом был выбран ряд электронных показателей, которые характеризуют качество видеозаписи и качество видеоносителя в процессе хранения, разработаны методики входного контроля и контроля в процессе хранения видеодокументов, которые нашли свое отражение в «Инструкции по приёму на государственное хранение, учёту и обеспечению сохранности видеодокументов». По федеральной целевой программе «Культура России» и за внебюджетные средства РГАКФД приобрел контрольное и воспроизводящее оборудование для различных форматов видеодокументов (профессиональные видеомагнитофоны и видеоплееры).

При приёме на постоянное хранение обязательно все видеодокументы проходят входной контроль. Сдаваемые на хранение видеокассеты должны иметь следующие обязательные параметры: генератор цветных полос (ГЦП) не менее одной минуты (58 сек.), 2 секунды черного поля + звуковой тон 1 кгц номинального уровня по шкале dB (децибел). По результатам входного контроля составляется акт технического состояния видеодокумента.

Сотрудники отдела технического контроля ежегодно контролируют сохранность видеодокументов в процессе хранения с помощью контрольно-измерительной аппаратуры: видеомагнитофона, монитора, счетчика выпадения строк, измерителя уровня шума, индикатора уровня звука, осциллографа. Если по результатам контроля выявлено падение электронных показателей, то документ необходимо перезаписать. Так, в 2011 г. было перезаписано с формата BetacamSP на Betacam Digital (цифровой формат) 38 ед.хр. из-за большого числа выпадений строк и показателя сигнала-шум.

Фонд пользования на видеокассетах формата VHS ежегодно перематывается с целью снятия статического электричества и внутреннего напряжения.

В настоящее время фонд пользования (просмотровая копия) к профессиональному формату (Betacam Digital) изготавливается на DVD с тайм-кодом, также ведется работа по перезаписи ранее созданного фонда пользования на видеокассетах VHS в формат DVD с тайм-кодом.

Для просмотра исследователями и для работы сотрудников выдаются только просмотровые копии форматов VHS или DVD с тайм-кодом. Ни один видеодокумент, поступивший на государственное хранение в РГАКФД, не утерян для пользователей этой информации.

После внесения соответствующих изменений в Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77 «Об обязательном экземпляре документов» РГАКФД с 2002 г. включен в число получателей обязательного экземпляра видеофильмов, в связи с чем объем их поступлений в архив резко увеличился.

На сегодняшний день в РГАКФД хранится 9.622 единицы хранения видеодокументов и по-прежнему остро стоит вопрос об их сохранности.

Сотрудники архива продолжают изучать вопросы, связанные с продлением жизни видеодокументов. Выяснилось, что при каждой перезаписи с одного аналогового формата на другой (BetacamSP) теряется до 10% качества записи. Поэтому исходную кассету можно перезаписывать каждый раз с постоянным ухудшением качества.

Видеозаписи, созданные в цифровом формате (Betacam Digital, HD и др.) имеют значительное преимущество перед записью в аналоговом формате. При копировании они не теряют в качестве. Сегодня видеодокументы поступают на постоянное хранение в РГАКФД в формате – Betacam Digital – цифровом ленточном носителе профессионального формата.

Однако максимально без изменения видеодокумент хранится 6–8 лет. Как показывает мировой опыт работы с аудиовизуальными документами, на сегодняшний день только киноплёнка является самым надёжным носителем информации в процессе длительного хранения.

В 2012 г. в рамках ФЦП «Культура России» были выделены средства на перевод на кинопленку особо ценных видеодокументов. К особо ценным были отнесены документы о Президенте России Б.Н. Ельцине, приезде в Россию писателя А.И. Солженицына, видеосюжеты о событиях в Чеченской Республике, съёмки Парада Победы на Красной площади в честь 50-летия Победы над фашистами 9 мая 1995 г. и др.

Работу на контрактной основе осуществило ООО «Конвейеръ». У этой компании накоплен большой опыт вывода на киноплёнку художественных и документальных фильмов, созданных на электронных носителях.

Аналоговое изображение оцифровывалось практически в том качестве, которое было на видеоносителе на тот момент времени. Изображение незначительно подвергалось реставрации, но вот убрать некоторые электронные выпадения, которые возникли в процессе хранения, не удалось, потому что комплекс электронного оборудования, предназначенного для такой реставрации, имеется только в Госфильмофонде России.

Самым сложным в этой работе оказалась оцифровка звука. Одна единица хранения видеодокумента (одна видеокассета) содержит от 52 до 109 минут информации, а одна единица хранения кинодокументов (250–300 м кинопленки, размещенной в кинокоробке) – 10 минут изображения и звука. Поэтому фильмы необходимо было разделить примерно по 10 минут, чтобы плёночные копии уместились в коробки для хранения. Изображение делится легко, но звук очень сложно, так как возможна потеря части звуковой информации и может произойти сбой синхронности при копировании на киноплёнку.

Специалисты архива и звукоинженеры ООО «Конвейеръ» совместно занимались этой сложной, но интересной работой, разделяя звуковую и видеоинформацию вначале на компьютере. В РГАКФД такая работа проводилась впервые. Сейчас она успешно завершена. К каждому видеофильму был изготовлен на плёнке следующий комплект: контратип изображения, страховая лаванда, негатив фонограммы и контрольный позитив.

В октябре 2012 г. в архиве прошли работы по перемещению видеодокументов в новое, оборудованное кондиционером, хранилище, где они размещены на специальных стеллажах, рассчитанных под форматы Betacam и DVD. Видеодокументы хранятся в заводских упаковках и перемотаны на начало.

Работе с видеодокументами архив уделяет большое внимание и это приносит свои результаты.

[1] Освещение музеев и художественных галерей: Практические рекомендации. Североамериканское общество технических специалистов по освещению, 1999.

[2] Ответы московского отделения Общего архива Главного штаба на вопросы Комиссии об устройстве архивов, высочайше утвержденной при Министерстве народного просвещения от 23 июня 1873 г. // Российский государственный военно-исторический архив: История в документах. 1797–2007. М., 2011. С. 228.

[3] Там же. С. 229.

[4] Докладная записка архивиста Ф.А. Ниневе и инженера-технолога И.К. Русвурма начальнику главного штаба Н.П. Михневичу о состоянии здания Лефортовского дворца и проекте его переоборудования под архив // Там же. С. 274–275.

[5] 14 октября 1948 г. Совет Министров СССР принял постановление «О мерах улучшения охраны памятников культуры» № 3898 и утвердил «Положение об охране памятников культуры». В 1949 г. архивом было подписано первое охранное обязательство, по которому он взял на себя обязательство по обеспечению сохранности и реставрации Лефортовского дворца как памятника истории и культуры. (Докладная записка директора ЦГВИА СССР Н.П. Шляпникова министру внутренних дел С.Н. Кругликову о состоянии здания Лефортовского дворца от 23 апреля 1949 г. // Там же. С. 772–776).

[6] Там же. С. 273.

[7] Методические указания по определению уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. М.,1997.

[8] Азбелев С.Н. Описание древнерусских рукописей Новгородского областного архива // Труды отдела древнерусской литературы (Институт русской литературы Академии наук СССР). Т. XV. М. – Л., 1958. С. 418 –423; Старостина Т.В. Волнения крестьян Толвуйского погоста в XVII в. (до конца 60-х гг..) // Вопросы истории. Вып. 1. М., 1961. С. 128–145; Василевский М.Л. Настольная грамота митрополита Никона 1651 г. // Прошлое Новгорода и Новгородской земли: Мат. науч. конф. 11–13 нояб. 1998 г. Новгород, 1998. С. 94–102; Государственный архив Новгородской области / Сост. Т.А. Данько, С.В. Моисеев, Т.Б. Чуйкова. Великий Новгород, 1999. С. 7–9, 14; Анкудинов И.Ю, Князевская О.А. Отрывок пергаменной рукописи в Новгородском областном архиве // Новгородский архивный вестник (НАВ). Вып. 1. Великий Новгород, 1999. С. 37–41; Рождественская М.В. Минея Служебная XVI в. из собрания Государственного архива Новгородской области // НАВ. Вып. 3. Великий Новгород, 2002. С. 148–154.

[9] Лоцманова Е.М., Быстрова Е.С. Атлас повреждений бумаги, блока, переплета библиотечных и архивных материалов. СПб, 2011; Лоцманова Е.М., Быстрова Е.С., Елагина Н.А., Саноцкий В.И. Экспертиза состояния документов коллекции П.П. Дубровского «Польские автографы» // Информационный бюллетень РБА / Российская библиотечная ассоциация. № 35. СПб, 2005. С. 89–90 и др.

[10] Предусмотрено вторым этапом программы по поэтапному преобразованию действующей модели в полнофункциональную систему.

Наименование объекта	Температура воздуха	Относительная влажность воздуха
Для бумаги	18ºС ±1	55% ±5
Для пленочных материалов	Не выше 15ºС	40% ±5 Не выше 45%
Для материалов на магнитных лентах и дисках	8–18ºС	45–65%

Наименование примесей	Концентрация, мг/м³
Наименование примесей	Максимально разовая	Среднесуточная
Сернистый ангидрид	0,500	0,05
Двуокись азота	0,085	0,04
Хлор	0,100	0,03
Пыль	0,500	0,15
Сажа	0,150	0,05
Взвешенные вещества	0,500	0,05

Амосова О.Д.	заместитель директора Российского государственного исторического архива
Анискина Е.В.	начальник отдела организации хранения и учета документов Госу-дарственного архива Российской Федерации
Асатрян Н.В.	заместитель директора Российского государственного архива экономики
Белякова О.А.	заместитель директора Российского государственного архива кинофотодокументов
Приютов А.В.	заместитель директора Российского государственного военно-исторического архива
Слободник И.Б.	главный хранитель фондов Центрального государственного исторического архива Санкт-Петербурга
Снытко О.В.	директор Государственного архива Новгородской области
Шабанова Т.Е.	заместитель начальника Управления организации архивных услуг – начальник отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов Росархива
Шарапова И.С.	заместитель начальника лаборатории микрофильмирования и реставрации документов РГАНТД

Материалысовещания главных хранителей фондовфедеральных архивов

Материалы
совещания главных хранителей фондов
федеральных архивов